Tổng đài ảo là dịch vụ nghe – gọi bằng việc tích hợp sử dụng công nghệ hiện đại nhằm cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho doanh nghiệp và cải thiện doanh thu. Do đó, để tổng đài ảo hoạt động trơn tru và khắc phục các sự cố xảy ra, bạn cần nắm được một số lỗi cơ bản khi sử dụng tổng đài ảo và cách khắc phục. Cùng tham khảo thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này !

Một số lỗi cơ bản của tổng đài ảo

Thông thường, các doanh nghiệp rất ít khi quan tâm đến những lỗi cơ bản khi sử dụng tổng đài. Hầu hết, khi họ bắt đầu nhận được các phản hồi tiêu cực từ chính khách hàng của họ thì họ mới nhận ra tầm quan trọng của tổng đài ảo trong quá trình dịch vụ khách hàng. Điều này ảnh hưởng rất lớn và gây nên nhiều hệ quả liên quan đến quy trình kinh doanh, làm mất tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng tổng đài ảo 

Bạn có đang gặp phải những tình trạng dưới đây. Hãy cùng tìm hiểu xem tại sao xảy ra và cách khắc phục sự cố như thế nào.

Không thể thực hiện cuộc gọi trên hệ thống tổng đài ảo

Không thể thực hiện cuộc gọi trên hệ thống hoặc cuộc gọi bị ngắt ngay lập tức là một lỗi khá phổ biến và có thể do một số nguyên nhân sau đây:

• Đầu số chưa được nhà mạng phê duyệt khi cung cấp cho tổng đài
• Đầu số chưa được gán vào tài khoản tổng đài hoặc đầu số bị thu hồi do hết hạn sử dụng
• Lỗi do thiết bị 
• Lỗi do nhà cung cấp mạng internet

Người nhận đã từ chối cuộc gọi nhưng tổng đài vẫn kết nối và đếm giây 

Người nhận đã từ chối cuộc gọi nhưng tổng đài vẫn đếm giây hoặc người nhận không nghe bạn nói hay cuộc gọi đã thực hiện bên phía bạn nhưng bên phía người nhận không đổ chuông. Có thể xảy ra 2 nguyên nhân sau:

• Lỗi do thiết bị: có thể thiết bị bạn kết nối chậm, đang có tình trạng đứng máy nhẹ và phía người nghe cũng có thể tương tự. Và khi bạn gặp trường hợp tổng đài vẫn đếm giây, đừng ngần ngại thông báo cho tổng đài biết nhé, đó cũng có thể là tình trạng ảo của máy mà thôi.
• Lỗi do nhà cung cấp mạng: có thể do hệ thống mạng chưa được ổn định và vì vậy dẫn đến đối phương không nghe bạn nói, hệ thống truyền tin chậm.

Lỗi do hệ thống tín hiệu và sự cố máy chủ 

Khác với tổng đài truyền thống là sử dụng đường truyền di động thì tổng đài ảo lại dựa vào đường truyền internet. Vì vậy đảm bảo sự cố hệ thống tín hiệu rất quan trọng đối với việc vận hành, hoạt động của cả tổng đài. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý sự phân tán tín hiệu khi số thiết bị, máy chủ được kết nối với tổng đài nhiều hơn, do vậy bạn có thể lắp thêm một số modem để giúp cho đường truyền được ổn định hơn.

Hệ thống tín hiệu liên quan trực tiếp đến hoạt động của tổng đài

Cách khắc phục lỗi khi sử dụng tổng đài ảo 

Gợi ý cho bạn các bước kiểm tra khắc phục lỗi khi sử dụng tổng đài ảo giúp cho hệ thống hoạt động bình thường, đồng thời nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng được tốt hơn. 

Bước 1: Kiểm tra mạng 

Kiểm tra hệ thống đường truyền truy cập internet là bước quan trọng hàng đầu, vì tổng đài ảo hoạt động chủ yếu trên internet. Nếu có bất kỳ sự cố mạng nào xảy ra, tổng đài sẽ không thể hoạt động bình thường được, điều này sẽ ảnh hướng đến toàn bộ quy trình của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đối với các phòng ban khi làm việc với nhau cùng đều cần trao đổi qua internet sẽ thuận tiện hơn, do vậy việc kiểm tra đường truyền mạng là vô cùng cần thiết.

Hơn nữa, bạn có thể cải thiện tốc độ truyền internet bằng cách lắp đặt thêm các thiết bị phát tín hiệu (modem) xung quanh các phòng ban của doanh nghiệp. Từ đó, không chỉ hệ thống ảo hoạt động trơn tru hơn mà hiệu suất làm việc của các phòng ban cũng cải thiện đáng kể.

Cải thiện tốc độ truyền mạng nhờ modem

Bước 2: Kiểm tra hệ thống kết nối 

Bạn nên kiểm tra các thiết bị đã được kết nối đầy đủ hay chưa? Có sẵn sàng nhận cuộc gọi hay không? Cài đặt cuộc gọi chuyển tiếp có bị trùng lặp hay không? Đây là bước khá quan trọng vì giúp bạn không bỏ lỡ khách hàng nào khi có cuộc gọi thoại gọi đến. Bên cạnh đó, việc kiểm tra lại hệ thống kết nối giúp bạn dễ dàng quản lý được quy trình, nắm bắt được lịch sử cuộc gọi, ghi âm và thông tin khách hàng khi có việc gấp cần sử dụng đến.

Bước 3: Kiểm tra phiên bản cập nhật tổng đài ảo

Đây là bước được xem là bảo vệ quyền lợi sử dụng của bạn. Tổng đài ảo sẽ có những phiên bản cập nhật mới khi có những tính năng mới hoặc đã fix những lỗi khi sử dụng tổng đài. Vì vậy, việc cập nhật đầy đủ các phiên bản của tổng đài ảo sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng, tận dụng tối ưu các tính năng có trong tổng đài và giúp nâng cao dịch vụ khách hàng cho doanh nghiệp của bạn.

Bên cạnh đó, nếu bạn phát hiện bất kì một sự cố nào khác, hãy báo ngay cho tổng đài để kịp thời sửa chữa và nâng cấp.

Như vậy, với một số thông tin được cung cấp, bạn đã có thể nắm bắt rõ hơn về những lỗi cơ bản thường gặp khi sử dụng tổng đài ảo, cách khắc phục và sửa chữa. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho bạn và đừng quên gọi điện cho tổng đài để được hỗ trợ sớm nhất.