Nhập các dữ liệu thủ công để xử lý và ghi nhớ cuộc hội thoại của khách hàng có thể là việc làm khiến bạn cảm thấy tẻ nhạt và gây kém hiệu quả nhất trong quá trình làm việc. Nó không chỉ khiến bạn cảm thấy chán nản mà còn gây lãng phí thời gian, làm giảm hiệu suất làm việc. Theo các nghiên cứu, việc nhập dữ liệu thủ công sẽ lãng phí 10 giờ mỗi tuần làm việc của bạn.
“Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả.” – Bill Gates
Tự động hóa quy trình làm việc là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra trong quá trình kinh doanh. Nó được sử dụng để cải thiện các quy trình hàng ngày khiến cho công việc của bạn trôi chảy, bạn có thể tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng hơn. Tự động hóa được coi là một bước tiến hoàn toàn mới, công việc sẽ được vận hành một cách linh hoạt từ người này sang người khác mà không hề lo lắng việc bỏ sót các cuộc hội thoại. Có nhiều lợi ích khi thực hiện tự động hóa quy trình làm việc, dưới đây sẽ là những lợi ích quan trọng nhất mà tự động hóa mang đến cho doanh nghiệp của bạn:
1.Cải thiện quy trình làm việc
Mỗi doanh nghiệp luôn tìm cách để cải thiện chất lượng làm việc. Tự động hóa giúp bạn không lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết từ đó cải thiện quy trình làm việc. Những việc được lặp đi lặp lại nhiều lần mà không hề xảy ra lỗi, trong khi chúng ta có xu hướng làm chậm lại và với tốc độ khác nhau trong suốt cả ngày. Ví dụ, khi bạn muốn tiếp thị sản phẩm mới đến khách hàng và bạn tự đi giới thiệu đến từng khách hàng một, điều này tốn một khoảng thời gian lớn nhưng hiệu quả lại không cao. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cách tiếp thị tự động qua cửa sổ chat Subiz để rút ngắn thời gian và mang lại hiệu quả vượt trội hơn. Đồng thời tự động hóa cũng làm tăng năng suất làm việc của nhân viên khi họ có thể chủ động nắm bắt được những công việc mình sẽ làm. Theo báo cáo năm 2015 từ Hiệp hội Quản trị Nguồn nhân lực, 55% nhân viên đã đánh giá việc tự động hóa trong quá trình làm việc “ đặc biệt quan trọng ’’ đối với sự hài lòng về công việc do họ có nhiều thời gian hơn để hoàn thiện những phần việc yêu cầu nhiều kỹ năng hơn.
Cải thiện quy trình làm việc nhờ tự động hóa.
2. Sử dụng nhân sự hiệu quả hơn
Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, mỗi nhân viên của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho một phần công việc cụ thể. Việc quản lý quá trình làm việc sẽ được tự động tổng hợp, giúp bạn nhanh chóng nhận xét và đánh giá hiệu quả làm việc của từng người. Mọi người sẽ biết ai là người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ được phân công và thời điểm nào thì nhiệm vụ đó sẽ được hoàn thành. Tự động hóa cũng giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn nhân viên thực hiện các công việc quan trọng từ đó đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai để tạo ra các quy trình hiệu quả và phân chia công việc phù hợp.
3. Giảm chi phí và những lỗi hay gặp
Để thực hiện công việc theo cách thủ công, bạn cần phải thuê rất nhiều nhân viên. Ngoài các chi phí về tiền lương, thì bạn còn phải trả thêm các chi phí ngoài khác. Thật hợp lý để nói rằng, khi bạn tự động hóa những công việc đó thay vì sử dụng con người, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc có thể xử lý một loạt những hành động được lặp lại nhiều lần tốt hơn nhiều so với con người. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ thay thế hoàn toàn nhân viên bằng máy móc. Bạn nên chọn những công việc được lặp đi lặp lại và hoạt động theo các chuẩn mực cụ thể và để chúng làm việc theo hệ thống tự động hóa của bạn.
Sự kém hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn rất nhiều chi phí. Một sai lầm nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn vài trăm triệu ( hoặc nhiều hơn như thế ). Trước khi quy trình làm việc tự động có sẵn, hầu hết các quy trình thủ công đều chỉ dựa vào con người để hoàn thành. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc chúng ta chịu rất nhiều yếu tố tác động nên việc mắc sai lầm là không thể tránh khỏi. Việc mắc lỗi không chỉ đến từ những nhân viên bất cẩn, ngay cả những người cẩn thận nhất, tận tụỵ nhất cũng sẽ mắc lỗi theo thời gian đặc biệt là khi có quá nhiều việc cần phải xử lý. Thiết lập sẵn các tiêu chuẩn để thực hiện, xử lý dữ liệu theo cách mà bạn cài đặt sẵn, không bị tác động bởi cảm xúc, tâm lý là câu trả lời cho việc tại sao tự động hóa lại giảm thiểu gần như tối đa các sai lầm trong quá trình làm việc.
Giảm thiểu các lỗi trong quá trình làm việc.
4. Trao quyền cho nhân viên quản lý thời gian của chính họ
Khi các quy trình làm việc được tự động hóa, mọi nhân viên đều có thể chủ động thời gian để làm những công việc khác quan trọng hơn. Tất cả đều biết rõ được nhiệm vụ của mình và bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được quá trình thực hiện có được hoàn thành đúng hạn hay không mà không cần quản lý hay kiểm tra thời gian của nhân viên.
Ví dụ, khi nhân viên của bạn hoàn thành một cuộc hội thoại trên cửa sổ chat Subiz, trạng thái của cuộc trò chuyện sẽ được tự động cập nhật mà không cần phải thay đổi theo cách thủ công. Toàn bộ nội dung cuộc chat cũng sẽ được gửi cho bạn để theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Điều này giúp nhân viên chủ động quản lý thời gian để sắp xếp công việc một cách rõ ràng, hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng làm việc.
5. Cải thiện việc hỗ trợ khách hàng
Khi khách hàng ngày càng am hiểu về công nghệ và có nhiều yêu cầu hơn, điều họ kỳ vọng quan trọng nhất về dịch vụ khách hàng đó chính là tốc độ. Và tự động hóa chính là giải pháp quan trọng giúp cải thiện tốc độ, nâng cao mức hài lòng khách hàng khi tương tác với thương hiệu. Tự động hóa có thể tác động rất lớn đến quy trình làm việc. Chẳng hạn, các agents có thể tự động nhận và sử dụng các câu trả lời được soạn sẵn cho những trường hợp phổ biến nhất. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều nguồn lực khi agents không phải lãng phí thời gian gõ cùng một phản hồi lặp lại liên tục. Quá trình này cũng tương tự khi bạn có thể tự động hóa luồng công việc bằng cách tối ưu việc phân bổ các nhiệm vụ quan trọng: trả lời khách hàng và theo dõi tình huống cần hỗ trợ liên tục. Những nỗ lực nhỏ này giúp doanh nghiệp có thể tự “tăng thêm thời gian làm việc” tính bằng giờ, thậm chí là ngày.
Tăng chất lượng hỗ trợ khách hàng.
Khi nào bạn nên xem xét tự động hóa quy trình làm việc ?
Tự động hóa là cách tốt nhất để đem lại hiệu quả trong quá trình làm việc. Các doanh nghiệp nên xem xét tự động hóa quy trình làm việc khi có một loạt các nhiệm vụ được lặp đi lặp lại. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ, bạn vẫn có thể quản lý công việc bằng cách thủ công, tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển và có khối lượng công việc trở nên quá lớn thì việc tự động hóa sẽ giúp công việc trở nên nhanh gọn và hạn chế tối đa các lỗi xảy ra. Tự động hóa quy trình cung cấp cho bạn một góc nhìn toàn diện về tình hình làm việc, giúp nhanh chóng cải thiện chất lượng và nâng cao năng suất làm việc.
Các bước tự động hóa quy trình làm việc
1. Xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại:
Trước tiên, bạn cần phải xác định những công việc được lặp đi lặp lại để cân nhắc chuyển sang tự động hóa. Để xác định vấn để, bạn cần phải nắm chi tiết về quy trình vận hành của doanh nghiệp. Đây là một bước quan trọng cần được thực hiện với sự đóng góp của các bộ phận liên quan.
Ví dụ, trong một cuộc hội thoại, khi khách hàng có những phàn nàn về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, các Agents sẽ gắn tag “ Phàn nàn ’’ vào cuộc hội thoại đó. Sau khi gắn tag thì Agents còn phải tạo ticket để dễ dàng quản lý. Việc này được lặp đi lặp lại, nhưng đôi khi Agents lại quên tạo ticket dẫn đến việc quên xử lý cuộc hội thoại. Việc tự động tạo ticket với các mức độ ưu tiên tùy chọn ( Thấp, Cao ) khi Agents gắn Tag “ Phàn nàn ’’ giúp Agents nhanh chóng nắm bắt và xử lý kịp thời cuộc hội thoại.
