Khủng hoảng truyền thông đã trở thành một trong những thách thức nghiêm trọng và phức tạp trong thời đại hiện đại. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và mạng xã hội, thông tin có thể lan truyền rộng rãi và nhanh chóng, đồng thời cũng dễ dàng bị nhiễu loạn và lệch lạc. Khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra với tốc độ chóng mặt và gây ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp, cá nhân hoặc xã hội.

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Khủng hoảng truyền thông đối là tình huống khi thông tin hoặc sự kiện liên quan đến thương hiệu gây ra tác động tiêu cực đến hình ảnh, danh tiếng và uy tín của thương hiệu đó. Nó có thể dẫn đến mất mát khách hàng, giảm doanh số bán hàng, sụt giá trị cổ phiếu, sự mất lòng tin từ cộng đồng đầu tư và đối tác… 

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Có nhiều nguyên nhân và tình huống có thể gây ra khủng hoảng truyền thông, bao gồm:

Lỗi xảy ra từ sản phẩm hoặc dịch vụ: Khi sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu gây ra vấn đề, gây hại cho khách hàng…, nó có thể gây ra khủng hoảng truyền thông. 

Quảng cáo gây tranh cãi: Nếu quảng cáo được xem là nhạy cảm, thiếu văn minh, hay phân biệt chủng tộc, phân biệt đối xử… có thể gây ra khủng hoảng truyền thông đối với thương hiệu.

Lỗi giao tiếp và khả năng đáp ứng: Phản hồi chậm chạp, thông tin không chính xác hoặc lời xin lỗi không đúng cách từ thương hiệu trong các tình huống khẩn cấp có thể khiến khủng hoảng truyền thông trầm trọng hơn.

Sự cạnh tranh: Các hành động cạnh tranh không công bằng từ các đối thủ cạnh tranh như: tung tin đồn, phá hoại danh tiếng của thương hiệu… có thể gây ra khủng hoảng truyền thông đối với thương hiệu.

Quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông

Quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông thường gồm 4 bước sau:

Bước 1: Phát hiện khủng hoảng, phân tích và đánh giá

Đây là giai đoạn quan trọng để nhận biết và đánh giá sự xuất hiện của khủng hoảng truyền thông. Dưới đây là các bước để phát hiện, phân tích và đánh giá khủng hoảng truyền thông trong giai đoạn đầu:

Theo dõi và giám sát: Theo dõi các nguồn tin tức, mạng xã hội, trang web, diễn đàn hoặc bất kỳ kênh truyền thông nào liên quan đến tổ chức hoặc vấn đề bạn quan tâm. Tìm hiểu về ý kiến ​​của công chúng và nhận biết những dấu hiệu sớm của khủng hoảng truyền thông.

Phản hồi công chúng: Lắng nghe phản hồi của công chúng, bao gồm cả phản hồi trực tiếp từ người tiêu dùng, các nhóm cộng đồng, các chuyên gia hoặc bất kỳ bên liên quan nào. Khi khủng hoảng truyền thông xảy ra, bước đầu tiên cần có phản hồi nhanh chóng để xoa dịu dư luận, với các nội dung như: công khai xin lỗi, thông báo ghi nhận tình hình hiện tại và hứa hẹn điều tra làm rõ vụ việc, phương hướng giải quyết vấn đề (nếu có thể xác định được sớm)… 

Phát hiện khủng hoảng, phân tích và đánh giá sớm sẽ giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp

Xác định yếu tố gây khủng hoảng: Xem xét và phân tích các yếu tố gây ra khủng hoảng, chẳng hạn như thông tin sai lệch, sự hiểu lầm, tin đồn, phân biệt chủng tộc, lỗi quảng cáo hoặc hành động gây tranh cãi.

Đánh giá tác động: Xác định tác động của khủng hoảng truyền thông lên tổ chức, thương hiệu hoặc cá nhân. Đánh giá mức độ nghiêm trọng của tác động, chẳng hạn như mất lòng tin từ khách hàng, tác động tới doanh số bán hàng, ảnh hưởng đến hình ảnh công ty hoặc danh tiếng cá nhân.

