Cần phân công công việc, theo dõi và quản lý nhiệm vụ để đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời gian, nhưng lại không biết nên tạo Task hay Ticket?

Phân biệt Task và Ticket khác nhau như thế nào? 

Task – Nhiệm vụ/Nhắc việc, đề cập đến công việc, hoạt động cụ thể cần được hoàn thành. Có thể là hành động độc lập hoặc một phần của dự án lớn hơn. Nhiệm vụ thường được liên kết với một tập hợp các hướng dẫn/mục tiêu. Người được giao có thể cá nhân hoặc đội nhóm. 

Ticket – Vé là một dạng phiếu ghi/tài liệu về một yêu cầu, vấn đề. Nó thường phát sinh từ khách hàng/người dùng đóng vai trò như một phương tiện liên lạc giữa người ra yêu cầu và nhóm giải quyết yêu cầu đó. Nhắc nhở người giải quyết phải hoàn thành công việc. Thông minh hơn Ticket thông thường, Subiz ticket nhắc nhở người tạo/được giao phải thực hiện công việc theo đúng thời gian để ra bằng cách báo đỏ những công việc quá hạn. Sử dụng để quản lý các yêu cầu, vấn đề và thắc mắc của khách hàng hoặc người dùng.

Subiz Task: nhắc việc tự động ngay cả ngoài giờ làm việc và ngày nghỉ

Về tính chất:

Subiz Task tập trung vào hành động cần thực hiện. Còn Subiz Ticket tập trung vào việc nắm bắt và giải quyết các yêu cầu cũng như vấn đề của khách hàng hoặc người dùng. 

Ticket được sử dụng để quản lý các yêu cầu, vấn đề và thắc mắc của khách hàng hoặc người dùng. Chúng thường gắn liền với các mốc thời gian, thời hạn và sự phụ thuộc của dự án. Mặt khác, vé thường được sử dụng trong hệ thống hỗ trợ khách hàng, bộ phận trợ giúp và quản lý dịch vụ, nơi chúng được sử dụng để theo dõi và ưu tiên các vấn đề của khách hàng.

Quy trình làm việc: 

Subiz Task thường được giao cho các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc. Người được giao thường chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và việc thực hiện thành công nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ cũng có thể có sự phụ thuộc, trong đó một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.

Subiz Ticket theo một quy trình làm việc khác. Họ thường được phân công vào các nhóm hoặc cá nhân khác nhau dựa trên tính chất hoặc mức độ nghiêm trọng của họ. Quyền sở hữu một Ticket có thể thay đổi trong suốt vòng đời của nó, vì nó trải qua các giai đoạn điều tra, giải quyết và kết thúc khác nhau. Điều này cho phép có chuyên môn chuyên sâu và xử lý hiệu quả các vấn đề của khách hàng.

Theo dõi và giải quyết

Subiz Task được theo dõi trong các công cụ quản lý dự án hoặc quản lý nhiệm vụ, nơi có thể theo dõi tiến độ, có thể đặt thời hạn và có thể quản lý các phần phụ thuộc. Việc hoàn thành nhiệm vụ thường được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc kết thúc sau khi chúng hoàn thành.

Subiz Ticket có một quy trình theo dõi và giải quyết chuyên dụng. Chúng được gán các mã định danh hoặc số duy nhất, cho phép dễ dàng tham khảo và truy xuất. Hệ thống bán vé thường bao gồm các tính năng như phân loại, ưu tiên và leo thang, cho phép theo dõi và giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả. Khi một yêu cầu được giải quyết, nó sẽ bị đóng và khách hàng sẽ được thông báo về cách giải quyết.

Các Case ứng dụng Ticket và Task  Subiz trong thực tế

Task và Ticket đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc hiệu quả mà Doanh nghiệp nào cũng cần. Nó giúp kiểm soát, phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, đặt lịch phân bổ công việc cho thành viên trong đội nhóm. 

Ứng dụng Task trong quản lý công việc

Tự tạo nhắc việc cho bản thân: tự tạo và sắp xếp các công việc bản thân phải hoàn thành, chỉ người tạo task có thể xem và theo dõi tình trạng công việc, trừ khi bạn tag người khác vào công việc đó.

Đăng nhập App.subiz.com.vn > click chuột vào nút tính năng V – Nhắc việc ở góc màn hình bên phải> Tạo mới.

Tùy vào nhiệm vụ công việc, sẽ lựa chọn người phụ trách cho chính mình hoặc giao cho người khác. Chọn thời gian hoàn thành. 

Cuối cùng ấn Tạo để hoàn thành. 

Giao công việc chủ động: Bạn quản lý một dự án và cần phân chia công việc tới các cá nhân/đội nhóm. Thực hiện giao tác giao việc với Task, sau đó những người phụ trách sẽ nhận được thông báo về công việc đó, người giao việc và người phụ trách sẽ xem được tình trạng hoàn thành công việc đó.

Đăng nhập App.subiz.com.vn > click chuột vào nút tính năng V – Nhắc việc ở góc màn hình bên phải> Tạo mới.

Chọn người phụ trách: Người sẽ được giao để thực hiện công việc này.

Thời gian: Thời gian cần hoàn thành công việc.

