Với mục tiêu mang lại hiệu quả, chất lượng dịch vụ khách hàng được tốt nhất. Ngoài việc sử dụng các tính năng như live chat, chatbox, popup thông minh. Hiện nay, Subiz chúng tôi đã bổ sung thêm tổng đài ảo Cloud. Vậy tổng đài ảo Cloud là gì? 7 lợi ích mang lại cho doanh nghiệp khi lựa chọn tổng đài ảo Cloud. Cùng tìm hiểu ngay nhé !

Tổng đài ảo Cloud là gì? 

Tổng đài ảo Cloud là dịch vụ nghe – gọi tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như Voip, CRM, AI nhằm giúp doanh nghiệp tự động hóa, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tiết kiệm chi phí một cách tối ưu nhất. 

Điều đặc biệt ở tổng đài ảo Cloud là giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu khách hàng, kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không chỉ là chức năng nghe – gọi thông thường. Các đặc điểm nổi bật có thể kể đến như sau:

• Nghe – gọi cùng lúc nhiều cuộc gọi
• Dễ dàng chuyển tiếp cuộc gọi qua các bộ phận liên quan
• Ghi âm hội thoại
• Quản lý, báo cáo thống kê chi tiết 
• Kết nối đa dạng thiết bị
• ….

Tổng đài ảo Cloud

Tuy nhiên, tổng đài ảo Cloud vẫn có một vài điểm yếu nhất định, cụ thể:

• Tính bảo mật: bạn cần cân nhắc uy tín trước khi sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp tổng đài vì có thể rất dễ bị lộ thông tin khách hàng, cuộc hội thoại, nội bộ,..
• Hoạt động hoàn toàn trên internet: bạn nên chuẩn bị tinh thần khi trường hợp rớt mạng xảy ra, điều này dẫn đến ngắt hoàn toàn cuộc hội thoại, giảm chất lượng cuộc gọi. 

Những lợi ích khi lựa chọn tổng đài ảo Cloud

So với tổng đài truyền thống thì tổng đài ảo Cloud có một vài lợi ích sau đây mà doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng:

Cài đặt nhanh chóng và tiết kiệm chi phí

Nếu bạn đang sử dụng tổng đài truyền thống, bạn sẽ phải trả một khoản tiền khá lớn để bảo trì thiết bị lưu trữ thông tin, các phần mềm quản lý như bán hàng, kế toán,.. thậm chí là số lượng nhân viên làm trong tổng đài cũng đông hơn. Nhưng nếu bạn sử dụng tổng đài ảo, toàn bộ thông tin được lưu trữ hoàn toàn trên diễn đàn và bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào bạn muốn chỉ cần có internet, hơn nữa các hoạt động này sẽ được thực hiện bởi nhà cung cấp tổng đài và bạn sẽ không phải tốn thêm bất kỳ khoản phí nào cả cũng như không cần quá nhiều người để vận hành tổng đài ảo. 

Bên cạnh đó, việc cài đặt tổng đài ảo cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn vì giao diện Cloud đã được thiết đặt sẵn. Điều bạn cần làm là nhập đầy đủ các thông tin là đã cài đặt thành công. Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh giao diện theo cách bạn muốn nữa đấy. 

Kết nối đa thiết bị 

Một tổng đài ảo có thể kết nối nhiều máy tính, nhiều thiết bị như điện thoại di động, điện thoại bàn,… Vì vậy, việc thực hiện nhiều cuộc gọi, ghi âm hội thoại, thống kê chi tiết dữ liệu cũng được hoạt động một cách trơn tru hơn. Bạn có thể mở rộng kết nối không giới hạn, điều này giúp bạn dễ dàng quản lý cuộc gọi ra – vào của khách hàng được tối ưu. 

Tổng đài ảo Cloud kết nối đa thiết bị

Thời gian hoạt động linh hoạt

Khi có khách hàng gọi đến, tổng đài ảo sẽ tự động chuyển tiếp qua các thiết bị. Bởi vì có rất nhiều máy tính, điện thoại được kết nối nên bạn sẽ không lo về vấn đề kẹt máy hoặc thời gian khách hàng phải chờ đợi quá lâu, tất cả sẽ được điều hướng và kiểm soát bởi tổng đài ảo. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian để tập trung làm những công việc khác trong lúc chờ đợi cuộc gọi từ khách hàng. 

Thân thiện di động

Không nhất thiết phải có máy tính bạn mới có thể truy cập và sử dụng các tính năng của tổng đài ảo. Do vậy, các nhà cung cấp cho phép bạn sử dụng điện thoại thông minh cả hệ điều hành cả iOS và Android và chỉ cần bạn có internet là có thể truy cập toàn bộ các tính năng của tổng đài. 

Thân thiện di động nâng cao trải nghiệm khách hàng

Tích hợp tự động hóa

Tích hợp CRM cho phép doanh nghiệp đồng bộ thông tin khách hàng ở đa kênh giúp bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý. Ví dụ: khách hàng để lại số điện thoại trên Facebook, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và sắp xếp. Khi khách hàng gọi đến, hệ thống sẽ hiển thị thông tin cũng như khách hàng đến từ kênh nào. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời thông tin khách hàng muốn trao đổi, nhanh chóng xây dựng kịch bản tư vấn phù hợp. 

Tích hợp công nghệ AI giúp chuyển đổi ngôn ngữ text bằng giọng nói. Ngoài việc tiết kiệm chi phí thuê nhân viên đọc thoại lời chào khi khách hàng gọi đến thì đây cũng là một tính năng thể hiện sự chuyên nghiệp. Lời thoại AI, giọng điệu, âm lượng nhạc chờ, tốc độ nói cũng được điều chỉnh phù hợp theo ý muốn của doanh nghiệp. Chính điều này giúp bạn mang lại trải nghiệm khách hàng tích cực hơn. 

Cài đặt đổ chuông hỗ trợ phân chia cuộc gọi cho các nhân viên tư vấn. Bạn có thể thiết lập thứ tự đổ chuông, phân chia theo thời gian. Ví dụ: khi khách hàng gọi đến, sau 10s nhân viên tư vấn không nghe sẽ được chuyển tiếp đến máy khác hoặc bạn có thể cài đặt theo khung giờ: sáng (Ngân) và chiều (Thúy) sẽ phụ trách nhận cuộc gọi. 

Có thể thấy, tổng đài ảo Cloud với nhiều tính năng mới sẽ đồng hành – hỗ trợ cùng doanh nghiệp trên con đường mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong các kế hoạch sắp tới.