Dưới đây là hướng dẫn sử dụng chi tiết, kỳ vọng rằng những tính năng của Subiz sẽ phát huy tác dụng hiệu quả giúp bạn đạt đa lợi nhuận. 

1. Subiz phiên bản Website

Bạn đăng nhập vào app.subiz.com.vn để bắt đầu sử dụng. Nếu chưa có tài khoản, hãy thiết lập bằng cách điền đầy đủ thông tin, liên hệ tư vấn viên qua cửa sổ chat hoặc số điện thoại tư vấn: 02473.021.368

“Cài đặt” để bắt đầu trò chuyện với khách hàng của mình

TÀI KHOẢN: Bao gồm thông tin chung về doanh nghiệp, thêm Agent là thành viên trong đội ngũ của bạn, có thể đăng nhập vào giao diện quản trị để tư vẫn và trả lời khách hàng. Thiết lập ngôn ngữ và nhóm Agent được thiết lập để tạo ra các bộ phận chuyên biệt, giúp giảm thời gian giải quyết nhu cầu khách

TÍCH HỢP: Subiz cho phép bạn tích hợp nhiều kênh cùng một lúc bao gồm Website, Facebook, Zalo, Tổng đài, Email, Webhook.

Tích hợp Subiz lên Website để theo dõi hoạt động khách hàng

HỘI THOẠi

• Thiết lập kịch bản cho bot chạy tự động chào, hỏi thông tin khách hàng. 
• Cài đặt tự động hoàn thành hội thoại khách hàng
• Tạo Rule phân phối công việc tới các tư vấn viên theo điều kiện cụ thể. 
• Thêm tag vào các cuộc hội thoại để phân loại chúng thành nhiều chủ đề khác nhau
• Cài đặt giờ làm việc.

TIỆN ÍCH WEB: Sáng tạo website với các tiện ích đa dạng: Cửa sổ chat, popup kêu gọi hành động trên Website, thanh thông báo, thông báo mua hàng, nút gọi điện thoại.

KHÁCH HÀNG: Thiết lập và theo dõi theo từng nhóm khách hàng tiềm năng, trường thông tin khách hàng cùng nhãn phân loại và danh sách chặn.

ĐƠN HÀNG: Subiz cho phép thực hiện tạo tag phân loại, chi nhánh – điểm bán, lý do hủy đơn, thuế, đơn vị tiền tệ, vận chuyển và quy trình đơn.

Phiên bản Web cung cấp đầy đủ các tính năng, bạn có thể bắt đầu làm việc ngay tại các trang:

Trang“Tin nhắn”: Tập trung và trả lời nhanh tin nhắn khách hàng đa kênh 

Hoạt động chi tiết khách hàng được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Nội dung phân mảnh theo cột:

• Cột Hội thoại (tổng hợp những người tham gia tương tác) hội thoại của khách hàng từ Website, Fanpage, Tổng đài, Email,…Tại đây, bạn có thể lọc nhanh đối tượng theo điều kiện cụ thể. 

Tất cả hội thoại khách hàng tập trung cùng một nơi

Ví dụ: Sau khi lọc nhanh khách hàng theo kênh tương tác Website, kết quả nhận được có 150 hội thoại khách hàng mới – cũ. Thời gian hội thoại được hiển thị theo thứ tự trước sau.

• Cột chat (cột ở giữa hiển thị nội dung chat hoặc chi tiết gọi điện): Bạn có thể cập nhập tin nhắn để trò chuyện trực tuyến với khách hàng qua tin nhắn. Phía trên thanh chat cho phép chỉnh sửa tên, thêm tag để phân biệt khách hàng. Với khách hàng liên hệ qua tổng đài, cột sẽ hiển thị dữ liệu cá nhân bao gồm số điện thoại, tư vấn viên nghe thoại, thời lượng và nội dung hội thoại được ghi âm. 

Dữ liệu khách hàng gọi tới qua tổng đài được lưu lại trên hệ thống

Như hình ảnh minh họa trên. Khách hàng gọi tới là chị Hằng, gọi tới Subiz thông qua tổng đài, tag nội dung tư vấn thêm. Ngoài ra các thông tin về số điện thoại, email và lịch sử hội thoại được lưu trữ trên hệ thống. Tư vấn viên dễ dàng truy vấn khi cần, cá nhận hóa đối tượng khi khách gọi lại. 

