- Những ngày cuối tuần/nghỉ lễ/nhân viên không có người trực chat nhưng lại là thời điểm “vàng” khách hàng tham gia mua sắm?

- Làm sao để đảm bảo trong lúc bạn nghỉ mà vẫn không mất khách hàng tiềm năng? 

Để không làm gián đoạn trải nghiệm, Doanh nghiệp có thể sử dụng Subiz trong tổ chức công việc ngoài giờ hành chính bao gồm cả các ngày lễ tết như 10/3, 30/4 – 1/5,…

Bạn có thể thiết lập lại một số công cụ sau để chăm sóc khách hàng tự động trong thời gian ngoài giờ làm việc:

• Pop-up: Thông báo lịch nghỉ Tết, Chúc Tết khách hàng, Khuyến mãi Tết.
• Bot: Trả lời tin nhắn tự động khi khách nhắn tin
• Tổng đài: Trả lời tự động khách gọi điện tới.
• App Mobile: Sẵn sàng online mọi lúc, mọi nơi
• Cửa sổ chat: Nút chat, màu sắc Tết.

Trước tiên bạn cần: 

Cài đặt giờ làm việc ngoài giờ

Có ý nghĩa thiết lập khung giờ làm việc của bạn. Ngoài khung đó được tính là ngoài giờ làm việc. 

• Bước 1: Đăng nhập app.subiz.com.vn> Cài đặt> Giờ làm việc.
• Bước 2: Thiết lập thời gian giờ làm việc của Công ty/Doanh nghiệp của bạn. Cài đặt thêm ngày Lễ nghỉ trong năm và lưu lại. 

Subiz tự động nhận diện những ngày Lễ nghỉ đó là ngoài giờ làm việc. Tiếp đó bạn có thể thiết lập Chatbot, Poup, Tổng đài,.. chạy với nội dung phù hợp. 

Cửa sổ chat rộn ràng không khí ngày Lễ Tết

Khách truy cập website sẽ nhìn thấy ngay nút chat có hình ảnh Tết tạo sự thu hút khách và thêm rộn ràng không khí Tết.

Ví dụ sắp tới là ngày nghỉ lễ lớn 30/4 – 1/5, bạn có thể trang trí cửa sổ chat với màu sắc và hình ảnh đặc trưng tạo không khí hào hùng hướng tới kỷ niệm ngày giải phòng Miền Nam – Thống nhất đất nước. Subiz có sẵn bộ sưu tập nút chat sự kiện để bạn lựa chọn. Ngoài ra cũng có thể tự thiết kế riêng nếu bạn muốn. 

Bộ sưu tập nút chat 30/04 – 1/5 năm 2024 của Subiz

Cài đặt nút chat:

• Đăng nhập Subiz
• Mở trang Cài đặt cửa sổ chat > Chọn Chỉnh sửa nút chat
• Chọn nút chat và sử dụng mẫu phù hợp với website của bạn > Cập nhật để hoàn thành

Có thể kết hợp bản hỏi thông tin ở cửa sổ chat để hỏi số điện thoại, Email và câu hỏi của khách hàng. Thông tin được ghi nhận tự động chuyển tới người phụ trách và ngay khi trở lại công việc, sẽ biết được có ai đã liên hệ ngoài giờ làm việc. Lúc này bạn dễ dàng chat tư vấn lại hoặc gọi điện, gửi Email cho khách hàng. 

Cài đặt bảng hỏi:

• Đăng nhập Subiz
• Mở trang Cài đặt cửa sổ chat > Chọn hỏi thông tin trước khi chat> Bật tính năng Hỏi thông tin trước khi chat. 
• Thiết lập theo hướng dẫn của Subiz và ấn cập nhật.

Chatbot tự động trả lời, hỏi thông tin khách hàng

Khách hàng luôn muốn được hỗ trợ ngay khi liên hệ tới Doanh nghiệp. Nhưng ngoài giờ làm việc bạn lại không có ở đó để tư vấn

Để khách hàng được phản hồi ngay tức thì, bạn hãy sử dụng thêm bot tự động trả lời/hỏi thông tin ngoài giờ .

Bot tự động giúp bạn:

• Trả lời ngay những câu hỏi thường gặp.
• Hỏi Tên/Số điện thoại/Email và đặt lịch tư vấn sau.
• Thông báo lịch nghỉ Tết của tư vấn viên. 

Tức ngay cả khi bạn không online, cũng đã có Chabot giúp bạn thực hiện công việc hỏi thông tin khách và lưu lên hệ thống CRM. Ngay khi trở lại công việc, bạn sẽ có Email, số điện thoại,..  những ai đã tương tác ngoài giờ hành chính. Việc lúc này của bạn là kết nối, chuyển đổi. 

Chatbot Subiz mời chat, thu thập thông tin khách hàng

Subiz đa dạng mẫu chạy bản Chatbot. Dựa trên mục đích sử dụng, ngành nghề,… bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu kịch bản, thời gian trả lời của chabot theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập Subiz > Mở ô màu sắc Xem thêm > Mở Bot

Bước 2: Chọn Tạo bot > Chọn Tạo bot trống

Bước 3: Thiết kế kịch bản bot chạy theo kịch bản thiết lập sẵn và có quy trình.

Một số hành động chính của bot:

• Gửi tin nhắn đính kèm hình ảnh, nút gợi ý trả lời, nút gọi điện, thông tin sản phẩm.
• Hỏi thông tin khách như Họ tên, số điện thoại và tự động lưu trữ vào hệ thống
• Gửi cho agent để thông báo hội thoại của khách cho nhân viên phụ trách, tham gia trả lời khách hàng
• Gắn Tag hội thoại giúp phân loại yêu cầu của khách

Bước 4: Cài đặt điều kiện bot. Di chuột tới thời gian và lựa chọn khung giờ “Ngoài giờ làm việc”. Cuối cùng xuất bản. 

Cài đặt Popup chạy theo khung giờ

Pop-up là cửa sổ nhỏ xuất hiện giữa màn hình khi khách hàng truy cập vào Website. Hoàn toàn có thể chạy Popup vào thời điểm mong muốn là các ngày trong tuần và chạy trong khoảng thời gian nào. 

Theo đó, Popup sẽ xuất hiện theo đúng điều kiện cài đặt thực hiện các nhiệm vụ như:

• Thông báo lịch nghỉ Lễ Tết
• Thông báo chương trình khuyễn mái, chi ân khách hàng.
• Hỏi thông tin khách hàng
• Gợi ý sản phẩm/dịch vụ
• Giữ chân khách thoát web
• Gợi ý sản phẩm/ dịch vụ
• Kích thích mua thêm

Cũng giống như Chatbot, bạn nghỉ nhưng Popup hoạt động trên Website và thực hiện công việc theo kịch bản bạn thiết lập. Ví dụ như hỏi thông tin khách và tự động lưu vào hệ thống CRM. Bạn trở lại làm việc sẽ có sẵn danh sách những khách hàng để lại thông tin. 

Bạn lo sợ Popup khiến khách cảm thấy bị làm phiền? Đừng lo. Bởi đội kỹ thuật Subiz xây dựng thuật toán Popup có thể dự đoán chính xác khi nào khách có ý định thoát trang thiết lập Popup xuất hiện đúng thời điểm để giữ chân khách hàng, kích thích mua thêm, mở rộng tệp khách hàng mà không khiến khách cảm thấy bị làm phiền. 

Hướng dẫn cài đặt: 

• Bước 1: Thiết kế. Mở cài đặt popup > Chọn mẫu > Thiết kế theo hướng dẫn.
• Bước 2: Cài đặt. Tại đây bạn sẽ cài đặt thời gian hiển thị Popup, khung giờ chạy, tần suất hiển thị, Phân cho agent phụ trách,….
• Bước 3: Xuất bản để Popup hoạt động trên Website. 

Tổng đài – Lời thoại tự động ngoài giờ làm việc

Tự động trả lời ngoài giờ hành chính, thông báo Lịch nghỉ Tết khi khách hàng gửi tới. Ví dụ: “Hiện tại chúng tôi đang trong kỳ nghỉ Lễ Quốc khánh. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay sau giờ làm việc. Cảm ơn!” 

Cài đặt các lời thoại tự động trong tổng đài Subiz

Hơn vậy, tất cả số điện thoại gọi nhỡ ngoài giờ sẽ được lưu lại để bạn liên hệ lại ngay khi làm việc. Đảm bảo luôn cập nhật được những cuộc gọi nhỡ, không bỏ sót 1 ai. 

Quá đơn giản với Subiz. Bạn có thể tạo lời thoại chờ theo nhu cầu bằng công nghệ AI chuyển âm thanh từ văn bản hoặc trực tiếp tải file lời thoại trả lời cuộc gọi lên Subiz.

Hướng dẫn cài đặt:

• Thêm đầu số tổng đài vào Subiz
• Thiết lập đấu nối đầu số từ nhà mạng vào Subiz

Cài đặt rule cuộc gọi:

• Điều kiện: Ngoài giờ làm việc
• Hành động Cúp máy và Thay đổi lời thoại
• Chọn agent xử lý cuộc gọi nhỡ

Subiz task – Tự động điều phối công việc tới người phụ trách

Ngoài giờ làm việc, khách hàng nhắn tin/để lại số điện thoại Subiz tự động tạo nhắc việc, thông báo cho Agent trong các trường hợp:

• Khách nhắn tin mà chưa được Agent trả lời.
• Khi có cuộc gọi nhỡ của khách hàng

Nhờ đó, bạn luôn nắm bắt được số lượng khách hàng tương tác tới và cần liên hệ với ai ngay khi làm việc. Về phía khách hàng, hành động tương tác lại ngay của các tư vấn viên qua chat/gọi điện đều khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng, không bị lãng quên. Nhờ đó, mang lại trải nghiệm tốt, tăng chuyển đổi. 

Hướng dẫn cài đặt:

• Bot nhắc việc khách nhắn tin nhưng chưa trả lời: Mở cài đặt bot>Thiết kế kịch bản>Tại nhánh Agent chưa trả lời thêm hành động Tạo nhắc việc> Điền nội dung công việc cần làm và thêm Agent phụ trách công việc> Xuất bản. 
• Tự động nhắc việc có cuộc gọi nhỡ: Tạo Rule phân phối cuộc gọi đến>Thêm Agent xử lý cuộc gọi nhỡ và hạn xử lý cuộc gọi nhỡ>Cập nhật

Khi cài đặt Rule phân phối, người phụ trách sẽ nhận được thông báo ở góc bên trái màn hình. Đồng thời, phần công việc được giao (cuộc gọi nhỡ, tin nhắn chưa phản hồi) sẽ chuyển vào mục “Của tôi” trong Nhắc việc. 

Quản lý, vận hành chăm sóc khách hàng từ xa với Subiz app mobile

Với App Subiz Mobile bạn có thể tương tác với khách hàng mọi lúc mọi nơi. Đồng nghĩa dù bạn ở nhà hay ở công ty, dù bất kỳ thời điểm nào vẫn có thể nhận tin nhắn/cuộc gọi khách hàng ngay lúc đó để kịp thời tư vấn chỉ cần bạn cài đặt về điện thoại. 

Khác với phiên bản Website, Subiz app Mobile hướng tới mục đích tương tác nhanh, do vậy biên bản chỉ xuất hiện 4 tính năng chính gồm:

• Nhận ngay thông báo khi có tin nhắn/cuộc gọi khách hàng
• Chat với khách
• Xem danh sách/thông tin khách hàng
• Cài đặt thông báo và âm thanh

Subiz mobile app chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi

Subiz App Mobile được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp bạn có thể quản lý và tương tác với khách hàng của mình nhanh chóng, bất cứ lúc nào. 

Bạn chỉ cần đăng nhập đăng ký tài khoản tại: app.subiz.com.vn. Sau đó vào App Store trên điện thoại tìm kiếm ứng dụng Subiz trong kho ứng dụng rồi tải về. 

Bạn đăng nhập với email và password như trên app.subiz.com.vn là có thể sử đụng được. 

Khi mở app Subiz trên điện thoại, bạn sẽ nhìn thấy được toàn bộ danh sách khách hàng tương tác hiện tại và trước đó, những ai gọi nhỡ, nhắn tin nhưng chưa trả lời. Mỗi khách hàng sẽ được gắn kèm biểu tượng kênh tương tác giúp bạn biết được họ liên hệ với mình qua Website, Zalo, Fanpage hay tổng đài. 

Hơn vậy, khi cần truy vấn thông tin khách hàng, chỉ cần click vào đối tượng sẽ hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết bao gồm: Số điện thoại, email, tag phân loại, nội dung tiêu đề, kênh và lịch sử tương tác, đã từng truy cập trang Website nào,…

Cách tổ chức công việc ngoài giờ hành chính với Subiz giúp bạn yên tâm luôn kiểm soát được hết khách hàng liên hệ tới. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn hỗ trợ cài đặt thành công: 

• Hotline: 02473.021.368
• Email: Support@subiz.com
• Chat trên trang: Subiz.com.vn