Agent là gì?
Agent là gì?
Agent là người dùng đăng nhập vào phần mềm Subiz, có thể là quản lý, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh hoặc Marketing. Mỗi agent có email và mật khẩu riêng để truy cập và làm việc trên Subiz.
Bạn có thể quản lý danh sách tất cả các agent tại trang Cài đặt Agent.
Các agent có thể cùng tham gia trả lời khách hàng hoặc được tự động phân bổ khách hàng cụ thể cho từng người phụ trách.
Thêm agent vào Subiz
Tài khoản Subiz có thể thêm nhiều agent để cùng làm việc, với các quyền hạn riêng được phân chia cho mỗi agent.
Hướng dẫn thêm agent mới:
- Mở trang Cài đặt.
- Tìm Agent trong cột chức năng bên trái màn hình.
- Chọn Mời agent.
- Nhập địa chỉ email của agent mới và phân quyền phù hợp cho agent.
- Agent mới sẽ nhận được email mời tham gia từ Subiz, hoặc bạn có thể gửi trực tiếp đường link mời cho agent.
- Sau khi mở đường link, agent chỉ cần nhập email và tự tạo mật khẩu để đăng nhập vào Subiz.
Phân quyền Agent
Phân quyền cho agent trong Subiz là cách thiết lập quyền hạn cụ thể cho từng nhân viên, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc cho từng người và tăng cường bảo mật thông tin.
Subiz có 3 loại phân quyền chính:
- Chủ sở hữu: Có đầy đủ quyền, bao gồm cài đặt tính năng, thanh toán, và quản lý toàn bộ khách hàng, hội thoại, cũng như đơn hàng.
- Quản lý: Có quyền cài đặt tính năng, quản lý toàn bộ khách hàng, hội thoại và đơn hàng, nhưng không có quyền thanh toán.
- Agent: Thường là tư vấn viên có quyền xem thông tin khách hàng, hội thoại và đơn hàng được giao cho riêng mình.
Phân quyền quản lý
Dành cho người phụ trách cài đặt và quản lý toàn bộ tin nhắn từ khách hàng.
Phân quyền tư vấn viên
Cho phép agent tự trả lời khách hàng được phân chia mà không thấy tin nhắn của đồng nghiệp.
Phân quyền tư vấn viên được xem toàn bộ khách hàng
Cho phép agent xem và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng, nhưng không cài đặt chức năng phần mềm.
Trạng thái agent
Subiz hỗ trợ 2 trạng thái cho agent:
- Active: Cho phép agent đăng nhập vào Subiz.
- Inactive: Không cho phép agent đăng nhập vào Subiz.
Hướng dẫn chỉnh sửa trạng thái agent:
- Vào trang Cài đặt agent.
- Chọn Chỉnh sửa agent.
- Tìm mục Đổi trạng thái hoạt động, rồi bật ON hoặc tắt OFF.
Nhóm agent
Tính năng nhóm agent giúp bạn sắp xếp nhân viên thành các nhóm để tối ưu hóa việc phản hồi khách hàng, ví dụ như: nhóm theo vùng miền (Nhóm miền Bắc, nhóm miền Nam); nhóm theo bộ phận chuyên môn (Nhóm Sales, Nhóm CSKH, Nhóm Kỹ Thuật).
Hướng dẫn tạo nhóm agent:
- Truy cập vào trang Cài đặt.
- Tìm mục Nhóm agent.
- Chọn Tạo nhóm.
- Đặt tên nhóm và nhấp dấu "+" để thêm agent vào nhóm.
- Lưu cài đặt để hoàn tất.
Xử lý tình huống thường gặp
CH1: Cách xử lý khi agent quên mật khẩu đăng nhập Subiz
Trả lời: Khi agent quên mật khẩu đăng nhập Subiz thì agent cần trực tiếp thay đổi mật khẩu mới như sau:
- Truy cập trang đăng nhập Subiz tại đường link https://app.subiz.com.vn.
- Nhập email đăng nhập và bấm Tiếp tục.
- Chọn Quên mật khẩu và làm theo các bước xác nhận để tạo mật khẩu mới.
Gợi ý: Ngoài cách đăng nhập Subiz bằng mật khẩu, agent có thể chọn Đăng nhập với Google. Subiz sẽ tự động kết nối với tài khoản Google mà bạn đã đăng nhập trên thiết bị.