• Cột dữ liệu khách hàng: Chi tiết thông tin khách hàng về số điện thoại, email, người phụ trách tư vấn, đơn hàng, lịch sử hội thoại,….Tại đây bạn dễ dàng quan sát được ai đang nhắn tin tới, tới từ đâu, thời gian nào. Khi click tham gia hội thoại, click vào phần tiên đề để để điền tên khách hàng và thêm tag phân loại.

“Hội thoại” tập hợp tất cả tin nhắn đến – đi, nhìn vào đó tư vấn viên dễ dàng nhận diện và quản lý tệp khách hàng. Đặc biệt những khách hàng tương tác tới nhưng chưa trả lời sẽ được in đậm để các tư vấn viên dễ dàng nhận diện, kịp thời trả lời tạo hài lòng với khách hàng.

Trang“Đơn hàng”: Cho phép tạo đơn và theo dõi trực tiếp trên Subiz

Bấm “Tạo đơn” và ghi đầy đủ các trường dữ liệu được yêu cầu. Hoàn thành, thông tin tất cả đơn hàng sẽ được hiển thị ở cột “Đơn mới”. Đơn hàng sẽ tự động được chuyển sang các cột “Khách xác nhận” và “Hoàn thành” theo tình hình thực tế. 

Ngoài ra, tại Quy trình đơn cho phép thiết lập đơn theo từng mảng. Ví dụ đơn Đồ gia dụng, Công nghệ – điện tử, Mỹ phẩm,…. Phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh đa lĩnh vực. Quá trình phân chia công việc và theo dõi hiệu quả dễ dàng và tách biệt. 

Trang “Subiz live”: Theo dõi hoạt động và bám đuổi khách hàng mục tiêu

Nếu trước đây bạn khó có thể biết được có bao nhiêu khách hàng truy cập Website, ai đang xem và hoạt động trên những kênh nào thì giờ đây Subiz live sẽ thực hiện tốt điều đó. 

Với mỗi tài khoản Agent, Subiz cung cấp cho bạn quyền quan sát hoạt động khách hàng.

Tại mục [Tổng quan] trên trang bạn sẽ biết được: 

• Có bao nhiêu người hoạt động trên trang
• Trang nhiều người xem nhất 

Tại mục [Khách truy cập] cho phép theo dõi hoạt động khách hàng chi tiết.

Subiz live theo dõi hoạt động khách hàng trên Website

Ví dụ ở hình ảnh trên: Bạn Trương Trung Hà ở Thanh Sơn đang hoạt động tại trang https://app.subiz.com.vn/ tới từ nguồn Referring. Điều đó cho thấy bạn Trung đã đăng ký dùng thử tài khoản Subiz và có nhu cầu thật sự. Để giúp hỗ trợ khách hàng sử dụng tốt hơn bạn có thể ấn vào ô màu xanh “Chào khách” để mời bạn Hà tham gia vào hội thoại, tư vấn sử dụng.

Có thể chủ động lọc danh sách khách hàng truy cập theo nguồn tại truy cập theo điều kiện. Danh sách khách hàng hiển thị theo đúng điều kiện. Thông tin khách hàng là cơ sở dữ liệu quan trọng để cá nhân hóa và chuyển đổi khách hàng mục tiêu thành khách hàng sử dụng thật sự, trung thành tạo ra giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài ra, chỉ số khách hàng hoạt động trên Website thể hiện mức các chiến dịch tiếp cận từ đó điều chỉnh phù hợp, thúc đẩy hiệu quả theo từng giai đoạn và mục tiêu đề ra. 

Trang “Khách hàng tiềm năng”: Quản lý danh sách khách hàng

Những khách hàng đã từng tương tác tới bạn qua bất kỳ hình thức nào tức là khách hàng tiềm năng. 

Trên Subiz, một khách mới được chuyển thành khách tiềm năng khi:

• Khách đã có số điện thoại
• Khách đã có email
• Khách nhắn tin từ Fanpage
• Khách nhắn tin từ Zalo

Khi bạn cần tổng hợp danh sách khách tiềm năng và cần thực hiện các chiến dịch chăm sóc hoặc tiếp thị lại cho khách tiềm năng, bạn sẽ sử dụng trang KHÁCH TIỀM NĂNG.

