Chuyển đổi số đang là xu hướng của các doanh nghiệp nhất là trong bối cảnh đại dịch COVID19 đã có sự ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế toàn thế giới. Tuy nhiên, việc thực hiện chuyển đổi số không phải là điều dễ dàng và có nguy cơ cao sẽ thất bại nếu doanh nghiệp không có cho mình một quy trình chuyển đổi số phù hợp. Một quy trình chuyển đổi số đầy đủ và thành công bao gồm các bước sau đây

Quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số và đánh giá hiện trạng  của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là ban lãnh đạo sẽ đặt mục tiêu cho chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải có thể đạt được, tương thích với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể cải thiện. Đồng thời, việc đặt mục tiêu, tầm nhìn của doanh nghiệp cũng cần phải chính xác, rõ ràng để có định hướng cho kế hoạch chuyển đổi số một cách tối ưu nhất.

Xác định mục tiêu chuyển đổi số và đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp

Sau khi xác định được mục tiêu, ban lãnh đạo sẽ phải nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp về mọi mặt như nhân sự, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Các cuộc khảo sát, tóm tắt dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy sự sẵn sàng của các doanh nghiệp đối với chuyển đổi kỹ thuật số.

Việc đánh giá phải trả lời các câu hỏi sau: 

• Doanh nghiệp có khả năng thích ứng với những thay đổi không? 
• Doanh nghiệp có khả năng thích ứng với chuyển đổi số như thế nào? 
• Điều gì cần thay đổi và cải thiện để quy trình chuyển đổi số thành công? 
• Ứng dụng công nghệ nào để chuyển đổi số? Ứng dụng như thế nào?
• Ứng dụng chuyển đổi công nghệ số vào khâu nào trong hoạt động của doanh nghiệp và nhằm đạt mục đích gì ?

Bước 2: Xây dựng chiến lược và kế hoạch thực hiện

Từ việc đánh giá thực trạng đến xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xác định chiến lược tốt nhất để đạt được mục tiêu đã đề ra. Một chiến lược thông minh và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và nhanh chóng. Để xây dựng chiến lược tốt nhất, ban lãnh đạo có thể tham khảo tài liệu, số liệu thống kê hoặc kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác đã thành công trong quy trình chuyển đổi số của họ. Sau đó, các doanh nghiệp sẽ rút ra kinh nghiệm, mục tiêu và đặc điểm riêng của mình để tạo ra một chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số phù hợp.

Xây dựng chiến lược và kế hoạch thực hiện chuyển đổi số

Khi đã có chiến lược cụ thể, việc tiếp theo cần làm là xây dựng kế hoạch chuyển đổi số rõ ràng và cụ thể. Lãnh đạo phải đưa ra công việc phải làm, thời gian thực hiện những việc này, kết quả mong đợi của công việc,… Lập kế hoạch càng chi tiết và chu đáo thì càng dễ thực hiện và tuân theo. Đây là sự chuẩn bị cần thiết cho những thay đổi lớn như chuyển đổi kỹ thuật số. 

Bước 3: Số hóa tài liệu và quy trình chuyển đổi số

Đây là bước nền tảng nhất trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy phải được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và có thể được lưu trữ trên đám mây. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tìm kiếm dữ liệu khi cần mà còn tăng tính bảo mật cho tài liệu. Ví dụ, trong trường hợp một doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. 

Số hóa tài liệu và quy trình chuyển đổi số

Các quy trình kinh doanh cũng phải dần được số hóa để tối ưu hóa hiệu quả quy trình chuyển đổi kỹ thuật số. Quy trình kinh doanh được chia thành: quy trình kinh doanh nội bộ và quy trình khách hàng. Việc số hóa các quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết các vấn đề, giảm chi phí nhân sự và tăng năng suất lao động,… Điều này sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Bước 4: Chuẩn bị nhân sự

Chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ đơn giản là một câu hỏi về công nghệ, mà chúng ta phải tập trung vào yếu tố con người. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực chất lượng, được trang bị kiến ​​thức chuyên môn vững vàng và một tư tưởng cởi mở, luôn sẵn sàng cho sự thay đổi. Ngoài ra, nhân viên doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng với chuyển đổi số.

Chuẩn bị nhân sự cho quy trình chuyển đổi số

Ngoài ra, môi trường làm việc, văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, linh động để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Nó sẽ nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận thay đổi của nhân viên, giúp quy trình chuyển đổi số thuận lợi hơn.

Bước 5: Áp dụng công nghệ mới và cải tiến

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ hỗ trợ quy trình chuyển đổi số. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và triển khai cẩn thận, đầy đủ. Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ chuyển đổi số ngày càng trở nên tối ưu hơn. 

Áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình chuyển đổi số

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần luôn chú trọng xem xét, tìm hiểu và lựa chọn những gì phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu không lựa chọn đúng, nhân viên sẽ không thể ứng dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ này. Việc chuyển đổi từ này có thể thất bại hoặc khó khăn hơn nhiều.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến

Sau khi thực hiện 5 bước trên, doanh nghiệp nên xem xét và đánh giá lại quy trình cũng như kết quả của nó. Đánh giá này sẽ trả lời các câu hỏi: 

• Liệu sự chuyển đổi đang diễn ra có dẫn đến thay đổi tích cực cả trong nội bộ và với khách hàng không? 
• Kết quả có đạt được như kế hoạch hay không? Cần thay đổi, cải thiện điều gì để chuyển đổi số hiệu quả hơn? 

Dựa vào các câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số. 

Đánh giá và cải tiến quy trình chuyển đối số

Trong 6 bước của quy trình chuyển đổi nêu trên, có thể thấy việc xây dựng kế hoạch chiến lược và đào tạo nguồn nhân lực là rất quan trọng. Chuyển đổi số sẽ khó thực hiện dễ dàng và đạt kết quả như mong muốn nếu đội ngũ nhân sự, từ lãnh đạo đến nhân viên không có tầm nhìn đổi mới và cởi mở. Do đó, việc xây dựng văn hóa làm việc khoa học và linh hoạt là điều cần thiết.

Tầm quan trọng của chuyển đổi số là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh việc tạo ra những cơ hội “hồi sinh” và “vươn cao” mới giúp doanh nghiệp bứt phá, thì việc làm thế nào để xây dựng một quy trình chuyển đổi số toàn diện và phù hợp cũng là thách thức với nhiều doanh nghiệp.