Bạn có nhớ lần cuối cùng mình do dự khi gọi đến hotline của một công ty? Có thể bạn đã nghĩ: “Liệu cuộc gọi này có tốn tiền không nhỉ?” và rồi bạn bỏ qua, tìm cách khác. Nếu khách hàng của bạn cũng đang cảm thấy như vậy, đó là một vấn đề nghiêm trọng.

Đầu số 1800 chính là giải pháp phá bỏ rào cản đó. Đây là đầu số điện thoại đặc biệt, nơi người gọi được miễn phí 100% cước cuộc gọi, toàn bộ chi phí do doanh nghiệp chi trả. Nghe đơn giản, nhưng tác động của nó lên hành vi khách hàng và hình ảnh thương hiệu thì vô cùng lớn.

Hãy tưởng tượng một khách hàng ở tỉnh xa đang cần hỗ trợ gấp về sản phẩm bạn bán. Nếu hotline là số di động thông thường, họ có thể ngần ngại vì cước ngoại mạng. Nhưng nếu đó là 1800.xxx.xxx, họ sẽ nhấc máy ngay lập tức. Ngân hàng Techcombank với đầu số 1800 6556 hay tổng đài Viettel 1800 8098 đã áp dụng điều này từ rất lâu và đạt hiệu quả vượt trội.

Xem thêm: Tổng đài dành cho doanh nghiệp là như thế nào?

Vì sao đầu số 1800 lại khác biệt so với các loại đầu số khác?

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa đầu số 1800 và 1900. Thực tế, hai loại đầu số này phục vụ những mục đích hoàn toàn khác nhau.

Với đầu số 1900, người gọi phải trả cước khoảng 1.000 đồng/phút. Doanh nghiệp có thể kiếm được chiết khấu từ cước phí này, nhưng vô tình tạo ra rào cản tâm lý cho khách hàng. Họ sẽ chỉ gọi khi thực sự cần thiết, và nếu cuộc gọi kéo dài, họ càng thêm lo lắng về chi phí.

Ngược lại, đầu số 1800 đặt khách hàng làm trung tâm. Doanh nghiệp trả toàn bộ cước phí, khách hàng hoàn toàn miễn phí. Điều này khuyến khích họ chủ động liên hệ dù chỉ là một thắc mắc nhỏ. Tất nhiên, nhược điểm là doanh nghiệp có thể bị quấy rối bởi các cuộc gọi không cần thiết, nhưng lợi ích về lâu dài vượt xa rủi ro này.

So với đầu số cố định hay di động thông thường, đầu số 1800 cũng nổi trội hơn hẳn. Nó không bị giới hạn mã vùng, khách hàng trên toàn quốc chỉ cần nhớ một số duy nhất. Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm, đầu số vẫn giữ nguyên, không làm gián đoạn liên lạc với khách hàng.

Sánh chi tiết giữa đầu số 1800 và 1900:

Tiêu chí	Đầu số 1800	Đầu số 1900
Đối tượng chịu cước	Doanh nghiệp trả toàn bộ cước phí cuộc gọi	Người gọi trả cước phí cuộc gọi
Mức cước tham khảo	~545 – 600 đồng/phút (từ điện thoại cố định)<br>~909 – 970 đồng/phút (từ di động)	~1.000 – 8.000 đồng/phút (tùy gói cước và nhà mạng)
Doanh thu từ cước	Không có. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu chi phí	Có. Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu từ 30-40% doanh thu cước
Mục đích sử dụng chính	Chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn miễn phí, giải đáp thắc mắc	Dịch vụ thương mại, giải trí, tư vấn có thu phí, bán hàng, khảo sát
Tác động đến khách hàng	Khuyến khích khách hàng chủ động gọi đến, tạo cảm giác thoải mái, được trân trọng	Khách hàng có thể e ngại khi gọi, đặc biệt với các cuộc gọi dài, làm giảm tương tác
Khả năng gọi đi	Chủ yếu nhận cuộc gọi đến. Một số nhà cung cấp có hỗ trợ gọi đi	Chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi đến, không thể gọi ra ngoài
Nhược điểm	Dễ bị quấy rối bởi các cuộc gọi không cần thiết, làm tăng chi phí cho doanh nghiệp	Chi phí cuộc gọi là rào cản tâm lý, khách hàng chỉ gọi khi thực sự cần thiết

Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách bao nhiêu cho đầu số 1800?

Đây là câu hỏi mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Chi phí cho đầu số 1800 được chia làm ba phần chính.

Thứ nhất là phí khởi tạo, khoảng 1.500.000 – 1.800.000 đồng, chỉ trả một lần duy nhất. Thứ hai là phí duy trì hàng tháng, từ 400.000 đến 500.000 đồng, tùy theo nhà mạng và độ đẹp của đầu số. Nếu bạn muốn một số dễ nhớ như dạng aaaa, chi phí có thể lên đến 10 triệu đồng mỗi tháng.

Phần chi phí biến động lớn nhất là cước cuộc gọi đến. Mỗi phút gọi từ điện thoại cố định có giá khoảng 545 – 600 đồng, từ di động là 909 – 970 đồng. Nếu doanh nghiệp của bạn nhận 1.000 cuộc gọi mỗi tháng, mỗi cuộc trung bình 5 phút, tổng chi phí cước có thể từ 2,7 đến 4,8 triệu đồng.

Tuy nhiên, đừng nhìn vào con số này như một khoản chi phí. Hãy xem đó là khoản đầu tư cho trải nghiệm khách hàng. Một khách hàng hài lòng có thể mang lại doanh thu gấp nhiều lần chi phí cuộc gọi.

Lợi ích thực sự mà đầu số 1800 mang lại cho doanh nghiệp

Khi khách hàng biết họ không mất phí, họ sẽ thoải mái gọi đến ngay khi có nhu cầu. Một bà mẹ trẻ cần tư vấn về sữa cho con sẽ không ngần ngại gọi hotline 1800 để hỏi chi tiết. Một khách hàng gặp sự cố với thiết bị điện tử sẽ chủ động liên hệ để được hướng dẫn khắc phục ngay lập tức.

Đầu số 1800 còn là công cụ xây dựng thương hiệu mạnh mẽ. Khi khách hàng thấy một doanh nghiệp sử dụng đầu số miễn cước, họ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và cam kết phục vụ tận tâm. Hình ảnh thương hiệu của bạn sẽ được nâng tầm, tạo dựng niềm tin vững chắc.

Về mặt vận hành, đầu số 1800 dễ dàng tích hợp với tổng đài ảo hiện đại. Bạn có thể thiết lập hệ thống IVR (lời chào tự động) để phân phối cuộc gọi đến đúng bộ phận, ghi âm cuộc gọi để đào tạo nhân viên, và kết nối với CRM để lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác của từng khách hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể vận hành 24/7 mà không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

Những ai nên sử dụng đầu số 1800?

Hầu hết các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ đầu số 1800, nhưng đặc biệt phù hợp với những lĩnh vực sau.

Các ngân hàng, công ty bảo hiểm và tổ chức tài chính cần một kênh tiếp nhận yêu cầu, tư vấn sản phẩm và hỗ trợ khiếu nại một cách chuyên nghiệp. Các sàn thương mại điện tử và chuỗi bán lẻ có thể sử dụng đầu số 1800 để hỗ trợ đơn hàng, đổi trả và chăm sóc sau bán.

Các công ty công nghệ và sản xuất cần một hotline để hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành và hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Các trường học, trung tâm đào tạo, bệnh viện và phòng khám có thể dùng đầu số 1800 để tư vấn tuyển sinh, đặt lịch khám và giải đáp thắc mắc.

Ngay cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng nên cân nhắc đầu tư vào đầu số 1800. Đây là cách nhanh nhất để tạo dựng uy tín và chuyên nghiệp hóa dịch vụ khách hàng ngay từ giai đoạn đầu.

Làm thế nào để đăng ký và triển khai đầu số 1800?

Quy trình đăng ký đầu số 1800 khá đơn giản, chỉ gồm ba bước chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp,
• CMND/CCCD của người đại diện,
• Thông tin liên hệ (số điện thoại, email) và tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.

Bước 2: Liên hệ và chọn đầu số

Liên hệ với các nhà mạng như VNPT, Viettel, FPT hoặc các đại lý ủy quyền uy tín. Bạn sẽ được cung cấp danh sách các đầu số trống để lựa chọn. Sau khi chọn được số ưng ý, tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp.

Bước 3: Thiết lập hệ thống và vận hành

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần lựa chọn giải pháp tổng đài phù hợp như tổng đài Cloud, IP PBX hoặc Call Center tùy theo quy mô và nhu cầu doanh nghiệp. Sau khi cấu hình hệ thống, tiến hành cài đặt IVR (lời chào tự động), thiết lập định tuyến cuộc gọi và đào tạo nhân viên vận hành.

Toàn bộ quá trình này thường mất từ 1 đến 2 tuần.

Tổng đài Subiz có tích hợp được đầu số 1800?

Có, Subiz cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tích hợp đầu số 1800, việc tích hợp chỉ mất khoảng vài tiếng. Bạn chỉ cần chuẩn bị hồ sơ (bươc 1) và đăng ký với nhà mạng (bước 2). Khi đã có đầu số, bạn yêu cầu nhà mạng trỏ về thông tin kỹ thuật của tổng đài Subiz.

Với Subiz, bạn có thể quản lý cuộc gọi thông minh với tính năng ghi âm, phân phối cuộc gọi tự động và báo cáo chi tiết. Hệ thống kết nối trực tiếp với CRM để lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác, giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của từng khách hàng.

Đặc biệt, chi phí tại Subiz minh bạch, không phát sinh, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Bạn không chỉ sở hữu một đầu số 1800 chuyên nghiệp, mà còn có một hệ thống chăm sóc khách hàng toàn diện, giúp tối ưu hóa mọi tương tác và gia tăng doanh số.

Đầu số 1800 không chỉ là một số điện thoại. Đó là cam kết về chất lượng dịch vụ, là cầu nối miễn phí giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận doanh nghiệp bạn. Đừng để chi phí cuộc gọi trở thành rào cản giữa bạn và khách hàng. Hãy đầu tư ngay hôm nay để xây dựng một kênh liên lạc chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả.