Nghệ thuật xin lỗi khách hàng trong kinh doanh

Văn hóa”xin lỗi” là một nét đẹp trong văn hóa ứng xử của con người. Đặc biệt khách hàng lại là nguồn sống của mỗi doanh nghiệp. Việc xin lỗi khách hàng trong mọi hoàn cảnh đều giúp xoa dịu các cảm nhận và phản ứng tiêu cực của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Lời xin lỗi cũng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đồng thời gia tăng tin tưởng trong lòng khách hàng.

Cần làm gì khi khách hàng phàn nàn

Trước khi tìm cách xin lỗi khách hàng, đại diện doanh nghiệp cần quán triệt tư tưởng về sự chân thành và thật sự muốn hòa giải, làm hài lòng khách hàng. Bởi sự chân thành là thứ mà khách hàng có thể cảm nhận được trong mỗi lời nói, hành động và cách xử lý của bạn.

• Thực sự lắng nghe phản hồi của khách hàng

Việc bạn lắng nghe chăm chú và ghi nhận các ý kiến phản hồi không tốt về sản phẩm, dịch vụ sẽ khiến khách hàng nhận thấy họ được tôn trọng. Điều đó cũng thể hiện rằng bạn có trách nhiệm với cái mà bạn đã bán cho họ. Bạn nên hỏi thêm các câu hỏi để xác định chính xác vấn đề đang khiến khách không hài lòng. Việc ghi chép thật chi tiết và chính xác các nội dung trao đổi cũng rất quan trọng, bởi thực tế hầu hết việc xử lý khiếu nại khách hàng thường sẽ phải qua một số bộ phận sau đó mới đến được người phụ trách giải quyết vấn đề đó. 

Vậy nên tránh khiến khách hàng bực bội thêm do phải nhắc đi nhắc lại nhiều lần về vấn đề họ đang gặp phải thì một bản ghi chép chi tiết là thật sự cần thiết. Đồng thời phía doanh nghiệp cũng đánh giá được nhu cầu của khách hàng để đưa ra phương án giải quyết hợp lý. Như vậy sẽ giúp bạn xoa dịu được phần nào sự giận dữ trong lòng khách hàng.

• Đồng cảm với khách hàng

Trong mọi hoàn cảnh thì sự đồng cảm luôn giúp thu gọn bớt khoảng cách giữa bạn và người khác.Đồng cảm với khách hàng là cách nhận lỗi khéo léo nhất. Thấu hiểu rằng những sai sót, lỗi lầm của sản phẩm, dịch vụ đã khiến khách hàng phải trải qua những vấn đề, khó khăn và bực bội như thế nào.

Ngoài ra sự thấu hiểu và đồng cảm còn là yếu tố cần thiết để duy trì một mối quan hệ lâu dài. Khách hàng cảm thấy cảm nhận của họ có người thấu hiểu thì trong tương lai khách hàng sẽ tìm đến bạn để tâm sự và chia sẻ nhiều hơn. Vì họ tìm được sự đồng điệu trong suy nghĩ.

• Sẵn sàng nói lời xin lỗi

Cách xử lý khiếu nại phàn nàn một cách đúng đắn nhất vẫn là sẵn sàng xin lỗi khách hàng. Tuy nhiên, chắc chắn rằng những câu xin lỗi qua loa và hồi hợt chỉ làm tăng thêm sự bực bội của khách hàng. Những lời xin lỗi kịp thời, thành tâm và có yếu tố sửa sai sẽ có hiệu quả tốt nhất

Cho dù khách hàng là người sai, cũng không nên suy xét lỗi do ai mà đôi co với khách hàng. Đối với một khách hàng đang giận dữ, tất nhiên bạn cũng không thể nói đó là lỗi của khách hàng được. Hành động đó sẽ chỉ châm thêm dầu vào lửa. Sự bùng nổ cơn giận từ phía khách hàng chắc chắn doanh nghiệp của bạn cũng không thu được lợi ích gì, thậm chí chịu ảnh hưởng tiêu cực.

Có nghiên cứu cho rằng, xin lỗi về cả những lỗi không phải do bạn cũng có thể là một cách hiệu quả để đạt được lòng tin của người khác. Đó chính là một cách xử lý trong nghệ thuật xin lỗi khách hàng đỉnh cao.

Sẵn sàng nói lời xin lỗi với khách hàng

• Đưa ra giải pháp cụ thể

Khách hàng đã đưa những phản hồi và phàn nàn về công ty thi chắc chắn họ cũng đã tốn thời gian và công sức. Nên nhận về những lời xin lỗi và hứa hẹn không thì chắc chắn là không đủ và chưa đáp ứng đc mong muốn của khách hàng

Doanh nghiệp cần có phương án giải quyết vấn đề một cách cụ thể, rõ ràng. Sao cho hợp tình hợp lý. Bạn cần đảm bảo khách hàng chấp nhận và hài lòng với phương án xử lý đó.

Hãy cung cấp cho khách hàng biết về những sự kiện, hành động sẽ xảy ra tiếp theo để khách hàng có thể nắm được thông tin quy trình xử lý. 

• Rút kinh nghiệm và cảm ơn khách hàng

Một lần nữa hãy cảm ơn những ý kiến đóng góp của khách hàng. Bởi lời phàn nàn chính là “vốn quý” của doanh nghiệp. Vì chính từ những lời phàn nàn đó mà doanh nghiệp sẽ khắc phục và ngày một hoàn thiện hơn. Đó chính là bước đệm vô cùng cần thiết để doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai

Cùng với đó, khách hàng liên hệ để phàn nàn chứng tỏ giữa khách hàng và doanh nghiệp vẫn còn sợi dây kết nối. Một số khách hàng sau khi không hài lòng về sản phẩm, dịch vụ họ im lặng, không phản hồi và sợi dây kết nối cũng dần dần biến mất

Vậy nên hãy thật lòng gửi lời cảm ơn đến những khách hàng có phản hồi và phàn nàn về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn

Một số cách xin lỗi khách hàng được các doanh nghiệp áp dụng

Có nhiều cách để xin lỗi khách hàng và lựa chọn cách nào thì sẽ phụ thuộc vào đặc điểm hành vi và thông tin bạn có được của khách hàng đó

•  Gửi thư xin lỗi khách hàng

Gửi lời xin lỗi dưới dạng thư tín là một cách phổ thông và khá truyền thống được các doanh nghiệp sử dụng để giải quyết khiếu nại và đàm phán hòa giải khi khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Cách làm này thể hiện được thái độ chân thành của doanh nghiệp, đồng thời khách hàng cũng sẽ cảm thấy doanh nghiệp rất có thiện chí duy trì mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp khách hàng cảm thấy họ được coi trọng, được đề cao. Và xoa dịu được cơn giận giữ trong lòng khách hàng

Viết thư xin lỗi khách hàng thể hiện sự chân thành của doanh nghiệp

Để có được một bức thư xin lỗi khách hàng đạt được hiệu quả như mong muốn của doanh nghiệp. Bạn cần lưu ý không bao biện và đổ lỗi cho khách hàng, cũng không phân bua xem lỗi đó đến từ đâu. Đồng thời bày tỏ thái độ đồng cảm với những điều không hay mà khách hàng đang phải trải qua. Trình bày ngắn gọn, dứt khoát phương án tốt nhất cho khách hàng. Cuối cùng gửi tới khách hàng một lời cảm ơn chân thành bởi những ý kiến phản hồi của khách hàng thực sự giúp cho doanh nghiệp ngày một hoàn thiện hơn

• Gửi Email xin lỗi khách hàng

Trong thời đại mọi thứ đều được điện tử hóa để trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn thì việc gửi Email xin lỗi khách hàng cũng là một cách hữu hiệu. 

Cũng tương tự như gửi thư tín, việc gửi Email xin lỗi khách hàng cũng cần đảm bảo các yếu tố trên và thể hiện được sự chân thành. Bạn có thể giữ thường xuyên liên lạc với khách hàng để khách hàng nhận thấy doanh nghiệp của bạn vẫn luôn dõi theo và quan tâm tới họ. Đây là cách tốt nhất để lấy lại lòng tin và thu ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng

Gửi Email xin lỗi khách hàng

• Xin gặp mặt và xin lỗi trực tiếp

Đây là cách xin lỗi áp dụng cho các trường hợp đặc biệt. Nếu đó là khách hàng VIP có tầm ảnh hưởng tới doanh nghiệp hoặc đó là lỗi lầm quá lớn và sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Và các hình thức khác không nhận được sự phản hồi từ khách hàng. Thì cách tốt nhất là doanh nghiệp nên có đại diện xin hẹn gặp trực tiếp và bày tỏ thiện chí của doanh nghiệp. Cùng với việc đàm phán để đưa ra được phương án hài hòa cho cả hai bên.

Người đại diện doanh nghiệp cần đảm bảo mang cùng thiện chí cao, ứng xử khéo và thông minh để đạt được kết quả cuối cùng là hòa giải được với khách hàng mà không để phía công ty gặp nhiều bất lợi.

Trong mọi vấn đề sai sót luôn là điều có thể xảy ra. Tuy nhiên điều quan trọng là biết sai và sửa sai. Với những khách hàng đang phải chịu sự phiền phức mà do các sai sót, lỗi lầm của doanh nghiệp đem đến cho họ thì lời xin lỗi chân thành, kịp thời và đưa ra phương án giải quyết thỏa đáng sẽ là cách làm hiệu quả giúp xoa dịu khách hàng. Không những thế, từ sai sót đó nếu bạn mang lại cho khách hàng sự hài lòng thì bạn còn có thể nhận được lòng tin từ khách hàng. Giúp bạn quay ngược tình thế, đưa những khách hàng đó thành khách hàng thân thiết.