CH2: Cách thay đổi email của agent
Trả lời: Bạn không thể thay đổi trực tiếp địa chỉ email của agent. Thay vào đó, bạn sẽ mời thêm agent có địa chỉ email mới.
Lưu ý: Bạn cần t ắt OFF trạng thái hoạt động của agent cũ nếu agent không còn làm việc nữa.
CH 3: Cách thay đổi họ tên và agent đại diện của agent?
Có 2 cách để thay đổi họ tên và ảnh đại diện của agent.
Cách 1:
- Mở Cài đặt agent
- Chọn Chỉnh sửa
- Nhấp vào ảnh đại diện để tải ảnh mới lên
- Sửa Họ tên
- Nhấp lưu cài đặt
Cách 2:
Mỗi agent tự chỉnh sửa thông tin cá nhân như sau:
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc phải màn hình
- Chọn Hồ sơ và tùy biến
- Sửa các thông tin cần thiết
- Nhấp Cập nhật là xong
CH4: Cách thay đổi email chủ sở hữu tài khoản
Trả lời: Khi công ty thay đổi hệ thống email hoặc nhân sự, bạn sẽ trực tiếp thay đổi email chủ sở hữu tài khoản theo các bước:
- Đăng nhập Subiz bằng email chủ sở hữu hiện tại.
- Vào trang Cài đặt agent.
- Chọn Mời agent và nhập địa chỉ email mới với quyền Chủ sở hữu.
- Sau khi thêm, chọn Chỉnh sửa agent mới, tìm đến nút “Thay đổi chủ sở hữu”, chọn Thay đổi và Lưu cài đặt.
Sau đó, bạn đăng nhập Subiz và quản lý tài khoản bằng email chủ sở hữu mới.
CH5: Cách xóa agent trên Subiz
- Mở Cài đặt agent
- Chọn chỉnh sửa agent
- Tìm mục Xóa khỏi doanh nghiệp
- Lưu cài đặt là xong
CH6: Cách cài đặt agent giám sát viên
Trả lời: Agent giám sát viên có thể tham gia và trả lời tất cả hội thoại khách hàng. Cài đặt Giám sát viên tại trang Rule phân phối.
Xem thêm hướng dẫn sử dụng chức năng giám sát viên
CH7: Tại sao agent mới không xem được hội thoại cũ của khách?
Trả lời: Agent mới chỉ nhận được hội thoại mới kể từ khi được thêm vào Subiz. Quản lý cần mời thêm agent mới và các hội thoại đang diễn ra nếu cần thiết.
Để xem báo cáo hội thoại của khách cũ, agent vào trang Thống kê hội thoại, mở Danh sách hội thoại.
CH8: Cách tự động chia hội thoại cho agent trả lời khách hàng
Trả lời: Bạn sẽ cài đặt chức năng Rule phân phối để tự động lọc hội thoại của khách và giao cho agent trả lời. Xem hướng dẫn cài đặt Rule phân phối..
CH9: Cách agent đổi ngôn ngữ trên trang app Subiz
Trả lời. Agent có thể tự chọn ngôn ngữ Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt trên phần mềm Subiz bằng cách:
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc phải.
- Chọn Hồ sơ và tùy biến
- Tìm mục Thông tin cá nhân
- Sửa Ngôn ngữ là English hay Tiếng Việt
CH10. Cách đăng xuất tài khoản Subiz
Trả lời: Agent nhấp vào ảnh đại diện ở góc phải màn hình, chọn nút Đăng xuất.
CH11: Cách xử lý khi agent nhận thông báo “Bạn không có quyền xem khách này?”
Trả lời: Thông báo này có nghĩa agent chỉ được xem khách được giao. Để thay đổi quyền này, agent cần liên hệ với cấp trên để điều chỉnh phân quyền, tại mục Khách hàng cho phép xem “Toàn bộ”. Xem thêm cài đặt phân quyền agent.
CH12: Sự khác nhau giữa agent thành viên hội thoại và agent phụ trách khách hàng?
| Nội dung | Agent thành viên hội thoại | Agent phụ trách |
|---|---|---|
| Vị trí | Trong hội thoại | Trong hồ sơ khách hàng |
| Vai trò chính | Trả lời tin nhắn của khách | Quản lý quan hệ khách hàng |
| Tính chất công việc | Hỗ trợ ngắn hạn | Chủ động chăm sóc dài hạn |
| Cài đặt ở đâu? | Rule phân phối | Khách tiềm năng |
| Khi nào cần? | Nhân viên trực chat | Thường dùng cho Sales |