Bài viết này được trích từ cuốn sách: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu.
Một trong những yếu tố cản trở sự chuyển đổi lớn nhất là không có được sự chấp thuận, trong một số trường hợp nỗi sợ thất bại của việc áp dụng là nhược điểm và đó là lý do tại sao chúng tôi dành phần trước để nói về điều này. Ngoài sự thất bại của sự chấp thuận, chúng tôi xác định bảy yếu tố khác cản trở sự chuyển đổi:
- Không có một tầm nhìn rõ ràng về trạng thái kết thúc.
- Thiếu kinh phí cần thiết.
- Chọn sai người.
- Sai kỹ năng.
- Không có văn hóa chuyển đổi hoặc không có văn hóa dữ liệu.
- Chuyển đổi là quá khó khăn cho tổ chức.
- Các xáo trộn khác: nội bộ hoặc bên ngoài.
Không có tầm nhìn rõ ràng về trạng thái kết thúc
Nếu tầm nhìn về trạng thái kết thúc mơ hồ, không rõ ràng, không được xác định hoặc không được hiểu một cách rõ ràng, sẽ phát sinh sai lầm và vết nứt trong giai đoạn chuẩn bị và tất cả sẽ quá dễ dàng để những người không tán thành ngăn chặn sự chuyển đổi. Sự thiếu rõ ràng, hoặc thất bại trong việc truyền đạt rõ ràng tầm nhìn, sẽ là một rào cản liên tục trong suốt quá trình chuyển đổi: một sai lầm nhỏ có thể lan rộng thành những sai lầm lớn mang tính hệ thống. Tầm nhìn là ngôi sao dẫn đường: nếu ngôi sao không rõ ràng và sáng tỏ thì các rào cản sẽ xuất hiện từ bóng tối. Đừng bao giờ quên rằng việc tường thuật chuyển đổi số trong doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu có thể rất khó khăn và đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn.
Thiếu nguồn kinh phí cần thiết
Việc thiếu nguồn kinh phí thích hợp sẽ thổi ra một lỗ hổng trong bất kỳ thay đổi hoặc chuyển đổi nào. Nó không nhất thiết chỉ là thiếu nguồn kinh phí trong những trường hợp chuyển đổi số theo định hướng dữ liệu, nó đơn giản là thiếu nguồn kinh phí phù hợp. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu sẽ đưa doanh nghiệp và nhóm mua sắm vào lãnh thổ mới xung quanh việc xin giấy phép và mua sắm phần mềm cũng như các nền tảng. Ngoài ra, nếu chuyển đổi theo định hướng dữ liệu đang được phân phối dưới dạng một loạt các quy trình lặp lại theo cách tiếp cận agile, có thể một phần nhỏ của phần việc lớn hơn được thông qua, sẽ có những khoảnh khắc khám phá và những điểm then chốt có thể không phù hợp với các chu kỳ và mô hình tài trợ cứng nhắc.
Chọn sai người
Tất cả sự chuyển đổi dựa trên con người, công nghệ, quy trình (và dữ liệu) như đã thảo luận trước đó. Do đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi xuất hiện con người trong các yếu tố cản trở. Chúng tôi cố tình không nhắc đến công nghệ trong các yếu tố cản trở, vì chúng tôi sẽ đề cập đến yếu tố này trong chương 8. Con người cũng là một yếu tố cản trở — tương phản với các kỹ năng, sẽ được phân tích tiếp theo — đang có những người tham gia, nghiêng hẳn sang sự chuyển đổi, “những người thay đổi giả tạo,” hoặc những người “cản trở sự thay đổi” là những người không thích hợp. Nếu họ không thuận theo bạn thì có nghĩa là họ đang chống lại bạn. Đội ngũ chuyên trách việc chuyển đổi phải có đúng người, đó phải là những người có thể sống chung với sự thay đổi, hiểu được thay đổi, hiểu biết về dữ liệu và truyền đạt lại trạng thái kết thúc cùng với đam mê và tầm nhìn. Trong bối cảnh rộng lớn hơn, tổ chức đang chuyển đổi cần phải có đúng người, họ là những người sẽ chấp nhận sự chuyển đổi và tham gia vào nó.
Sai kỹ năng
Điều này một lần nữa được đề cập ở hai lớp khác nhau. Nhóm chuyên trách chuyển đổi cần có sự kết hợp đúng kỹ năng và kinh nghiệm. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu sẽ cần những người có kỹ năng dữ liệu mà những kỹ năng ấy có thể là rất mới mẻ đối với tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng đúng kỹ năng, nghĩa là tìm đúng người có kỹ năng phù hợp. Sự lãnh đạo chuyên nghiệp sẽ biết những kỹ năng nào là cần thiết cho tổ chức.
Lớp thứ hai là trong tổ chức rộng hơn. Nếu một quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp theo định hướng dữ liệu được thực hiện thì rất có khả năng doanh nghiệp sẽ cần nâng cao kỹ năng về dữ liệu. Điều này đưa chúng ta trở lại ví dụ về M&S và khả năng hiểu biết về dữ liệu.
Cũng có thể là thiếu các kỹ năng IT: nếu việc chuyển đổi dựa trên dữ liệu mang lại tư duy mới, cách tiếp cận mới và công nghệ mới thì các bộ phận khác nhau của nhóm chuyên trách cần phải đẩy mạnh các kỹ năng phù hợp. Một ví dụ đơn giản là tổ chức đã sử dụng các trung tâm dữ liệu tại chỗ và có một nhóm IT nội bộ hoặc nhóm hỗ trợ của bên thứ ba được xây dựng và trang bị để hỗ trợ tại một địa điểm. Một vấn đề có thể phát sinh với việc thiếu kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực nếu như việc chuyển đổi dựa trên dữ liệu đang xây dựng trạng thái kết thúc dựa trên nền tảng đám mây và phần mềm dưới dạng một dịch vụ thuê từ bên ngoài (SaaS).
Không có văn hóa cho sự chuyển đổi hoặc không có văn hóa dữ liệu
Thiếu văn hóa cho sự chuyển đổi và thiếu văn hóa dữ liệu sẽ nhanh chóng trở thành rào cản ngăn chặn sự thành công của quá trình chuyển đổi số theo định hướng dữ liệu. Cả hai điều này có vẻ rất rõ ràng, nhưng chúng cũng khá tinh tế. Chúng tôi đã kết nối với các tổ chức đã “nói” về một “kế hoạch chuyển đổi” tuyệt vời và dành thời gian cũng như nguồn lực để phát triển kế hoạch đó, và thậm chí đã bắt đầu thực hiện nó, nhưng vì tổ chức không được thiết lập, do thiếu sự lãnh đạo hoặc bị cản trở ở các cấp trung gian, kế hoạch chuyển đổi dần phai mờ và âm thầm bị lãng quên. Đã bao nhiêu lần chúng ta thấy các thương hiệu trên miếng lót chuột máy tính, cốc uống nước hoặc các mặt hàng khác gợi nhớ đến một tổ chức nào đó như một lời nhắc nhở khó chịu về một kế hoạch chuyển đổi bị lãng quên từ lâu mà nó lẽ ra sẽ thay đổi thế giới? Một số tổ chức đã phạm phải sai lầm liên tiếp trong khía cạnh này, và thường thiếu hoàn toàn sự tự nhận thức hoặc hồi ức của công ty ở cấp quản lý. Bộ nhớ vẫn tồn tại ở các cấp thấp hơn trong tổ chức, được thể hiện trong cụm từ “ồ, chúng tôi đã thử điều này trước đây và nó đã không hoạt động hiệu quả.”
Chuyển đổi là công việc quá khó khăn cho tổ chức
Đây là một trở ngại rất khó để vượt qua và được dẫn dắt bởi một vài lực lượng ngầm. Đầu tiên, tổ chức này đang bận rộn để sống sót đến nỗi không có thời gian hay tài nguyên cho việc chuyển đổi. Thứ hai là họ không nghĩ rằng dữ liệu có ích cho họ. Điều này có nghĩa là họ không nhận thức được, hoặc thậm chí không nhìn thấy các cơ hội và dữ liệu đối với họ là một điều quá khó khăn, quá xa vời.
