Sử dụng tổng đài
Giới thiệu chung
Agent sử dụng Subiz như một thiết bị điện thoại, giúp agent thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến thông qua máy tính hoặc app mobile.
Một số chức năng tổng đài hỗ trợ agent như sau:
- Gọi điện thoại trực tiếp trên Subiz
- Trả lời cuộc gọi đến
- Xem hồ sơ khách hàng
- Gắn Tag phân loại cuộc gọi
- Tạo nhắc việc sau cuộc gọi
- Ghi nhận và quản lý đơn hàng mới
Xem video nghe gọi trên máy tính
Xem video nghe gọi trên app mobile
Gọi điện thoại trên Subiz
Gọi điện thoại trên máy tính
Trên máy tính, agent đăng nhập Subiz qua đường link https://app.subiz.com.vn và bấm nút GỌI điện thoại ở góc phải dưới cùng, rồi điền số điện thoại của khách và nhấn gọi đi.
Ví dụ bấm số gọi đi trên phần mềm Subiz như sau:
Nếu khách hàng đã lưu SĐT trên Subiz thì agent nhấp nút GỌI ở ngay dưới họ tên khách.
Trên điện thoại smartphone
Agent tải app mobile Subiz về và bấm số gọi đi như sau:
Trả lời cuộc gọi trên Subiz
Khi có cuộc gọi đến, Subiz sẽ gửi thông báo cho bạn. Bạn chỉ cần nhấn "Trả lời" để bắt đầu cuộc trò chuyện.
Xem hồ sơ khách hàng
Hồ sơ khách hàng hiển thị ở cột bên phải màn hình, bao gồm:
- Thông tin cá nhân gồm họ tên, sđt,...
- Lịch sử hội thoại gồm tin nhắn và cuộc gọi
- Các ghi chú quan trọng khác nếu có
Xem thêm quản lý hồ sơ khách hàng.
Gắn Tag phân loại cuộc gọi
Tag giúp phân loại các cuộc gọi theo chủ đề. Ví dụ như cuộc gọi về Tư vấn sản phẩm, báo giá, bảo hành- kỹ thuật.
Xem thêm quản lý Tag hội thoại
Nhắc việc sau khi gọi điện
Bạn có thể tạo nhắc việc để ghi nhớ các công việc cần làm bằng cách mở hồ sơ khách hàng và nhấn nút “Tạo mới” cho Nhắc việc.
Nhắc việc sẽ gửi thông báo cho agent trước khi hết hạn hoặc đã quá hạn xử lý.
Xem thêm hướng dẫn sử dụng nhắc việc.
Tạo đơn hàng mới
Agent có thể gọi điện và chốt đơn hàng, sau đó ghi nhận đơn hàng ngay trên Subiz. Cụ thể các bước như sau:
- Nhấn Tạo đơn tại mục Đơn hàng.
- Điền thông tin khách hàng, thêm sản phẩm.
- Nhấn Xác nhận đơn để hoàn tất.
Xem hướng dẫn quản lý đơn hàng
Xử lý tình huống
CH1: Máy tính không nhận thông báo cuộc gọi đến?
Máy tính không có thông báo cuộc gọi đến nguyên nhân thường gặp là khi trình duyệt hoặc máy tính cá nhân của agent chưa cho phép Subiz gửi thông báo.
Cách xử lý: Bạn kiểm tra cài đặt trình duyệt bằng cách click nút cài đặt bên trái đường link App.subiz.com.vn và bật ON các quyền “Thông báo”.
CH2: App mobile không có thông báo cuộc gọi đến?
App mobile không có thông báo cuộc gọi đến thường do điện thoại của agent chưa bật quyền thông báo cho ứng dụng Subiz, kiểm tra ngay theo video hướng dẫn.
CH3: Cách thay đổi thiết bị gọi đi bằng máy tính hay điện thoại voip?
Khi nào cần thay đổi thiết bị?
- Công ty bổ sung điện thoại bàn.
- Nhân viên thay đổi vị trí làm việc.
- Thiết bị cũ gặp sự cố.
**Cách thay đổi thiết bị gọi đi: **Nhấp vào nút gọi trên trang Subiz và chọn cài đặt cho thiết bị muốn kết nối.
CH4: Agent có thể tùy chọn đầu số điện thoại gọi đi không?
Agent có thể thay đổi chọn đầu số gọi đi.
Trên máy tính, bạn thay đổi đầu số gọi đi như sau:
Trên app mobile, bạn thay đổi đầu số gọi đi như sau:
CH5: Cách phân biệt nhiều SĐT trên Subiz?
Bạn đặt tên cho mỗi đầu số để dễ nhận biết khi có nhiều đầu số khác nhau.
Hướng dẫn cài đặt:
- Bước 1: Mở trang cài đặt tổng đài. Tại mục Số tổng đài, chọn nút Cài đặt ở bên phải của đầu số và đặt tên cho đầu số này
- Bước 2: Agent khi gọi điện cho khách thì sẽ dễ dàng chọn SĐT gọi đi theo tên của đầu số. Chọn 1 lần và mặc định các lần gọi điện tiếp theo sẽ sử dụng số này.
CH6: Thêm nhiều máy nhánh cho nhân viên bằng cách nào?
Mỗi agent trên Subiz mặc định được gắn một số máy nhánh riêng.
Để tạo nhiều máy nhánh, bạn mời thêm agent tại trang cài đặt agent.
Lưu ý rằng agent được mời thêm sẽ tự động có số nhánh. Bạn có thể chỉnh sửa số máy nhánh này và bắt buộc có 4 chữ số.
CH7: Cách phân luồng cuộc gọi cho nhiều agent
Bạn cần cài đặt chức năng Rule phân phối để tự động chia cuộc gọi theo các quy tắc khác nhau, ví dụ như:
- Đổ chuông lần lượt cho nhiều agent
- Đổ chuông chia đều cuộc gọi cho nhiều agent
- Cuộc gọi đến có thông báo yêu cầu khách bấm số chọn bộ phận hỗ trợ.
CH8: Cách kết nối điện tho ại bàn voip với tổng đài Subiz
Hướng dẫn cài đặt:
- Bước 1: Mở Cài đặt tổng đài
- Bước 2: Chọn nút Thêm điện thoại. Sau đó, nhập các thông tin tên phân loại điện thoại voip, đầu số điện thoại gọi đi/ gọi đến, tên agent sở hữu điện thoại này.
- Bước 3: Cài đặt trên trang quản lý điện thoại voip và nhập các thông số tổng đài Subiz.
Chú thích: Khi bạn cần dùng softphone khác, bạn cũng sẽ thao tác thêm điện thoại trên Subiz và cài đặt các thông số liên kết.
CH9: Gọi điện thoại trên app mobile bị văng khỏi app?
Cuộc gọi điện thoại thất bại và agent bị văng khỏi app mobile Subiz thì có 2 nguyên nhân thường gặp và cách xử lý như sau:
- Nguyên nhân 1: Do đầu số điện thoại của công ty bị chặn khó, không được phép gọi đi nữa. Cách xử lý: Bạn cần liên hệ bên nhà mạng cung cấp đầu số để họ hỗ trợ bạn mở khóa đầu số hoặc mua thêm số mới.
- Nguyên nhân 2: Do số điện thoại của khách hàng bị sai hoặc chặn cuộc gọi từ số lạ. Cách xử lý: Bạn có thể dùng số cá nhân để gọi thử cho khách.