Cung cấp tất cả dữ liệu khách hàng. Click vào từng khách hàng cụ thể thông tin chi tiết sẽ hiển thị bao gồm tên, số điện thoại, email, kênh – lịch sử tương tác,….. Ngoài ra, để tiện lợi cho quá trình bám đuổi khách hàng mục tiêu, tư vấn viên có thể phân chia theo nhóm khách hàng theo giai đoạn cụ thể như tiềm năng – đang theo dõi – dùng thử – chất lượng ở cột khách hàng. Nếu sử dụng Popup để thu hút khách hàng tiềm năng, popup được chia thành nhiều loại. Ví dụ:

Theo đó thông tin khách hàng hiển thị cũng sẽ được chia theo từng popup. Ví dụ khách hàng tới từ Popup, xem được có bao nhiêu, tới từ những chiến dịch Popup nào, họ là ai,…

Bạn cũng có thể nhóm khách hàng từ nhiều điểm chạm qua nguồn lọc hội thoại. Tạo điều kiện thuận lợi để phân chia công việc quản lý theo từng lĩnh vực. 

Bạn đang quản lý nhiều website, nhiều Fanpage và nhiều Zalo OA khác nhau. Muốn biết cụ thể có bao nhiêu khách hàng đến từ Fanpage A? Có bao nhiêu khách đến từ Zalo A để gửi tin nhắn tự động messenger hay ZNS thông báo mã ưu đãi giảm giá cho khách. Tạo tệp khách hàng Fanpage/Zalo và lọc theo điều kiện kênh tương tác sẽ ra kết quả như mong muốn:

Nhóm khách hàng từ nhiều điểm chạm

Kết quả lọc giúp khoanh vùng đối tượng theo ngày, nhóm khách hàng theo điểm chạm dễ dàng. Bạn có thể lưu về trang cá nhân để cá nhân hóa, theo dõi và chăm sóc khách hàng hàng ngày. Hơn nữa, lọc dữ liệu khách hàng theo từng ngày/tuần/tháng tránh tình trạng dữ liệu mới – cũ chồng chất lên nhau, gây bỏ sót trong quá trình tham chiếu để chăm sóc lại. 

Bạn có thể sử dụng bộ lọc khách để tìm kiếm và xem nhanh được các khách hàng thỏa mãn một hay nhiều điều kiện lọc khác nhau.

Một số lưu ý khi sử dụng bộ lọc:

• Bộ lọc có thể lưu lại để sử dụng sau này
• Bộ lọc dùng cá nhân hoặc công khai cho tất cả agent trong tài khoản sử dụng.
• Agent xem được danh sách khách hàng qua bộ lọc sẽ khác nhau tùy theo phân quyền agent “ Xem hội thoại, khách tiềm năng và đơn hàng của thành viên khác” trong cài đặt agent.

Ngoài ra, bạn có một hay nhiều khách hàng muốn nhập lên Subiz, có thể thực hiện theo 2 cách sau:

• Cách 1: Vào trang KHÁCH TIỀM NĂNG > chọn nút Thêm khách
• Cách 2: Vào trang KHÁCH TIỀM NĂNG > chọn nút “…” bên phải nút Thêm khách và chọn “Nhập khách từ file”

Trang “Thống kê”: Báo cáo hoạt động trên Website

Tại trang Subiz, bạn có thể quan sát được hoạt động khách hàng và hiệu quả làm việc theo các thông số qua thống kê chi tiết gồm: 

• Thống kê lượng người dùng
• Thống kê hội thoại
• Thống kê doanh số
• Thống kê cuộc gọi
• Hiệu suất của agent

Số liệu là minh chứng về chiến lược hoạt động, từ đó đánh giá hiệu quả chat trực tuyến. 

Thống kê số lượng user (khách hàng) mới: 

Bạn có thể quan sát được có bao nhiêu lượng khách hàng vào Website và có tương tác trong một khoảng thời gian nhất định. Để làm được, lựa chọn chọn thời gian tham chiếu và kênh khách hàng tương tác. 

Subiz thống kê chi tiết hội thoại, khách hàng tiềm năng

Hình ảnh 1: Thời gian tham chiếu 15 ngày gần nhất trên tất cả các kênh, kết quả có 19,036 khách hàng mới truy cập Website. Chi tiết theo ngày (ảnh 2) thất được lượng thời gian khách hàng truy cập nhiều nhất ở 3 khung giờ là: 10h sáng, 14h và 16h chiều. 

Kết quả thống kê khách hàng cho thấy độ quan tâm của khách hàng nhiều hay ít, đâu là khoảng “thời gian vàng”. Nhờ đó, kế hoạch tiếp cận khách hàng tại các chiến dịch được xây dựng sát sao hơn để đạt hiệu quả tốt nhất. 

Thống kê hội thoại – cuộc gọi

Mức độ quan tâm sẽ đồng nghĩa với số lượng cuộc gọi và hội thoại của khách hàng. Subiz giúp bạn thống kê chi tiết có bao nhiêu khách hàng quan tâm tương tác và qua kênh nào( Website, Zalo, Fanpage, Tổng đài,… ) 

Tại Subiz, bạn có có thể xem được thời gian phản hồi của các tư vấn viên, hiệu suất trực chat. 

• Thời gian phản hồi: Tốc độ phản hồi cho thấy các tư vấn viên có phản ứng kịp thời khi có khách hàng tương tác không. Nếu không thì nguyên nhân do đâu? Tư vấn viên không làm việc tập trung hoặc nhân sự mỏng không đủ đáp ứng với lượng khách hàng đông.  Trên thực tế, khoảng thời gian tốt nhất để phản hồi tạo sự hài lòng cho khách hàng là từ 10 – 25 giây. Thời gian chờ của khách hàng lâu thì mức độ trải nghiệm càng thấp. 
• Hiệu suất Agent: Nhìn vào chỉ số hiệu suất Agent để biết được quá trình làm việc trong thời gian qua của các tư vấn viên. Với thống kê chi tiết về số lượng chat, cuộc gọi, tin nhắn, thời gian online, doanh số, đơn hàng,.. Ngoài ra, đánh giá sau chat của khách hàng và mức độ hài lòng cũng là tiêu chí quan trọng để nhận xét hiệu quả làm việc và có kế hoạch đào tạo, thay đổi phù hợp. 

Thống kê doanh số: Kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào điều bạn quan tâm nhất vấn là doanh số. Nắm bắt được tình hình doanh số theo từng ngày/giai đoạn tăng hay tụt lùi rất quan trọng để dẫn dắt công ty phát triển. Tại trang “Thống kê” không chỉ xem được tổng doanh số mà còn chi tiết theo từng sản phẩm, thời gian, người phụ trách, kênh hoạt động và chiến dịch. 

Ngoài ra những đơn hàng bị hủy, lý do, giá trị cũng sẽ hiển thị chi tiết. Nhờ đó quá trình quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn.

Nút “Tổng đài”: Nghe – gọi nhanh trên Dashboard Subiz

Xuyên suốt các trang, bạn sẽ thấy nút biểu tượng điện thoại màu xanh hiển thị ở một vị trí góc màn hình bên phải đó là nút “Tổng đài”. Khi tích hợp số tổng đài lên Subiz, bạn có thể thực hiện cuộc gọi ngay trên máy tính có kết nối tai ngay tổng đài. 

Dữ liệu khách hàng được tự động lưu trên hệ thống. Không cần bấm số, chỉ một click chuột vào số điện thoại cần gặp bạn sẽ được kết nối ngay với khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể kết nối số máy nội bộ để trao đổi công việc mà không mất phí cước gọi. 

Tổng đài Subiz cho phép kết nối nhiều thiết bị ngoài máy tính. Để đảm bảo chất lượng âm thanh ổn định, bạn có thể kết nối với điện thoại bàn VoIP. Tính chất công việc thường xuyên phải ra ngoài, nhưng vẫn cần đảm bảo sẵn sàng chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi thì Subiz khuyên bạn nên sử dụng điện thoại thông minh có cài đặt Subiz app mobile. 

Cách ứng dụng – tính năng tiện ích

Ứng dụng tiện ích về:

• Sản phẩm: Quản lý sản phẩm doanh nghiệp bạn đang có
• Tiện ích Web: Sáng tạo Website và thu hút khách hàng bằng việc thiết lập chương trình khuyến mãi chạy trên Website, Popup kêu gọi hành động hoặc thông báo đơn hàng khi có. 
• Danh sách bot: Kịch bản bot tự động tiếp cận khách hàng theo từng chiến dịch như trả lời trên Fanpage, chào khách vào Website, quảng cáo sản phẩm, bot trả lời đa kênh,… Tùy từng mục đích sử dụng, bạn tự động thiết lập bot hoặc sử dụng kịch bản có sẵn từ đó xem số lượng hội thoại và đánh giá hiệu quả đạt được. 

Tính năng nhắc việc (Task)

Cho phép ghi lại và thiết lập thời gian nhắc nhở những sự vụ quan trọng. Ví dụ 5h có cuộc họp với khách hàng. Thay vì chăm chăm nhìn nhờ, chỉ cài đặt thời gian nhắc nhở theo khung giờ mong muốn tại Subiz.  

Bạn cũng có thể tạo nhắc việc tới người khác. Trong quá trình làm việc cần phải giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Việc giao việc bằng miệng hoặc nhắn tin qua một công cụ chat có thể khiến bạn quên, quá trình chuyển giao việc không rõ ràng và khó nắm bắt được tình hình xử lý công việc. 

Sử dụng tính năng Task nhắc việc của Subiz, quá trình bàn giao nhiệm vụ cho từng người, từng bộ phận minh bạch và có thời gian cụ thể để quan sát và theo dõi hiệu quả, mức độ hoàn thành. 

Tính năng thông báo

Như đúng tên gọi, thông báo tất cả các hoạt động của khách hàng trên Website gồm khách vào trang, khách thoát trang, khách vào lần đầu, khách quay trở lại. Ngoài ra, đơn hàng được thiết lập từ khách hàng cũng sẽ được hiển thị lên giúp tư vấn viên theo dõi dễ dàng. 

2.  Phiên bản trên Subiz app mobile.

Hiện nay Subiz đã có phiên bản app mobile 4.0 trên cả hai ứng dụng Android và IOS. Bạn có thể tải ứng dụng trực tiếp trên Smartphone tại link: https://app.subiz.com.vn/

• Lưu ý: Email và password đăng nhập như trên app.subiz.com.vn

Subiz app mobile tăng tương tác khách hàng mọi lúc nọi nơi!

Subiz app Mobile được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp bạn có thể quản lý và tương tác với khách hàng của mình nhanh chóng, bất cứ lúc nào. Tuy nhiên về mặt tính năng sẽ không hiển thị như phiên bản Website. 

Tại Subiz app mobile chỉ hiện thị danh sách hội thoại khách hàng. Các nút tính năng gồm:

• Chat với khách
• Xem danh sách khách hàng
• Xem chi tiết thông tin khách hàng
• Cài đặt thông báo và âm thanh

Chat với khách hàng: Tất cả tin nhắn của khách hàng được xuất hiện ở thanh chat. Để phản hồi tin nhắn của khách hàng, bạn kích chọn vào tin nhắn đó. Trường hợp cần chủ động chat với khách hãy gõ tên khách lên thanh tìm kiếm để hiển thị kết quả mong muốn.

Xem danh sách khách hàng truy cập: Tính năng này giúp bạn có thể theo dõi các thông tin của khách hàng tương tác từ kênh nào

 Xem chi tiết thông tin khách hàng: Để biết thông tin chi tiết của khách truy cập, bạn chọn phần tin nhắn với khách đó và click vào góc trên bên trái. Ở đây, vChat sẽ cung cấp 1 số thông tin bao gồm: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ và lịch sử tương tác trước đó.

Cài đặt cá nhân: Thiết lập ngôn ngữ, âm thanh khi có cuộc gọi – tin nhắn tới,….

Subiz App Mobile hứa hẹn thúc đẩy tương tác, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng bởi những ưu điểm nổi bật như: 

• Ưu tiên hội thoại: Để ưu tiên tập trung tốc độ trả lời khách hàng nhanh trên di động, Subiz tự động sắp xếp tin nhắn chờ phản hồi của khách hàng lên đầu. Ngoài ra, các tư vấn viên dũng dễ dàng nhận biết khách hàng tới từ nguồn nào. 
• Lịch sử hội thoại: Cho phép tìm kiếm user và tin nhắn giúp bạn chủ động tìm lại thông tin hoặc tương tác khách hàng khi cần.
• Tự động lưu trữ thông tin: Điểm mạnh của Subiz app mobile 4.0 là tự động lưu trữ thông tin. Trong trường hợp gặp sự cố về mất kết nối trên di động, mọi thông tin vẫn sẽ tự động lưu trữ trên hệ thống Subiz giúp bạn dễ dàng tìm kiếm lại. 

Chúng tôi phát triển phần mềm Subiz với hy vọng giúp doanh nghiệp tập trung tương tác nhiều kênh trên ở một nơi, thúc đẩy hiệu quả tư vấn – bán hàng online linh hoạt. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hãy liên hệ với chúng tôi!