Nhắc tôi: Có thể chọn hoặc không. 

Ấn Tạo để hoàn thành.

Giao việc tự động (nhắc việc tự động): 

Hệ thống Subiz sẽ tự động tạo nhắc việc cho đối tượng phụ trách theo cài đặt của bạn, và hiển thị nhắc việc tự động theo thời gian đã thiết lập sẵn.

Tức mỗi khi khách hàng nhắn tin tới, khi thực hiện hết nhiệm vụ chào/hỏi thông tin khách hoặc khi không xử lý được câu hỏi, bot sẽ chủ động phân phối tới Agent phụ trách. “Tạo nhắc việc” sẽ được thực hiện sau bước này nếu Agent không trả lời hoặc không xử lý vấn đề của khách hàng. 

Bot giao việc tự động khi có tin nhắn

Cách tạo nhắc việc Bot: Cài đặt>Bot>Tạo bot. 

Thiết lập bot, tới phân khúc Agent không trả lời, bạn click vào dấu ‘+” > chọn “Tạo nhắc việc”.

Bot tạo nhắc việc tới người phụ trách

Tại đây bạn sẽ thiết lập nhắc việc với 

• Tiêu đề công việc
• Chọn agent phụ trách công việc 
• Hạn xử lý công việc
• “Agent theo dõi” công việc đó.

Sử dụng Ticket trong chăm sóc khách hàng

Với mỗi trường hợp, ticket Subiz được sử dụng linh hoạt khác nhau. Ticket có thể được từ người quản lý hoặc các nhân viên được cấp quyền. 

Nhắc việc tự động khi có cuộc gọi nhỡ

Các cuộc gọi nhỡ trong và ngoài giờ làm việc thường xuyên xảy ra. Nhắc việc với cuộc gọi nhỡ sẽ giúp các Agent dễ dàng gọi lại, tư vấn, tránh đánh mất khách hàng tiềm năng hoặc tạo trải nghiệm không tốt.

Cũng như Bot nhắc việc, nhắc việc khi có cuộc gọi nhỡ sẽ được giao tới người phụ trách. Hiển thị thông báo nhắc việc tới khi Agent đã hoàn thiện.

Cách tạo nhắc việc cuộc gọi nhỡ: Cài đặt> Rule phân phối > Tạo rule > chọn “Gọi điện”

Trong phần ” Agent xử lý cuộc gọi nhỡ” > chọn agent phụ trách điện lại cho khách hàng gọi nhỡ > chọn thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó.

Tạo ticket giải quyết vấn đề khách hàng 

Trước tiên cần tạo loại phiếu ghi. 

Đăng nhập app.subiz.com.vn > Cài đặt> Loại phiếu ghi> Tạo mới. 

Tên: Tùy từng mục đích sử dụng, bạn tạo phiếu ghi ứng với nhu cầu sử dụng. Ví dụ Khách hàng tiềm năng, Thanh toán/gia hạn,….

Phân loại: Lựa chọn cho theo loại phiếu sử dụng cho khách hàng hoặc nội bộ trong công ty. Khách hàng (các phiếu ghi liên quan trực tiếp tới một vấn đề của khách hàng, cần tương tác với khách hàng để xử lý). Nội bộ (Phiếu ghi để theo dõi vấn đề của nội bộ, không liên quan hay cần quá nhiều tương tác với khách hàng.)

Thành viên: Có thể thêm 1 hoặc nhiều người để quản lý loại thẻ ghi này. 

Trường dữ liệu tùy chỉnh: Có thể thêm hoặc không

Cuối cùng ấn Lưu để hoàn thành tạo loại phiếu. 

Tạo ticket quản lý công việc trực tiếp 

Bạn có thể tạo trực tiếp trên phiếu ghi

Vào tạo mới >Thêm:

Tiêu đề: Tiêu đề của phiếu giao việc

Chọn loại phiếu: Chọn loại nào thì ticket sẽ hiển thị trong tệp danh sách của loại phiếu đã tạo trước đó. 

Phụ trách: Thêm người phụ trách công việc 

Trạng thái Mở (bắt đầu công việc), Đóng (ticket hoàn thiện), Đợi (thời gian chờ khách phản hồi). 

Mức độ: Ưu tiên/chưa ưu tiên/khẩn cấp được lựa chọn tùy vào từng vấn đề.

file đính kèm: Các tệp đính kèm liên quan, có thể là chi tiết sản phẩm hoặc chi tiết khiếu nại, hình ảnh… Có thể có hoặc không.

Nhấn Tạo mới để hoàn thành ticket. 

Tạo ticket trực tiếp phát sinh từ khách hàng trên trang Tin Nhắn

Khách hàng tương tác, để lại thông tin và vấn đề cần xử lý. Có thể tạo ngay Ticket tại đây mà không cần rời tới trang Phiếu ghi. 

Thanh màn hình bên tay trái> Phiếu ghi> Tạo mới.

Ngay khi tạo thành công. Sẽ có 1 Ticket hiển thị ở dưới để nhắc nhở công việc bạn cần thực hiện. 

Task và Ticket đều có nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Việc phân định rõ để sử dụng đúng cách rất quan trọng để phát huy hiệu quả của từng tính năng.