Khi liên hệ với doanh nghiệp, khách hàng luôn muốn được phản hồi ngay lập tức, hay trong thời gian sớm nhất có thể. Theo Service Bell, thời gian phản hồi khách hàng trong 1 phút có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi nhiều hơn 391% và người trả lời khách hàng nhanh có thể tăng đến 50% doanh số bán hàng. Ngược lại, doanh nghiệp có thể thấy tỷ lệ rời bỏ tăng hơn 15% nếu trả lời khách hàng chậm.

Tính năng mẫu tin nhắn có trong các phần mềm live chat hay CRM Tin Nhắn như Subiz chính là giải pháp gia tăng tốc độ phản hồi khách hàng. Bài viết này sẽ gợi ý những mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn và nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

Trước hết, cần khẳng định rằng Subiz là một nền tảng đa kênh, cho phép bạn quản lý và trả lời tin nhắn từ nhiều kênh khác nhau như website, Facebook, Zalo, Email, Instagram… trên cùng một màn hình. Vì vậy, các mẫu tin nhắn dưới đây không chỉ dành cho live chat trên web mà còn có thể được tùy chỉnh để sử dụng hiệu quả trên mọi kênh tương tác với khách hàng.

Mẫu tin nhắn Subiz hỗ trợ chăm sóc khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp

Mẫu tin nhắn Subiz là gì?

Mẫu tin nhắn Subiz là các mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng được sử dụng lặp lại thường xuyên, được đặt ký tự tắt bắt đầu bằng dấu “/”. Khi nhắn tin, bạn chỉ cần nhập ký tự tắt, hoặc nhấn vào biểu tượng mẫu tin nhắn để chọn nội dung phù hợp. Khi đó, toàn bộ nội dung tin nhắn sẽ hiện ra để gửi cho khách hàng.

Ví dụ, ký tự tắt “/sale” có thể dùng để gửi tin nhắn sau cho khách hàng: “Shop em đang chạy chương trình sale nhân dịp 8/3, giảm giá 10%- 50% cho tất cả các đơn hàng. Em mời chị truy cập website của shop em để xem chi tiết các sản phẩm đang được khuyến mãi ạ: https://shopexample/sale.com”.

Mẫu tin nhắn có thể đính kèm thêm link, ảnh, video… Khi sử dụng mẫu tin nhắn Subiz, thay vì phải soạn cả tin nhắn dài, thêm ảnh, video… tư vấn viên chỉ cần nhập “/sale” là cả đoạn tin nhắn này sẽ hiện ra.

Lợi ích khi sử dụng mẫu tin nhắn Subiz:

• Tăng gấp 5-8 lần tốc độ phản hồi khách hàng
• Tăng hiệu suất làm việc của tư vấn viên, hỗ trợ được nhiều khách hàng hơn trong một khoảng thời gian ngắn
• Đảm bảo sự nhất quán và chính xác của các thông tin gửi đến khách hàng
• Hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình tư vấn như sai chính tả, gửi thiếu/ nhầm thông tin…

Sử dụng tin nhắn mẫu mang lại nhiều lợi ích khi chăm sóc khách hàng

Các mẫu tin nhắn thường gặp khi chăm sóc khách hàng

Dưới đây là tổng hợp một số ví dụ mẫu tin nhắn thường gặp giúp bạn chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn trên mọi kênh.

Mẫu tin nhắn chào hỏi/ bắt chuyện với khách hàng

Mẫu tin nhắn chào hỏi/bắt chuyện thường được sử dụng khi khách hàng truy cập trang web hoặc quan tâm đến dịch vụ, sản phẩm của thương hiệu. Sử dụng mẫu tin nhắn chào hỏi giúp tạo cơ hội trò chuyện với khách hàng. Từ đó giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng và tạo cơ hội bán hàng.

Bạn có thể tham khảo các mẫu tin nhắn mở đầu dưới đây:

• /chao: [Tên công ty] xin chào Quý khách. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến các sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn?
• /khachmoi: Em chào anh/chị ạ. Hiện [Tên công ty] đang có chương trình ưu đãi [Tên sự kiện sale] với mức ưu đãi [Thông tin giảm giá] dành riêng cho khách hàng mới. Anh/chị quan tâm vui lòng để lại số điện thoại để nhận ưu đãi ạ.
• /khachcu: Chào mừng bạn quay lại website của[Tên thương hiệu]. Shop em đang ra mắt bộ sưu tập mới và tặng mã giảm giá [voucher] dành riêng cho khách hàng thân thiết. Anh/chị click vào nút bên dưới [nút CTA “Nhận quà”] để lấy mã giảm giá dành riêng cho anh/ chị nhé.
• /xinchao: Cảm ơn anh/chị đã ghé thăm website của [tên thương hiệu]. Em là [tên tư vấn viên] rất sẵn lòng hỗ trợ anh/chị. Anh/chị đang quan tâm sản phẩm nào ạ? [Gửi list danh mục để khách chọn].

• /chao_khach_than_thiet: Chào mừng {tên_khách_hàng} quay trở lại với {tên_thương_hiệu}! Em thấy lần trước bạn quan tâm đến {tên_sản_phẩm_cũ}. Bên em vừa ra mắt {tên_sản_phẩm_mới} rất phù hợp với bạn, bạn có muốn xem thử không ạ?
• /chao_khach_tiem_nang: Chào bạn! Cảm ơn bạn đã dành thời gian ghé thăm {tên_thương_hiệu}. Em thấy bạn đang xem {tên_sản_phẩm} khá lâu. Đây là một trong những sản phẩm bán chạy nhất của chúng em tháng này. Bạn cần em tư vấn thêm về sản phẩm này không ạ?

Gợi ý mẫu tin nhắn chào hỏi khách hàng

Mẫu tin nhắn giới thiệu/ tư vấn sản phẩm

Khi tư vấn, việc cung cấp các thông tin hữu ích và chân thực đến khách hàng đóng vai trò quan trọng giúp nâng cao hiệu quả chốt đơn. Mẫu tin nhắn soạn sẵn giúp nhân viên tư vấn tiết kiệm thời gian, tập trung vào việc giải đáp các câu hỏi cụ thể của khách hàng mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.

Dưới đây là một số mẫu tin nhắn soạn sẵn hỗ trợ giới thiệu sản phẩm đến khách hàng:

• /sanpham: Chào bạn! [Tên công ty] xin giới thiệu sản phẩm mới nhất của chúng tôi. Đây là [tên sản phẩm] với các tính năng nổi bật như [Tính năng chính]. Bạn có thể xem chi tiết sản phẩm tại đây: [Link sản phẩm].
• /gioithieu: [Tên công ty] vừa ra mắt bộ sưu tập [Tên bộ sưu tập]. Các sản phẩm đều là hàng hot trend, đã được nhiều khách hàng ủng hộ và review tốt. Anh/chị có thể xem thông tin chi tiết và hình ảnh sản phẩm tại: [Link sản phẩm]. Hy vọng bộ sưu tập này sẽ làm anh/chị hài lòng [Hình ảnh] + [Video].
• /anh: Em gửi anh/chị ảnh sản phẩm được chụp từ nhiều góc khác nhau ạ [+ kèm các ảnh sản phẩm]. Nếu anh chị có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm thì cứ chia sẻ để em tư vấn cụ thể hơn ạ.
• /video: Em gửi anh/chị video quay cận sản phẩm ạ [+video]. Sản phẩm có nhiều ưu điểm nổi bật như: [List ưu điểm].
• /fb: Em gửi anh/chị một số feedback của khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm bên em ạ [kèm ảnh và video feedback].

• /sosanh: {tên_khách_hàng} thân mến, em hiểu bạn đang cân nhắc giữa các lựa chọn. Sản phẩm bên em có giá {giá_sản_phẩm}, tuy cao hơn một chút nhưng đi kèm với {ưu_đãi_1}, {ưu_đãi_2} và chế độ bảo hành {số_năm} năm. Bạn có thể tham khảo thêm review của khách hàng cũ tại đây: {link_review}. Bạn thấy thế nào ạ?
• /tu_choi_kheo: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã yêu thích sản phẩm. Hiện tại bên em đã áp dụng mức giảm tốt nhất là {phần_trăm_giảm} cho chương trình này rồi ạ. Tuy nhiên, em xin phép tặng bạn thêm mã {mã_freeship} để bạn có trải nghiệm tốt nhất nhé!
• /goi_y_bo_gio_hang: {tên_khách_hàng} ơi, em thấy bạn vừa bỏ quên {tên_sản_phẩm} trong giỏ hàng đó ạ! Hiện tại sản phẩm này đang có chương trình giảm {phần_trăm_giảm} và miễn phí ship cho đơn trên {số_tiền}. Đặt ngay để không bỏ lỡ ưu đãi bạn nhé! {link_thanh_toan}

Sử dụng mẫu tin nhắn khi giới thiệu sản phẩm mới

Mẫu tin nhắn để chốt đơn

Khi chốt đơn cho khách hàng, nhân viên cần xin các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại và địa chỉ nhận đơn. Quy trình này có thể được thực hiện đơn giản, nhanh chóng và tối ưu hơn với các mẫu tin nhắn soạn sẵn. Ví dụ:

• /chot: Các đơn hàng đặt trong hôm nay nhận ngay ưu đãi [thông tin ưu đãi]. Để đặt hàng kèm khuyến mãi, bạn vui lòng cho mình xin tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng nhé!
• /ttkh: Cảm ơn bạn đã thêm [Tên sản phẩm] vào giỏ hàng. [Tên thương hiệu] đang có ưu đãi giảm [tỉ lệ giảm] kèm ưu đãi miễn phí ship dành riêng cho sản phẩm [tên sản phẩm trong giỏ hàng] đặt ngay hôm nay. Truy cập giỏ hàng của bạn và đặt đơn ngay nhé.
• /chotdon: Chỉ còn một bước nữa để hoàn thành đơn hàng. Thanh toán ngay để [Tên sản phẩm] được chuyển đến bạn trong thời gian sớm nhất nhé.

• /chot_sale_chay: {tên_khách_hàng} ơi, sản phẩm {tên_sản_phẩm} bạn quan tâm hiện chỉ còn {số_lượng_tồn} cái trong kho thôi ạ! Đặt ngay để không bỏ lỡ bạn nhé! {link_thanh_toan}
• /chot_upsell: {tên_khách_hàng} ơi, ngoài {tên_sản_phẩm_chính}, bên em đang có combo {tên_combo} cực kỳ tiết kiệm. Mua kèm hôm nay bạn sẽ được giảm thêm {phần_trăm_giảm} nữa đó ạ! Bạn có muốn tham khảo không?
• /chot_nhanh: {tên_khách_hàng} ơi, để em chốt đơn cho bạn nhanh nhất, bạn vui lòng điền thông tin vào form bên dưới giúp em nhé! {link_form_thong_tin}

Mẫu tin nhắn chốt đơn với khách hàng

Mẫu trả lời tin nhắn khách hàng về hướng dẫn sử dụng

Đối với các sản phẩm cần hướng dẫn sử dụng hoặc liên quan đến kỹ thuật, bạn có thể sử dụng các mẫu chat soạn sẵn sau:

• /luuy: Cảm ơn anh/chị đã tin dùng sản phẩm [Tên sản phẩm]. Trong quá trình sử dụng [Tên sản phẩm], anh/chị cần lưu ý một số điều sau [List lưu ý]. Chúc anh/chị có trải nghiệm tốt với sản phẩm của [Tên thương hiệu].
• /huongdan: Để đạt được hiệu quả cao nhất, anh/chị vui lòng đọc hướng dẫn sử dụng [tên sản phẩm] sau ạ: [+File tài liệu hướng dẫn].
• /hdsd: Em gửi anh/chị hướng dẫn sử dụng sản phẩm [Tên sản phẩm] của [Tên thương hiệu]. Nếu có thắc mắc trong quá trình sử dụng, anh/chị vui lòng chia sẻ để em có thể hỗ trợ tốt nhất nhé.

• /huongdan_video: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã tin dùng sản phẩm {tên_sản_phẩm}! Em gửi bạn video hướng dẫn sử dụng chi tiết tại đây {link_video_hdsd}. Nếu có thắc mắc gì, bạn cứ nhắn tin cho em nhé!
• /baotri: {tên_khách_hàng} thân mến, đã {số_tháng} tháng kể từ khi bạn mua {tên_sản_phẩm}. Để đảm bảo sản phẩm hoạt động tốt nhất, bạn nên mang đi bảo trì/bảo dưỡng định kỳ nhé! {tên_thương_hiệu} có gói bảo trì ưu đãi {phần_trăm_giảm} dành riêng cho bạn. Liên hệ em để đặt lịch ngay!

Mẫu tin nhắn hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm

Mẫu trả lời tin nhắn khách hàng xử lý khiếu nại và phản hồi

Trong quá trình khách hàng mua sắm, sử dụng sản phẩm và dịch vụ, không thể tránh khỏi phát sinh các vấn đề cần công ty hỗ trợ xử lý. Bạn có thể thiết lập một số mẫu tin nhắn soạn sẵn để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ví dụ:

• /khieunai: Chào bạn! [Tên công ty] rất tiếc vì vấn đề bạn gặp phải khi mua hàng. [Tên công ty] chân thành xin lỗi bạn vì sự cố này. Chúng tôi sẽ rút kinh nghiệm để không xảy ra tình trạng tương tự. [Tên công ty] xin gửi tặng bạn voucher giảm [Ưu đãi] cho lần mua hàng tiếp theo. Nếu cần hỗ trợ thêm, bạn vui lòng cho [Tên công ty] biết nhé!
• /phanhoi: [Tên khách hàng] thân mến, cảm ơn bạn đã phản hồi đến chúng tôi. [Tên thương hiệu] rất xin lỗi vì đơn hàng bị chậm trễ so với dự kiến. Chúng tôi đã liên lạc với đơn vị vận chuyển để giục họ giao hàng sớm nhất có thể. Rất mong bạn thông cảm!
• /xuly: Chào bạn! Cảm ơn bạn đã thông báo về vấn đề chất lượng của sản phẩm [tên sản phẩm]. Chúng tôi xin lỗi vì sơ suất này và đã gửi ngay sản phẩm thay thế cho bạn. Rất mong nhận được sự thông cảm từ bạn!

• /khieunai_cham: {tên_khách_hàng} thân mến, em rất xin lỗi vì sự chậm trễ này! Em đã liên hệ với bên vận chuyển và được biết đơn hàng của bạn sẽ được giao trong vòng {số_ngày} ngày tới. Để xin lỗi vì sự bất tiện, em xin phép gửi tặng bạn mã giảm {phần_trăm_giảm} cho đơn hàng tiếp theo. Bạn thông cảm giúp em nhé!
• /khieunai_sp_loi: {tên_khách_hàng} ơi, em rất tiếc vì sản phẩm {tên_sản_phẩm} gặp vấn đề. Bên em sẽ hỗ trợ đổi trả hoàn toàn miễn phí cho bạn. Bạn vui lòng gửi lại hình ảnh/video lỗi và mã đơn hàng để em xử lý nhanh nhất có thể nhé!
• /phanhoi_tich_cuc: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã dành thời gian chia sẻ! Lời khen của bạn là động lực lớn cho đội ngũ {tên_thương_hiệu}. Em xin phép gửi tặng bạn mã {mã_giảm_giá} như một lời cảm ơn. Mong bạn luôn ủng hộ bên em!

Sử dụng tin nhắn mẫu để xử lý nhanh khiếu nại của khách hàng

Mẫu trả lời tin nhắn khách hàng về chương trình khuyến mãi

Giới thiệu cho khách hàng về các chương trình sale là bước không thể thiếu trong quy trình chăm sóc khách hàng. Với các mẫu tin nhắn hiệu quả, bạn có thể gia tăng tỉ lệ chốt đơn và thúc đẩy doanh số của công ty. Một số ví dụ về mẫu tin nhắn khách hàng giới thiệu sự kiện khuyến mãi:

• /sale: Chào tháng [Thời gian], [Tên thương hiệu] gửi đến bạn chương trình khuyến mãi đặc biệt hiện đang diễn ra tại cửa hàng. Chương trình này mang đến nhiều ưu đãi vô cùng hấp dẫn như [Thông tin khuyến mãi]. Bạn có thể xem chi tiết thêm tại đây: [Link ưu đãi].
• /km: [Tên thương hiệu] đang có chương trình sale dành riêng cho khách hàng mới, với mức ưu đãi cực hấp [Thông tin ưu đãi] kèm các quà tặng [Thông tin quà tặng kèm]. Bạn vui lòng để lại SĐT để [Tên thương hiệu] giữ khuyến mãi cho bạn nhé!
• /trian: Cảm ơn bạn đã luôn tin tưởng và ủng hộ [Tên thương hiệu] suốt thời gian qua. [Tên thương hiệu] gửi đến chương trình khuyến mãi chỉ dành cho khách hàng thân thiết. Chương trình bao gồm [Thông tin khuyến mãi] và sẽ diễn ra từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc]. Chi tiết tại [Link chương trình].

Mẫu tin nhắn kết thúc tạo thiện cảm và giữ chân khách hàng:

• /bye_cam_on: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã dành thời gian trò chuyện với {tên_thương_hiệu} hôm nay. Em rất vui vì đã hỗ trợ được bạn. Nếu có cần gì thêm, bạn cứ nhắn tin bất cứ lúc nào nhé! Chúc bạn một ngày thật vui vẻ!
• /bye_hen: {tên_khách_hàng} ơi, cảm ơn bạn đã quan tâm! Em sẽ ghi nhận thông tin và hẹn gặp lại bạn vào {thời_gian} tới nhé. Nếu có thay đổi gì, bạn vui lòng báo em trước {số_giờ} tiếng để em sắp xếp lại lịch ạ!
• /bye_khach_than_thiet: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã luôn tin tưởng và ủng hộ {tên_thương_hiệu}! Là khách hàng thân thiết, em xin phép gửi tặng bạn mã {mã_giảm_giá} cho lần mua sắm tiếp theo. Mong sớm được phục vụ bạn trở lại!
• /bye_khong_mua: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm của {tên_thương_hiệu}. Rất tiếc nếu hôm nay chưa thể phục vụ bạn. Nếu có cơ hội trong tương lai, em hy vọng sẽ được chào đón bạn. Chúc bạn tìm được sản phẩm ưng ý nhé!
• /bye_khach_moi: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã lần đầu tin tưởng {tên_thương_hiệu}! Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý và giao trong thời gian sớm nhất. Em gửi tặng bạn mã {mã_giảm_giá} cho lần mua tiếp theo như một lời tri ân. Chúc bạn có trải nghiệm tuyệt vời!
• /bye_ho_tro: {tên_khách_hàng} thân mến, cảm ơn bạn đã phản hồi! Em đã ghi nhận vấn đề và sẽ chuyển đến bộ phận liên quan để xử lý. Trong thời gian chờ đợi, nếu có thắc mắc gì thêm, bạn cứ nhắn tin cho em nhé! Chúc bạn một ngày tốt lành!

Lợi ích của các mẫu tin nhắn soạn sẵn là giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo sự nhất quán trong giao tiếp. Hy vọng rằng những mẫu tin nhắn được tổng hợp và bổ sung trong bài viết này, từ chào hỏi, tư vấn, chốt đơn, hướng dẫn sử dụng, xử lý khiếu nại, giới thiệu khuyến mãi cho đến kết thúc cuộc trò chuyện, sẽ là công cụ hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trên mọi kênh tương tác.