Tích hợp & Quản lý Zalo cá nhân trên Subiz

***Yêu cầu gói dịch vụ : Tính năng Tích hợp Zalo Cá nhân hiện chỉ khả dụng cho các gói Nâng cao (Advanced) trở lên. Vui lòng kiểm tra gói dịch vụ của bạn trước khi bắt đầu cài đặt.

Giới thiệu về tính năng Zalo Cá nhân trên Subiz

Zalo Cá nhân là tài khoản kết nối 1-1 trực tiếp qua số điện thoại, cho phép mỗi nhân viên sales (agent) chủ động quản lý tài khoản giao tiếp riêng với khách hàng.

Chính sự linh hoạt và cá nhân hóa này tạo ra lợi thế xây dựng mối quan hệ thân thiết, đối lập hoàn toàn với Zalo OA (Official Account), nơi giao tiếp bị ràng buộc bởi các quy trình hệ thống và thương hiệu tập trung của doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật sau khi kết nối:

Khi đồng bộ tài khoản Zalo cá nhân vào phần mềm Subiz, bạn sẽ sở hữu các công cụ:

Quản lý hội thoại tập trung:

Gửi - nhận tin nhắn từ Zalo cá nhân
Gửi - nhận các tập tin đa phương tiện như: video, hình ảnh, file
Tạo, gửi - nhận tin nhắn từ Zalo Group
Kết bạn, phản hồi kết bạn Zalo cá nhân
Quote trả lời một tin nhắn cụ thể trong hội thoại Zalo cá nhân
Chuyển tiếp gửi tin nhắn Zalo cá nhân tới một hoặc nhiều hội thoại Zalo khác

Đồng bộ dữ liệu hai chiều:

Đồng bộ tin nhắn hội thoại 1-1
Đồng bộ tin nhắn và danh sách thành viên trong các Nhóm chat (Zalo Group).
Đồng bộ toàn bộ Danh sách bạn bè hiện có.
Lưu trữ lịch sử chat tự động theo quy định của Zalo & Subiz.

Việc tích hợp Zalo Cá nhân vào Subiz giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý phân tán. Thay vì nhân viên sử dụng điện thoại riêng lẻ, giờ đây mọi tin nhắn Zalo đều được quy về một hệ thống CRM tập trung. Tính năng này cho phép tư vấn viên chủ động kết bạn, nhắn tin và chăm sóc khách hàng qua Zalo mọi lúc mọi nơi, đặc biệt hiệu quả xuyên suốt cho cả ngoài giờ hành chính.

Tích hợp Zalo cá nhân vào Subiz

Thêm tài khoản Zalo cá nhân mới

Để đưa tài khoản Zalo cá nhân vào hệ thống quản lý của Subiz, bạn thực hiện theo quy trình sau:

Truy cập trang quản trị Subiz, đi đến mục Cài đặt
Chọn Zalo Cá nhân (trong danh sách kênh tích hợp).
Tại màn hình quản lý, nhấn nút + Thêm Zalo cá nhân màu xanh ở góc trên bên phải.

Hệ thống sẽ hiển thị một mã QR. Hãy mở ứng dụng Zalo trên điện thoại (đang đăng nhập tài khoản cần kết nối) để Quét mã QR này.
Xác nhận Cấp quyền truy cập trên điện thoại để hoàn tất

Subiz hỗ trợ tích hợp lên tới 100 tài khoản Zalo cá nhân, bạn tích hợp lần lượt theo các bước ở trên, đợi chuyển trạng thái Hoạt động là xong.

Trạng thái kết nối Zalo cá nhân trên Subiz

Sau khi kết nối thành công, tài khoản Zalo cá nhân sẽ hiển thị trạng thái Hoạt động (Active) trên trang cài đặt Subiz.

Bạn cũng nên kiểm tra trạng thái bằng cách gửi tin nhắn bất kỳ từ Zalo để thấy hội thoại xuất hiện trên màn hình quản lý hội thoại của Subiz hay chưa.

Khi kết nối thành công, các hội thoại sẽ lần lượt xuất hiện trên Subiz khi bạn nhận/gửi tin nhắn. Ví dụ test gửi tin nhắn từ Zalo trên điện thoại vào nhóm có tên “111” , màn hình dashboard Subiz sẽ:

Tạo hội thoại mới với tin nhắn vừa nhận được
Đồng bộ tên Zalo Group
Đồng bộ danh sách thành viên ở cột Hồ sơ khách hàng bên phải

Nếu trạng thái đang Gián đoạn, bạn sẽ cần tích hợp lại.

Tích hợp lại Zalo cá nhân

Đến mục Cài đặt > Chọn Zalo Cá nhân (trong danh sách kênh tích hợp).
Nhấn Tích hợp lại

Trong trường hợp gửi tin nhắn Zalo lỗi trên Subiz, hoặc nhận cảnh báo ! Zalo màu đỏ, hãy kiểm tra trạng thái kết nối với tài khoản Zalo cá nhân.

Phân phối hội thoại Zalo cá nhân cho agent

Cài đặt Rule phân phối hội thoại

Để đảm bảo tin nhắn từ Zalo cá nhân của sale nào sẽ đổ về đúng tài khoản agent phụ trách trên Subiz, bạn sẽ cần phân luồng các hội thoại về cho người phụ trách & trả lời.

Vào Cài đặt Rule phân phối.
Tạo Rule mới với điều kiện: Nguồn là [Tên tài khoản Zalo cá nhân] Hành động: Phân phối đến agent /Nhóm agent.
Hoặc chỉnh sửa Rule hiện có thêm kênh Zalo cá nhân.

Tự động trả lời tin nhắn Zalo Cá nhân

Tài khoản Zalo cá nhân cũng có thể tận dụng tính năng bot chat tự động theo kịch bản hoặc linh hoạt với tính năng AI bot trên Subiz.

Thêm kênh Zalo cá nhân vào Bot có sẵn

Vào Cài đặt Bot
Chọn Subiz Bot
Nhấn Chỉnh sửa
Thêm kênh Zalo cá nhân

Hướng dẫn sử dụng các tác vụ Zalo trên Subiz

Quản lý bạn bè (Kết bạn & Hủy kết bạn)

Ưu điểm lớn nhất của Zalo cá nhân là khả năng chủ động kết nối. Bạn có thể thực hiện ngay trên giao diện phần mềm Subiz.

Agent chủ động kết bạn Zalo với khách trên Subiz

Tới thanh tìm kiếm ở menu bar trên cùng bên phải 🔍, nhập Số điện thoại khách hàng
Nhấn nút Kết bạn

Ngay sau khi gửi lời mời kết bạn thành công, một hội thoại mới sẽ được mở ra cùng với thông báo “Bạn đã gửi yêu cầu kết bạn. You have sent a friend request.”

Tại đây, agent đã có thể bắt đầu nhắn tin ngay cho khách hàng.

Hoặc

Tại cột Hồ sơ khách hàng bên phải, nhấn vào số điện thoại
Chọn Kết bạn Zalo

Lưu ý: Với tài khoản Subiz được tích hợp nhiều số Zalo cá nhân, bạn sẽ có lựa chọn kết bạn sử dụng số Zalo nào.

Phản hồi lời mời kết bạn Zalo trên Subiz

Một hội thoại mới xuất hiện khi Agent nhận được lời mời kết bạn của khách với thông báo “Đợi bạn phản hồi kết bạn”.

Nhấn Đồng ý để kết bạn & bắt đầu tư vấn cùng Subiz
Nhấn Từ chối nếu bạn không muốn kết bạn với số đó

Danh sách bạn bè Zalo cá nhân trên Subiz

Sau khi tích hợp Zalo cá nhân vào Subiz, danh sách bạn bè cũng sẽ được đồng bộ đưa vào trang LEAD - Khách. Giúp agent có thể:

Biết rõ số lượng bạn bè trên Zalo cá nhân
Tổng hợp list khách hàng tiềm năng phục vụ cho marketing

Tạo nhóm chat Zalo (Zalo Group)

Subiz hỗ trợ tạo nhóm chat để tiện trao đổi nhiều bên (Ví dụ: Nhóm gồm Khách hàng + Sale + Kỹ thuật). Mỗi Zalo Group cũng sẽ hiển thị trên dashboard quản lý Subiz như một hội thoại thông thường với đầy đủ thông tin và tính năng cơ bản:

Gửi - nhận tin nhắn
Gửi - nhận các file media thông dụng: video, ảnh, tài liệu
Quản lý hội thoại theo Tag, agent phụ trách
Tạo Phiếu ghi liên quan

Tạo nhóm chat Zalo mới

Các bước tạo nhóm Zalo chat trên Subiz như sau:

Tìm tới hội thoại với khách hàng cần tạo nhóm
Nhấn vào dấu ba chấm ở Hồ sơ khách hàng

Nhấn Tạo nhóm Zalo

Đặt tên cho nhóm Zalo, tích chọn thành viên muốn thêm vào nhóm
Bấm Tạo nhóm

Lưu ý: Nếu đã tích hợp nhiều Zalo cá nhân, bạn sẽ cần thêm bước chọn số Zalo sử dụng để tạo nhóm như trên.

Thông tin Zalo Group trên Subiz

Với mỗi nhóm Zalo, trên Subiz sẽ đồng bộ và hiển thị nội dung:

Tên nhóm
Số lượng & danh sách thành viên trong nhóm chat
Nhóm được tạo và chat với tài khoản Zalo cá nhân nào
Hỗ trợ kết bạn nhanh với thành viên chưa là bạn bè

Thêm thành viên vào Zalo Group trên Subiz

Nhấn vào nút + Thêm thành viên
Gõ vào thanh công cụ tên/số điện thoại khách hàng muốn add vào nhóm
Chọn Thêm là hoàn thành.

Chỉnh sửa tên nhóm Zalo trên Subiz

Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh tên của Zalo Group
Gõ tên nhóm mới rồi bấm Lưu thay đổi

Xoá Zalo cá nhân khỏi Subiz

Truy cập trang quản trị Subiz, đi đến mục Cài đặt Zalo Cá nhân
Nhấn vào biểu tượng thùng rác tương ứng với Zalo cá nhân muốn xoá
Nhấn Xác nhận rồi F5 trang.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Zalo cá nhân

Tôi có thể tích hợp nhiều tài khoản Zalo cá nhân vào Subiz không?

Subiz hỗ trợ tích hợp tối đa lên tới 100 tài khoản Zalo cá nhân. Bạn có thể tích hợp số lượng tùy ý để phục vụ nhu cầu mở rộng của đội ngũ kinh doanh.

Các bước như sau:

Tới trang cài đặt Zalo Cá nhân
Nhấn nút + Thêm Zalo cá nhân màu xanh ở góc trên bên phải.
Quét mã QR code từ Zalo trên điện thoại để xác nhận kết nối

Subiz có đồng bộ "Tin nhắn nhanh" từ app Zalo về không?

A: Không. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng chúng bằng cách cách thêm nội dung tin nhắn nhanh từ Zalo vào tính năng Mẫu tin nhắn của Subiz.

Tính năng này mạnh mẽ hơn, cho phép chia sẻ mẫu câu trả lời chung cho cả team và thống kê hiệu quả sử dụng.

Có giới hạn số lượng tin nhắn gửi đi hàng ngày không?

Hiện tại Subiz không giới hạn số lượng tin nhắn gửi đi từ kênh này. Tuy nhiên, bạn nên tuân thủ các chính sách chống spam của Zalo để tránh bị khóa tài khoản.

Giới hạn danh sách bạn bè là bao nhiêu?

Giới hạn phụ thuộc vào chính sách của nền tảng Zalo (thường là 2.000 - 5.000 bạn bè). Subiz chỉ hiển thị và đồng bộ danh sách hiện có, không thể can thiệp mở rộng giới hạn này.

Tôi có thể gửi file dung lượng lớn không?

Subiz giới hạn dung lượng file gửi đi là 25MB để đảm bảo tốc độ đường truyền. Với file lớn hơn, hãy tải lên Google Drive/One Drive và gửi đường link chia sẻ cho khách hàng.

Tại sao tôi không nhận được tin nhắn từ khách hàng trên Subiz?

Vui lòng kiểm tra 2 nguyên nhân chính:

Mất kết nối: Vào Cài đặt kiểm tra xem tài khoản Zalo có đang ở trạng thái Hoạt động không? (Nếu không, hãy lựa chọn Tích hợp lại để kết nối lại tài khoản).
Lỗi phân quyền: Kiểm tra Rule phân phối xem bạn đã được thêm vào danh sách Agent nhận hội thoại từ kênh này chưa.

Tôi có thể gọi điện thoại Zalo (Zalo Call) trên Subiz không?

Không. Subiz hiện chưa hỗ trợ thực hiện cuộc gọi Zalo cá nhân trực tiếp trên phần mềm. Bạn cần sử dụng điện thoại hoặc ứng dụng Zalo PC để gọi. Hoặc gọi điện thoại trực tiếp từ Subiz với tính năng Tổng đài điện thoại.

Sale nghỉ thì dữ liệu có bị mất không?

Không. Toàn bộ dữ liệu cuộc hội thoại đã từng thực hiện trên Subiz từ kênh Zalo cá nhân sẽ được giữ nguyên và lưu trữ trên cloud của Subiz.

Tôi có thể huỷ kết bạn Zalo ngay trên Subiz không?

Hiện tại Subiz chưa hỗ trợ huỷ kết bạn trực tiếp tại dashboard, bạn vui lòng sử dụng ứng dụng Zalo trên điện thoại hoặc Zalo PC để thực hiện nhé.

Tôi nhận thông báo lỗi “zpa is not active”

Nhận thông báo lỗi “zpa is not active” khi gửi tin nhắn Zalo cá nhân trên Subiz đồng nghĩa với việc bạn đã bị ngắt kết nối tài khoản này với Subiz. Hãy vào phần Cài đặt Zalo cá nhân kiểm tra lại.

Sửa tên Zalo Group báo lỗi

Bạn cần là admin group để có thể chỉnh sửa tên nếu nhóm có set hạn chế quyền cài đặt. Vui lòng liên hệ Trường/phó nhóm Zalo để được hỗ trợ cấp quyền hoặc đổi tên.