Tổng đài ảo Cloud trở thành giải pháp của nhiều doanh nghiệp

Sự xuất hiện của tổng đài ảo đã tạo ra một cán cân so sánh giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống. Chạy theo “cơn sốt” điện toán đám mây, nhiều doanh nghiệp đã thay thế hoàn toàn tổng đài truyền thống bằng tổng đài ảo Cloud. Đây có thể sự là giải pháp tối ưu? 

Lịch sử ra đời tổng đài từ Analog tới Cloud 

Năm 1894 là mốc lịch sử quan trọng đánh dấu sự ra đời của điện thoại. Các doanh nghiệp tại hoa kỳ đã thêm thông tin liên lạc số điện thoại vào sản phẩm. Từ đó những khách hàng có điều kiện kinh tế sở hữu điện thoại cơ cơ hội liên hệ với các công ty để phản hồi về sản phẩm và bày tỏ quan điểm, nhu cầu. Quá trình tương tác này đã giúp các công ty tối ưu sản phẩm phù hợp với khách hàng, ngược lại người dùng có trải nghiệm tốt hơn về sản phẩm. Kể từ đó phương thức chăm sóc khách hàng tại các doanh nghiệp bắt đầu được chú trọng. 

Tổng đài tạo kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp

Tổng đài Analog ra đời sử dụng công nghệ Analog, chạy trên nền tảng cáp đồng, hoạt động thông qua đường line bưu điện. Để sử dụng được tổng đài Analog cần phải kết nối đường dây từ nhà mạng – cột điện – văn phòng công ty. 

Năm 1960 Trung tâm cuộc gọi ra đời (Call Center) – “giai đoạn trứng nước” của trung tâm cuộc gọi tạo tiền đề hình thành tổng đài điện thoại chăm sóc khách hàng ngày nay. Bước sang giai đoạn 4.0, với sự xuất hiện của điện toán đám mây và sự phát triển của mạng internet đã mang lại một màu sắc hoàn toàn mới cho dịch vụ tổng đài với tên gọi là tổng đài ảo hay tổng đài Call Center Cloud. 

Tổng đài ảo Call Center Cloud được vận hành bằng nền tảng điện toán đám mây. Điều đó có nghĩa thay vì lưu trữ thông tin ở máy chủ thì tổng đài Cloud lưu trữ mọi thông tin dữ liệu trên nền tảng đám mây. 

Vì sao nhiều doanh nghiệp đang dần thay thế tổng đài truyền thống bằng tổng đài Cloud?

Tổng đài ảo ra đời, không ít doanh nghiệp đã ứng dụng và thay thế hoàn toàn tổng đài ảo. Mặc dù hiện nay tổng đài truyền thống vẫn có thể tiếp tục sử dụng, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn quyết định sử dụng tổng đài ảo bởi 2 lý do sau: 

Tổng đài Analog có nhiều hạn chế về chi phí và chất lượng dịch vụ

Mặc dù không thể phủ nhận được sự ra đời của tổng đài Analog đã tạo ra một bước ngoặt mới trong hoạt động kết nối khách hàng và doanh nghiệp. Tuy nhiên so với những dịch vụ ra đời sau (Call Center Cloud) tổng đài truyền thống Analog có nhiều hạn chế về tiện ích cũng như chi phí lắp đặt và vận hành. 

Tổng đài Analog cần lắp đặt đường dây riêng cho từng thiết bị tổng đài cứng

Để sử dụng tổng đài Analog, doanh nghiệp cần phải bỏ ra từ 10 triệu tới hàng chục triệu để lắp đặt máy cứng. Mỗi lần thêm nhân sự nhân sự đồng nghiệp phải lắp đặt thêm phần cứng. Trong trường hợp nhân sự thu hẹp sẽ gây ra việc lãng phí thiết bị thừa. 

Tổng đài Analog sử dụng đường dây điện thoại riêng biệt. Mỗi thiết bị muốn hoạt động cần kết nối đường dây điện thoại riêng (line) bưu điện. Khi cần mở rộng hệ thống, doanh nghiệp cần tốn nhiều thời gian để thiết lập phần cứng, thêm chi phí mua card và chạy đường dây riêng lẻ cho từng máy. Hơn nữa, khi hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp cần mất khá nhiều thời gian để được hỗ trợ từ nhà cung cấp. Khoảng thời gian này đường truyền mất tín hiệu làm ảnh hưởng tới quá trình tiếp nhận cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. 

Nhược điểm lớn nhất của tổng đài truyền thống cước phí cuộc gọi đắt, được tính theo thời gian gọi thực tế. Càng nhiều cuộc gọi, thời gian gọi càng lâu thì cước phí càng cao. Điều này cũng sẽ là rào cản lớn ảnh hưởng tới tương tác của khách hàng với doanh nghiệp.

Thêm đó, số lượng người dùng và cuộc gọi của tổng đài truyền thống bị giới hạn. Tính cố định thiết bị ở văn phòng cũng là một điểm hạn chế lớn của tổng đài truyền thống. Trong trường hợp di chuyển công ty, doanh nghiệp có thể bị mất đầu số tổng đài, điều đó đồng nghĩa phải mua số mới với chi phí lớn. 

Tổng đài Call Center Cloud chi phí thấp, nhiều tiện ích

Ngược lại hoàn toàn với tổng đài truyền thống, tổng đài Call Center Cloud ra đời sau đã thể hiện được nhiều ưu thế nổi bật nhờ tích hợp công nghệ hiện đại điện toán đám mây. Tổng đài Cloud không cần kéo đường dây riêng mà chỉ cần có kết nối với mạng internet là có thể vận hành.

Tổng đài Cloud được vận hành bằng hệ thống đám mây

Chi phí lắp đặt tổng đài Cloud thấp, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký đầu số với nhà mạng, cước phí duy trì thấp. Dịch vụ tổng đài Call Center Cloud có thể kết nối với nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, Ipad,… Không những vậy, khi muốn năng cấp dịch vụ tổng đài, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng được cơ sở hạ tầng vốn có, thời gian lắp đặt phần cứng bổ sung nhanh. Đây là những lợi thế nổi bật mà tổng đài truyền thống không có được. 

Tính linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị và đầu số giúp các tư vấn viên chủ động tương tác khách hàng ở mọi lúc mọi nơi, đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng. 

Ngoài ra, tổng đài Cloud có nhiều ưu điểm nổi bật hơn tổng đài truyền thống, khiến các doanh nghiệp quyết định sử dụng như: Quản lý trực tuyến, gọi không giới hạn, rule phân phối cuộc gọi,…

Subiz Call Center Cloud – Giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng

Tính năng Call Center Cloud của Subiz là bước phát triển vượt bậc của tổng đài Cloud thế hệ mới. Subiz Call Center Cloud cho phép các tư vấn viên cùng một lúc tiếp nhận và gọi ra hàng nghìn cuộc gọi với một đầu số. 

Mọi thông tin của khách hàng sẽ được tự động lưu trữ và hiển thị trên màn hình khi có cuộc gọi, hội thoại được ghi âm chi tiết giúp các doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý khách hàng tiềm năng và đánh giá chất lượng cuộc gọi. 

Một số tính năng nổi bật của Subiz Call Center Cloud như:

• Có thể kết nối với VOIP Phone, SIP Phone hoặc smartphone, ipad, máy tính,… có cài đặt app giả lập. 
• doanh nghiệp có thể chủ động trong việc lựa chọn đầu số dạng tổng đài 1900/1800 hoặc tổng đài di động cá nhân như 09xx/08xx tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng. 
• Thiết lập hội thoại tự động, gọi lại trực tiếp từ ứng dụng.
• Lưu trữ thông tin chi tiết khách hàng, thống kê lịch sử cuộc gọi.

Ngoài tính năng Call Center Cloud, phần mềm Subiz còn cung cấp nhiều ứng dụng tiện ích trong hoạt động bán hàng như tích hợp đa kênh (Website, Fanpage, Zalo OA,…), Bot – popup tăng tương tác và chủ động nhắn tin cho khách hàng, thống kê hoạt động kinh doanh,…

Để được tư vấn và hướng dẫn sử dụng, Quý khách hàng vui lòng để lại thông tin trên hộp chat Subiz hoặc liên hệ với tư vấn viên theo Hotline 02473.021.368.