Bước đầu này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khủng hoảng truyền thông, xác định các yếu tố gây khủng hoảng, đánh giá tác động và mức độ nghiêm trọng của nó. Điều này là căn cứ để xây dựng kế hoạch và đề xuất các giải pháp trong các bước tiếp theo của quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông.

Bước 2: Lập kế hoạch và đề xuất giải pháp

Sau khi phân tích và đánh giá khủng hoảng, bước tiếp theo là lập kế hoạch và đề xuất giải pháp để xử lý tình huống:

Xác định mục tiêu: Mục tiêu có thể liên quan đến việc khắc phục hậu quả khủng hoảng, giảm thiểu tổn thất tài sản, phục hồi danh tiếng, …

Xác định nguồn lực: Đánh giá các nguồn lực có sẵn để triển khai kế hoạch. Điều này bao gồm xác định nguồn nhân lực, tài chính, … và sự hỗ trợ từ các bên liên quan. 

Đề xuất giải pháp: Các giải pháp này có thể bao gồm việc sửa đổi chiến dịch truyền thông, đưa ra công bố đính chính, xin lỗi với công chúng, xây dựng chiến lược truyền thông mới, thiết lập quy trình kiểm duyệt chặt chẽ hơn.

Xây dựng kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thể để triển khai các giải pháp. Định rõ các bước thực hiện, nguồn lực cần thiết, thời gian và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm liên quan.

Tính toán rủi ro: Đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch và đề xuất các biện pháp để giảm thiểu rủi ro.

Xác định chỉ số thành công: Định rõ các chỉ số và tiêu chí để đánh giá hiệu quả của các giải pháp được triển khai. Điều này giúp bạn đo lường và đánh giá kết quả cuối cùng.

Bước 3: Thực hiện kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông

Dưới đây là các bước thực hiện giải pháp để giảm khủng hoảng truyền thông: 

Thực hiện kế hoạch: Triển khai các biện pháp đã đề xuất trong kế hoạch xử lý khủng hoảng, bao gồm việc thực hiện các hoạt động, triển khai các nguồn lực và xử lý các vấn đề xuất hiện trong quá trình thực hiện. Các biện pháp cần được tiến hành theo thứ tự ưu tiên và được điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết.

Kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông cần được tiến hành theo thứ tự ưu tiên

Quản lý thông tin: Quản lý thông tin liên quan đến khủng hoảng bao gồm việc thu thập thông tin từ các nguồn đáng tin cậy, theo dõi và đánh giá thông tin, xử lý thông tin nhạy cảm và phân phối thông tin đúng người, đúng thời điểm. Phản hồi và đối phó với thông tin sai lệch, tin đồn hoặc phản ứng tiêu cực. Tương tác với người dùng, trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin chính xác.

Tương tác với công chúng và truyền thông: Xây dựng một chiến lược tương tác công chúng và truyền thông để thông báo về tình hình khủng hoảng như: tổ chức cuộc họp, hội thảo, sự kiện hoặc thông qua các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, mạng xã hội, và các kênh truyền thông khác. Tương tác với công chúng và truyền thông cần được thực hiện một cách mở và chân thành, lắng nghe phản hồi và đáp ứng các câu hỏi và mối quan tâm.

Bước 4: Đánh giá và học hỏi

Bước quan trọng cuối cùng là đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện và rút ra bài học để cải thiện quản lý khủng hoảng truyền thông trong tương lai:

Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện bằng cách so sánh kết quả đã đạt được với các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch. Xác định những thành công và thất bại, đo lường các chỉ số và tiêu chí quan trọng, và đánh giá sự ảnh hưởng và tác động của các biện pháp đã triển khai.

Phân tích bài học: Rút ra bài học từ kinh nghiệm đã trải qua để cải thiện quản lý khủng hoảng trong tương lai. Phân tích các yếu điểm, thách thức, và điểm mạnh của kế hoạch và các biện pháp đã thực hiện. Xác định những gì đã hoạt động tốt, cần được tiếp tục và những gì cần cải thiện và điều chỉnh.

Cải thiện quy trình: Dựa trên các bài học đã rút ra, cải thiện quy trình quản lý khủng hoảng. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch, tăng cường khả năng đối phó và ứng phó, cải thiện quy trình liên lạc và thông tin, và nâng cao khả năng lãnh đạo và quản lý tình huống. Đặt ra các tiêu chí đo lường hiệu quả và xác định các cơ chế đánh giá để theo dõi và đánh giá quy trình quản lý khủng hoảng trong tương lai.

Xem thêm: [Infographic] – Xử lý khủng hoảng truyền thông mạng xã hội

Case study khủng hoảng truyền thông của Dove

Khủng hoảng truyền thông của Dove năm 2017 là một ví dụ tiêu biểu về cách một chiến dịch quảng cáo gặp khủng hoảng và cách họ xử lý vấn đề này. Trong chiến dịch đó, Dove đã phát hành một đoạn video quảng cáo trên mạng xã hội, nhằm mô phỏng một quy trình làm sạch da. Tuy nhiên, video này đã gây tranh cãi và nhận được phản ứng tiêu cực từ cộng đồng mạng.

Khủng hoảng truyền thông của Dove là một case study tiêu biểu về cách xử lý khủng hoảng truyền thông

Video quảng cáo của Dove được cho là mang tính phân biệt chủng tộc khi nó hiển thị một người phụ nữ da màu bị lột một lớp màu da để trở thành một người phụ nữ da trắng. Điều này đã tạo ra sự hiểu lầm rằng Dove đang ngụ ý rằng da trắng là chuẩn mực đẹp và ưu tiên hơn so với da màu.

Sau khi gây ra sự phẫn nộ và chỉ trích từ công chúng, Dove đã phải đối mặt với một khủng hoảng truyền thông nghiêm trọng. Tuy nhiên, họ đã nhanh chóng xử lý vấn đề này. Dưới đây là các bước chính mà Dove đã thực hiện trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông của họ:

Phản hồi nhanh chóng: Dove đã phản ứng một cách nhanh chóng khi nhận thấy phản hồi tiêu cực từ công chúng. Họ đã đăng bài viết trên mạng xã hội xin lỗi và công nhận sai lầm của họ.

Từ chối phân biệt chủng tộc: Dove đã lắng nghe phản hồi và tiếp thu ý kiến ​​của công chúng và người tiêu dùng, đưa ra thông báo khẳng định rằng việc phân biệt chủng tộc không phải là mục đích của chiến dịch quảng cáo và xác nhận cam kết của họ về sự đa dạng và bình đẳng. 

Rà soát và đổi mới: Dove đã rà soát lại quy trình kiểm duyệt chiến dịch quảng cáo của họ. Họ cam kết cải thiện quy trình này để đảm bảo việc kiểm soát thông tin và tránh những phản ứng tiêu cực tương tự trong tương lai.

Case study khủng hoảng truyền thông của Dove là một ví dụ cho thấy tầm quan trọng của xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh chóng. Cách xử lý khủng hoảng truyền thông mạnh mẽ và đáng tin cậy đã giúp Dove hồi phục lòng tin và tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách bền vững.

Mặc dù khủng hoảng truyền thông mang đến nhiều khó khăn và thiệt hại cho doanh nghiệp, nhưng việc giải quyết nó một cách khéo léo có thể mang lại những lợi ích vượt ngoài mong đợi như tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng uy tín, lòng tin và sự tín nhiệm từ khách hàng, tăng doanh thu và tạo cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông và học hỏi từ những trường hợp đã xảy ra, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực của mình để xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả và xây dựng chiến lược truyền thông mới đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp.