Tính năng nhắc việc (task) của Subiz chính thức ra mắt ngày 17/02/2023, có chức năng tương tự như một phần mềm nhắc nhở công việc được tích hợp thêm vào phần mềm Subiz.

Lợi ích của tính năng nhắc việc

Tính năng nhắc việc của Subiz có thể sử dụng cá nhân, sử dụng cho nhóm và cho cả tổ chức:

• Cá nhân tự lên lịch trình làm việc và theo dõi công việc của mình
• Quản lý giao việc cho một hoặc một nhóm nhân viên, cả nhóm dễ dàng theo dõi tiến trình công việc
• Tự động tạo công việc và phân phối cho nhân viên để xử lý vấn đề của khách, theo dõi tiến trình, nhắc nhở công việc để đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được giải quyết đầy đủ, và hoàn thành trong thời gian sớm nhất.

Tính năng nhắc việc của Subiz – Subiz Task

Tính năng nhắc việc giúp cá nhân quản lý công việc

Quản lý công việc là một kỹ năng cá nhân giúp tổ chức, sắp xếp công việc, nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng deadline, tránh bỏ sót công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Quản lý công việc thường gồm một số việc cơ bản như: viết ra những việc cần phải làm, lên deadline cho từng công việc, sắp xếp công việc để đảm bảo tiến độ và thời gian hoàn thiện, đánh dấu những công việc đã hoàn thành…

Mỗi người có cách quản lý công việc riêng như sử dụng giấy nhớ, Excel, ghi chú hay hẹn lịch trong điện thoại, cài chuông báo thức hoặc sử dụng các phần mềm nhắc nhở công việc chuyên dụng như Google Calendar, To-do-list, Trello, Jira, HubSpot…

Với tính năng nhắc việc của Subiz, các agent có thể tạo nhắc việc và quản lý công việc dễ dàng ngay trên Subiz, ngay trong khi đang làm việc mà không bị phân tâm, mất thời gian chuyển tab, và đặc biệt là có thể sử dụng cho cả tổ chức mà không cần tốn thêm chi phí.

Quản lý công việc cá nhân: Tự tạo nhắc việc và theo dõi công việc của bản thân

Để tạo nhắc việc (tạo task) trên Subiz, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:

Bước 1: Click chuột vào ký hiệu “Nhắc việc” trên phần mềm Subiz

Bước 2: Để tạo công việc, chọn “Tạo mới”  và điền thông tin:

• Tên công việc trong phần “Thêm tiêu đề”
• Thêm mô tả công việc và hình ảnh (nếu cần)
• Chọn người “Phụ trách” công việc (có thể chọn chính mình)
• Chọn “Hạn” hoàn thành của công việc
• Chọn mốc thời gian nhận thông báo nhắc nhở về công việc trong phần “Nhắc tôi”, ví dụ: trước 15 phút, trước 30 phút…

Bước 3: click “Tạo mới” và theo dõi các công việc trong các mục: “Tất cả việc”, “Của tôi”, “Quá hạn”.

Theo dõi các công việc trong các mục: “Tất cả việc”, “Của tôi”, “Quá hạn”

Khi tạo nhắc việc thành công, bạn dễ dàng theo dõi tiến trình công việc ngay trên màn hình Subiz mà không cần chuyển tab, tránh phân tâm trong quá trình làm việc. Thêm vào đó, tính năng nhắc việc của Subiz cũng sẽ hiện thông báo nhắc nhở triển khai theo thời gian bạn cài đặt.

Đối với các task do bạn tự tạo cho chính mình, chỉ có bạn xem được task và nhận được các thông báo nhắc việc của task đó. Quản lý và các đồng nghiệp khác không thể xem task, trừ khi bạn tag họ vào để hỗ trợ công việc đó. Do vậy, các agent có thể yên tâm sử dụng tính năng nhắc việc của Subiz để quản lý công việc mà không lo bị quản lý giám sát.

Tính năng nhắc việc giúp dễ dàng giao việc và theo dõi công việc

Bạn có thể sử dụng tính năng nhắc việc để giao việc cho cá nhân hoặc nhóm, hoặc đơn giản là sử dụng tính năng này để nhắc nhở người khác cần hoàn thành một công việc nào đó. Điều này giảm thiểu khả năng bỏ sót công việc so với cách giao việc hay nhắc việc bằng cách gửi tin nhắn trong các nhóm chat.

Có hai hình thức giao việc là giao việc chủ động và giao việc tự động.

Giao việc chủ động

Giao việc chủ động là có người trực tiếp thực hiện thao tác giao việc, và ngay sau đó những người phụ trách sẽ nhận được thông báo về công việc đó.

Để thực hiện giao việc cho một cá nhân hoặc một nhóm, hãy thực hiện các thao tác sau:

• Bước 1: Tạo nhắc việc mới: Click nút “Nhắc việc” > chọn “Tạo mới” > điền các thông tin nhắc việc như: tên công việc, mô tả công việc, hình ảnh đình kèm (nếu có), người phụ trách, hạn công việc > click “Tạo mới”.
• Bước 2: Theo dõi các tiến độ công việc đã giao trong mục “Tất cả việc”, “Của tôi”, “Quá hạn”

Subiz nhắc việc: Giao việc cho cá nhóm hoặc nhóm, quản lý công việc nhóm hiệu quả

Người thực hiện công việc sẽ nhận được thông báo nhắc nhở triển khai và hoàn thành công việc theo thời gian cài đặt trong mục “Nhắc tôi”.

Đối với giao việc chủ động, chỉ có người giao việc, những người phụ trách, và những người được tag thêm vào có thể xem được tình trạng hoàn thành của công việc đó.

Giao việc tự động

Giao việc tự động là hệ thống Subiz sẽ tự động giao việc cho đối tượng phụ trách theo cài đặt của bạn. Tính năng này giúp tự động phân chia công việc cho nhân viên, ngay cả trong ngày nghỉ. Đây thường là các yêu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp cần xử lý sau khi chat hoặc gọi điện với khách. Nhờ đó, các công việc được sắp xếp khoa học, theo trình tự, dễ dàng theo dõi và hoàn thành trong thời gian sớm nhất, giúp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.

Có 2 hình thức cài đặt giao việc tự động:

Cài đặt kịch bản bot: Khi cài đặt thêm nhắc việc trong lúc tạo kịch bản bot, những người phụ trách sẽ nhận được thông báo khi có tin nhắn khách hàng, có thể kiểm soát các công việc trong mục “Của tôi”, đánh dấu các công việc đã hoàn thành. Điều này giúp các agent tránh việc bỏ sót chat của khách hàng. Các bước tạo nhắc việc bằng bot:

• Bước 1: Chọn “Cài đặt” > chọn “Bot” > chọn “Tạo bot” hoặc chọn bot sẵn có mà bạn muốn tạo nhắc việc > chọn thiết kế kịch bản.
• Bước 2: Chọn 1 câu trong kịch bản mà cần giao việc cho agent sau khi bot hiển thị câu đó > Click vào dấu ‘+” > chọn “Tạo nhắc việc”
• Bước 3: Điền tên công việc vào “Tiêu đề” > chọn agent phụ trách công việc > chọn thời gian xử lý công việc > chọn “Agent theo dõi” công việc đó.

Subiz task: tạo nhắc việc tự động bằng cách cài đặt kịch bản bot

Cài đặt cuộc gọi nhỡ: Cài đặt giao việc tự động khi có cuộc gọi nhỡ giúp phân phối cuộc gọi đến agent phụ trách, tránh bỏ lỡ các khách hàng tiềm năng. Đồng thời, cả quản lý và người phụ trách có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hoàn thành của công việc. Các bước tạo nhắc việc giúp quản lý các cuộc gọi nhỡ:

• Bước 1: Chọn “Cài đặt” > chọn “Rule phân phối” > chọn “Tạo rule” > chọn “Gọi điện”
• Bước 2: Trong phần ” Agent xử lý cuộc gọi nhỡ” > chọn agent phụ trách điện lại cho khách hàng gọi nhỡ > chọn thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó.

Subiz nhắc việc: Tự động giao việc cho agent xử lý cuộc gọi nhỡ của khách hàng

Điểm đặc biệt của tính năng nhắc việc của Subiz (Subiz Task) so với các phần mềm nhắc việc khác

Tính năng nhắc việc của Subiz mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và agent:

• Quản lý công việc hiệu quả: không bỏ sót công việc, thực hiện công việc đúng tiến độ, hoàn thành công việc đúng deadline…
• Dễ dàng giao việc và theo dõi tình trạng hoàn thành công việc của từng nhân viên hay phòng ban
• Dự đoán được tiến độ công việc để có quyết định sắp xếp công việc hợp lý
• Lên kế hoạch làm việc kỷ luật và khoa học

Thêm vào đó, tính năng nhắc việc này của Subiz còn có những đặc điểm đặc trưng giúp nâng cao hiệu quả công việc mà chỉ riêng Subiz có:

• Dữ liệu tập trung: Ví dụ, bạn có một nhắc việc “Gọi điện tư vấn lại cho khách hàng A”, khi nhấn vào nhắc việc đó, tất cả các thông tin về khách hàng A sẽ hiện lên như: tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử tương tác, lịch sử mua hàng, yêu cầu đặc biệt, cuộc hẹn, ghi chú… Sau đó, bạn cũng chỉ cần nhấn một nút là đã có thể vừa gọi cho khách hàng A, vừa tra cứu, ghi chú thông tin, lên đơn… Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
• Tạo task tự động: Bạn có thể kết hợp các tính năng khác trong Subiz như bot, cài đặt cuộc gọi nhỡ để tạo task tự động. Điều này giúp công việc vẫn diễn ra suôn sẻ ngay cả trong những ngày bạn nghỉ, không thể trực tiếp giao việc cho nhân viên. Tính năng này giúp bạn lên kế hoạch và theo dõi tiến trình xử lý các vấn đề của khách sau khi chat hay gọi điện, giúp agent hoàn thành quy trình chăm sóc khách chặt chẽ và lưu được lịch sử tương tác khách

Nhắc việc là một tính năng hữu ích. Đối với agent, tính năng này giúp quản lý công việc hiệu quả, tránh bỏ sót công việc hay bỏ lỡ khách hàng, đồng thời hoàn thành công việc đúng deadline và hiệu quả. Nếu bạn là quản lý, tính năng nhắc việc giúp bạn dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc phòng ban, đồng thời dễ dàng theo dõi tình trạng hoàn thành của công việc. Subiz nhắc việc có khả năng tự động phân công công việc cho nhân viên, giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý các vấn đề của khách hàng. Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng tính năng nhắc việc mà không tốn thêm chi phí gì.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng tính năng nhắc việc của Subiz, hãy liên hệ ngay đến chúng tôi qua:

• Hotline: 02473.021.368
• Email: Support@subiz.com
• Chat trên trang:  Subiz.com.vn
• Zalo: https://zalo.me/935022139843821727
• Messenger: https://www.facebook.com/subizdotcom