2. Xác định rõ mục tiêu
Khi bạn xác định được vấn đề, bước tiếp theo là sẽ xác định mục tiêu kinh doanh của bạn bằng cách sử dụng quy trình làm việc thủ công hiện tại của bạn làm chuẩn. Mục tiêu của bạn có thể liên quan đến việc cải thiện chất lượng hoặc giảm thời gian thực hiện trên một quy trình duy nhất hay tối ưu hóa các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể muốn nhân viên của bạn xử lý việc nhập dữ liệu ít hơn và tập trung hơn vào các nhiệm vụ khác quan trọng. Mục tiêu có thể là bất cứ điều gì phục vụ cho doanh nghiệp, nhưng bạn cần xác định rõ các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được bằng cách tự động hóa là gì và đo lường hiệu quả sau khi thực hiện.
3. Chọn giải pháp tự động hóa quy trình làm việc phù hợp:
Làm thế nào để chúng ta muốn đạt được các mục tiêu kinh doanh? Để đi đến một giải pháp, bước ưu tiên tiếp theo sẽ là chọn giải pháp tự động hóa quy trình công việc phù hợp .
Subiz Live chat là công cụ hỗ trợ trực tuyến trên website nhằm giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng nhanh chóng, thuận tiện. Khi một khách hàng tiềm năng lần đầu truy cập website, sẽ có rất nhiều điều mà khách hàng cần được giải đáp. Subiz Live chat giúp doanh nghiệp bạn hỗ trợ khách hàng kịp thời qua cửa sổ chat trực tuyến trên website để đem những thông tin bổ ích nhất đến cụ thể từng khách hàng, giúp họ nắm bắt thông tin nhanh chóng mà không phải đi tìm kiếm ở bất cứ một trang web nào khác.
Bạn muốn nhân viên trả lời tin nhắn với khách hàng nhanh hơn ?
Bạn muốn những vấn đề được giải quyết nhanh chóng và không bị bỏ sót ?
Bạn muốn nắm bắt toàn bộ thông tin cuộc hội thoại ?
Dữ liệu đính kèm thông tin khách hàng, cuộc hội thoại hoặc ghi chú sẽ được cập nhật vào CRM của doanh nghiệp ?
Tất cả những điều trên đều có sẵn trên Subiz. Cho dù doanh nghiệp của bạn còn nhỏ hay khi đã có hàng nghìn khách hàng, Subiz Live chat vẫn đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của bạn.
Subiz đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của bạn.
4. Đào tạo nhân viên
Muốn tự động hóa đạt được hiệu quả cao thì trước hết toàn bộ nhân viên phải nắm rõ được các bước thực hiện. Bất kỳ thay đổi mới nào do quản lý mang lại luôn gặp phải sự kháng cự vì nó được các nhân viên xem là không cần thiết. Vì vậy, bắt buộc phải có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và đưa họ tham gia vào các cuộc thảo luận để họ trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình ra quyết định. Cung cấp một lộ trình chuyển đổi rõ ràng từ quy trình thủ công hiện tại sang hệ thống tự động mới và cung cấp cho nhân viên đầy đủ kiến thức để giúp họ dễ dàng chuyển đổi thành công.
5. Đo lường kết quả thực hiện
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn đã sẵn sàng và sử dụng hệ thống quy trình làm việc tự động mới của mình. Các nhân viên sẽ đưa phản hồi về quy trình dựa trên việc sử dụng của họ và điều quan trọng là phải khắc phục các vấn đề còn chưa ổn trong khi hoạt động. Sau đó, bạn sẽ đo các chỉ số hiệu suất chính và cải thiện quy trình làm việc. Giám sát và đo lường liên tục quy trình làm việc tự động sẽ giúp xác định các vấn đề đang gặp phải và đề xuất giải pháp để cải thiện. Đánh giá liên tục về quy trình làm việc mới được nâng cấp giúp việc kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Đo lường kết quả sau khi thực hiện.
Người ta thường cho rằng những ai sống trong quá khứ sẽ không có tương lai và điều tương tự cũng có thể được dùng để nói về các tổ chức từ chối nắm bắt lấy tất cả công nghệ hiện đại đó. Dù chúng ta có thích hay không, thì thị trường vẫn không ngừng thay đổi với nhịp độ phát triển nhanh. Cộng thêm với việc khách hàng luôn mong đợi dịch vụ ngay lập tức và điều đó mang lại thách thức rất lớn cho bất kỳ ai trong kinh doanh. Một cách để luôn duy trì cập nhật với công nghệ và thời đại là tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Ngoài ra, tự động hóa quy trình còn cho phép các nhân viên của bạn sử dụng những kỹ năng của họ vào những công việc chính quan trọng thay vì các thao tác lặp lại liên tục chiếm nhiều thời gian quý giá.
Bài liên quan:
