Bạn có thể nhận thấy rằng khi thích một fanpage, nhấn vào quảng cáo hoặc gửi tin nhắn cho trang, hệ thống sẽ tự động gửi lại những câu trả lời nhanh hoặc đưa ra các câu trả lời gợi ý để bạn lựa chọn rồi tự động phản hồi lại. Đây chính là cách các doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng thông qua việc cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage. Tìm hiểu ngay trong bài viết này cách thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên fanpage để đảm bảo khách hàng luôn nhận được phản hồi kịp thời, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của họ.
Lợi ích của việc cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage
Việc cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên Facebook mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường tương tác và đáp ứng khách hàng nhanh chóng: Theo một báo cáo của HubSpot vào năm 2022, 90% khách hàng cho rằng một phản hồi ngay lập tức là quan trọng đối với trải nghiệm chăm sóc khách hàng tốt. Việc cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage giúp đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được phản hồi ngay lập tức, ngay cả ngoài giờ làm việc, từ đó tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả quảng cáo: Hệ thống tin nhắn tự động không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng mà còn có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi từ quảng cáo. Theo thống kê, một số cửa hàng Shopify sử dụng tính năng tự động hóa Messenger đã có thể tăng doanh thu lên hơn 10%, đạt tỷ lệ mở là 80%-95% và tỷ lệ nhấp chuột tăng gấp 7 lần. Việc phản hồi nhanh chóng ngay khi khách hàng tương tác với quảng cáo giúp duy trì sự quan tâm và thúc đẩy hành động mua hàng.
Cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage đem lại nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
- Phân loại khách hàng hay nhu cầu của khách hàng: Một trong những lợi ích quan trọng của việc cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage là khả năng phân loại khách hàng dựa trên nhu cầu của họ. Hệ thống cung cấp các nút lựa chọn để khách hàng chọn vấn đề mà họ cần giải đáp, từ đó tự động đưa ra câu trả lời thích hợp.
- Hỗ trợ tư vấn viên: Tự động trả lời tin nhắn trên fanpage giúp giải quyết những câu hỏi phổ biến, lặp lại nhiều lần, từ đó giảm tải cho các tư vấn viên. Điều này cho phép tư vấn viên tập trung vào việc giải đáp các vấn đề phức tạp hơn, mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng.
Cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage Facebook
Hướng dẫn cách cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage chi tiết dưới đây:
Khi online nhưng chưa kịp tư vấn
Trong trường hợp bạn đang trực tuyến nhưng không thể phản hồi ngay lập tức, Facebook cho phép bạn thiết lập tin nhắn tự động để thông báo cho khách hàng rằng bạn đã nhận được tin nhắn của họ và sẽ sớm phản hồi. Điều này giúp khách hàng biết rằng yêu cầu của họ đang được xử lý, duy trì sự kết nối và tránh gây cảm giác bị bỏ rơi.
Các bước cài đặt:
- Truy cập vào trang quản trị Fanpage của bạn.
- Chọn mục Hộp thư (Inbox) từ menu bên trái.
- Chọn mục Trả lời tự động (Automated Responses) từ menu.
- Trong mục Tin nhắn chào hỏi hoặc Tin nhắn trả lời nhanh, chọn Tạo hoặc chỉnh sửa.
- Nhập nội dung tin nhắn, ví dụ: “Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi sớm nhất có thể. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn!”
- Lưu lại thay đổi.
Cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên fanpage Facebook khi online nhưng chưa kịp tư vấn (Nguồn: Internet)
Khi offline (Chế độ vắng mặt)
Trong trường hợp bạn không trực tuyến hoặc ngoài giờ làm việc, Facebook cho phép cài đặt trả lời tin nhắn tự động cho fanpage ở chế độ vắng mặt. Tin nhắn này sẽ thông báo cho khách hàng rằng bạn đang tạm vắng và sẽ phản hồi khi quay lại. Điều này giúp đặt kỳ vọng chính xác cho khách hàng về thời gian phản hồi, cải thiện trải nghiệm dịch vụ.
Các bước cài đặt:
- Vào trang quản trị Fanpage.
- Chọn mục Hộp thư (Inbox).
- Chọn Trả lời tự động (Automated Responses).
- Tìm và bật Chế độ vắng mặt (Away Message).
- Nhập nội dung tin nhắn, ví dụ: “Hiện tại chúng tôi đang tạm vắng mặt. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong thời gian sớm nhất có thể khi trở lại.”
- Cài đặt thời gian tự động kích hoạt chế độ vắng mặt, ví dụ như ngoài giờ hành chính.
- Lưu lại thay đổi.
Hướng dẫn cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage khi offline (Nguồn: Internet)
Cài đặt tin nhắn câu hỏi thường gặp
Các bước để cài đặt tin nhắn tự động trả lời các câu hỏi thường gặp (FAQ) trên fanpage Facebook:
Bước 1: Truy cập trang quản lý fanpage
- Đăng nhập vào tài khoản Facebook của bạn.
- Chuyển đến trang fanpage mà bạn muốn cài đặt tin nhắn tự động.
Bước 2: Truy cập mục “Cài đặt”
- Ở góc phải của trang fanpage, nhấn vào nút “Cài đặt” (Settings).
Bước 3: Cài đặt “Tin nhắn” (Messaging)
- Trong menu bên trái, chọn “Tin nhắn” (Messaging).
- Tại phần “Thiết lập nhắn tin”, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để cài đặt tin nhắn tự động.
Bước 4: Thiết lập tin nhắn cho câu hỏi thường gặp (FAQ)
- Trong phần “Thiết lập nhắn tin”, bạn sẽ thấy tùy chọn “Câu hỏi thường gặp” (Frequently Asked Questions).
- Bật tùy chọn này và nhấn vào “Thêm câu hỏi” (Add a Question).
Thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên fanpage đối với các câu hỏi thường gặp (Nguồn: Internet)
Bước 5: Nhập câu hỏi và câu trả lời
- Nhập câu hỏi mà khách hàng thường xuyên hỏi. Ví dụ: “Giờ làm việc của bạn là gì?”
- Nhập câu trả lời tương ứng. Ví dụ: “Chúng tôi mở cửa từ 9h sáng đến 6h chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.”
- Bạn có thể thêm nhiều câu hỏi và câu trả lời khác nhau tùy theo nhu cầu của khách hàng.
Bước 6: Lưu cài đặt
- Sau khi hoàn thành việc nhập các câu hỏi và câu trả lời, nhấn “Lưu” (Save) để hoàn tất.
Bước 7: Kiểm tra tính năng FAQ
- Bạn có thể kiểm tra bằng cách nhắn tin tới fanpage từ tài khoản khác và xem các câu hỏi thường gặp có được hiển thị không.
Cách chỉnh sửa/xóa tin nhắn trả lời tự động
Để chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn trả lời tự động trên fanpage Facebook, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập trang quản lý fanpage
- Đăng nhập vào tài khoản Facebook của bạn.
- Chuyển đến trang fanpage mà bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn trả lời tự động.
Bước 2: Truy cập mục “Cài đặt”
- Ở góc phải của trang fanpage, nhấn vào nút “Cài đặt” (Settings).
Bước 3: Cài đặt “Tin nhắn” (Messaging)
- Trong menu bên trái, chọn “Tin nhắn” (Messaging).
Cài đặt chỉnh sửa/xóa tin nhắn tự động trên fanpage (Nguồn: Internet)
Bước 4: Chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn trả lời tự động
Chỉnh sửa tin nhắn trả lời tự động:
- Trong phần “Thiết lập nhắn tin”, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho các loại tin nhắn tự động như “Trả lời tức thì” (Instant Reply) hoặc “Câu hỏi thường gặp” (Frequently Asked Questions).
- Nhấn vào loại tin nhắn mà bạn muốn chỉnh sửa.
- Chỉnh sửa nội dung tin nhắn theo mong muốn của bạn.
- Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn “Lưu” (Save) để hoàn tất.
Xóa tin nhắn trả lời tự động:
- Trong phần “Thiết lập nhắn tin”, chọn loại tin nhắn tự động mà bạn muốn xóa.
- Tắt tùy chọn cho loại tin nhắn đó. Ví dụ, tắt “Trả lời tức thì” hoặc “Câu hỏi thường gặp”.
- Nhấn “Lưu” (Save) để hoàn tất việc xóa.
Bước 5: Kiểm tra lại
- Sau khi chỉnh sửa hoặc xóa, bạn có thể kiểm tra lại bằng cách nhắn tin tới fanpage từ tài khoản khác để đảm bảo rằng các thay đổi đã được áp dụng.
Cách quản lý cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage
Quản lý tin nhắn trên fanpage Facebook một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa tương tác. Dưới đây là các bước và chiến lược để quản lý tin nhắn trên fanpage:
Bước 1: Truy cập Hộp thư tin nhắn
- Truy cập Hộp thư: Đăng nhập vào tài khoản Facebook của bạn và đi tới trang fanpage.
- Mở Hộp thư: Nhấn vào biểu tượng “Hộp thư” (Inbox) ở thanh điều hướng trên cùng của trang fanpage. Đây là nơi bạn sẽ thấy tất cả các tin nhắn từ khách hàng.
Bước 2: Sử dụng bộ lọc và nhãn
- Bộ lọc: Sử dụng các bộ lọc để sắp xếp tin nhắn theo trạng thái (đã đọc, chưa đọc, đã đánh dấu sao, chưa đánh dấu sao). Điều này giúp bạn ưu tiên các tin nhắn quan trọng và cần phản hồi gấp.
- Nhãn: Bạn có thể tạo nhãn để phân loại tin nhắn theo chủ đề, ví dụ như “Hỗ trợ kỹ thuật”, “Yêu cầu đặt hàng”, “Phản hồi sản phẩm”, v.v. Nhãn giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm tin nhắn theo từng danh mục cụ thể.
Quản lý tính năng cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage Facebook (Nguồn: Internet)
Bước 3: Sử dụng tin nhắn tự động và câu hỏi thường gặp (FAQ)
- Trả lời tự động: Thiết lập tin nhắn tự động để phản hồi ngay lập tức khi bạn không online. Điều này đảm bảo khách hàng nhận được phản hồi nhanh chóng và không cảm thấy bị bỏ quên.
- Câu hỏi thường gặp (FAQ): Thiết lập các câu hỏi và câu trả lời thường gặp để khách hàng có thể tự giải đáp các thắc mắc cơ bản mà không cần chờ đợi.
Bước 4: Tích hợp với các công cụ quản lý tin nhắn
- Sử dụng công cụ của bên thứ ba: Các công cụ như Hootsuite, Sprout Social, hoặc Zendesk có thể giúp bạn quản lý tin nhắn trên nhiều nền tảng mạng xã hội cùng lúc, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý và phản hồi tin nhắn.
- Ứng dụng Facebook Business Suite: Ứng dụng này cho phép bạn quản lý tin nhắn, bình luận, và thông báo từ cả Facebook và Instagram trong một giao diện duy nhất.
Bước 5: Theo dõi và phân tích hiệu suất
- Báo cáo và thống kê: Sử dụng các báo cáo và thống kê của Facebook để theo dõi hiệu suất phản hồi tin nhắn. Bạn có thể xem các chỉ số như thời gian phản hồi trung bình, số lượng tin nhắn đã xử lý, và mức độ hài lòng của khách hàng.
- Phân tích phản hồi: Dựa trên phân tích, điều chỉnh quy trình quản lý tin nhắn để cải thiện hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng.
Cài đặt tin nhắn tự động trên fanpage là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất giao tiếp và chăm sóc khách hàng. Việc thiết lập và sử dụng hiệu quả tính năng tin nhắn tự động trên fanpage Facebook sẽ giúp bạn duy trì sự hiện diện liên tục, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Xem thêm:
Các hình thức quảng cáo trên Facebook phổ biến hiện nay