Các xáo trộn khác: từ trong nội bộ hoặc ở bên ngoài
Yếu tố cản trở cuối cùng là sự gián đoạn, có thể là từ bên ngoài hoặc ở bên trong. Cả hai có thể được giải quyết theo cùng một cách. Một chương trình chuyển đổi có thể bị đe dọa bởi cả lực lượng làm gián đoạn từ bên ngoài và bên trong, làm cho tầm nhìn chuyển đổi theo hướng không mong muốn, lỗi thời hoặc không còn phù hợp. Đúng là có một số thứ mà bạn chỉ có thể chuẩn bị (thông thường chúng là một tập hợp các sự kiện dẫn đến cơn bão dữ dội mang lại những lỗ đạn tung tóe khắp nơi hơn là chỉ một sự kiện riêng lẻ: bạn có xu hướng chuẩn bị cho một sự kiện nào đó, nhưng chính một đống thứ cùng xảy ra một lúc mới làm bạn ngạc nhiên). Đây là những rào cản khó khăn nhất để chuẩn bị, bởi bản chất của chúng là những kẻ gây rối.
Chúng ta cũng cần dành một chút thời gian để nói về hai loại nhân vật rất khác nhau mà bạn sẽ gặp trong hành trình chuyển đổi dựa trên dữ liệu của mình: Kẻ chống đối và anh hùng dữ liệu.
Chúng tôi luôn muốn bắt đầu với khía cạnh tiêu cực và kết thúc ở khía cạnh tích cực. Vì vậy, đầu tiên hãy nói về những kẻ chống đối dữ liệu. Họ là những linh hồn hạnh phúc, những người không mong muốn có bất kỳ sự chuyển đổi nào xảy ra, vì bất kỳ lý do gì, và chúng ta sẽ xem xét sâu hơn về họ ở chương 6. Tuy nhiên, họ không đồng hội đồng thuyền với chương trình chuyển đổi này. Thậm chí tệ hơn là họ có thể hỗ trợ đồng thời với việc thực hiện các hoạt động phá hoại bên trong. Điều này đã xảy ra với chúng tôi tại một công ty. Một thành viên của ban điều hành lẽ ra phải là người ủng hộ (thực tế họ có trách nhiệm với dữ liệu, điều đó khiến cho chúng tôi hoàn toàn bất ngờ với thái độ của họ) đã ủng hộ công khai trong ủy ban điều hành nhưng đã tiêu tốn rất nhiều năng lượng để làm suy yếu bất kỳ hoạt động thay đổi nào. Giám đốc điều hành trong công ty ấy đã tổ chức rất nhiều cuộc họp với các cá nhân riêng lẻ, đặt ra các câu hỏi chỉ đạo và nói chung là nhằm làm xáo trộn một cách tiêu cực hành trình dữ liệu. Điều này chỉ được đưa ra ánh sáng khi một trong những thành viên hội đồng quản trị khác quyết định rằng nó đã đi quá xa và đề cập với chúng tôi như một mối lo ngại. Hậu quả là chúng tôi đã phải theo đuổi rất nhiều công việc hoàn toàn không cần thiết để đưa chương trình về đúng hướng. Cuối cùng, khi nó đã được giải quyết, chúng tôi xác định rằng tất cả là do quan điểm cá nhân, đó là khía cạnh đáng thất vọng nhất của nó. Tìm hiểu về những người như vậy là rất quan trọng để bạn có thể thay đổi họ trở thành một người có tư duy tích cực hơn hoặc ít nhất là thành một người trung lập.
Điều đó cũng cho thấy rằng, những anh hùng dữ liệu là các siêu sao của bạn, họ là những người trong tổ chức, những người “đón nhận” dữ liệu. Có lẽ họ đã đối đầu với các trở ngại trong công ty để chiến đấu một cách cô độc trong trận chiến dữ liệu, tạo ra những chính sách cho các khu vực riêng của họ, nhưng có thể không được kết nối vì họ không có được quan điểm bao quát trên toàn công ty cho phép họ làm như vậy. Những người này cung cấp cho bạn giá trị kinh doanh ngay lập tức, họ cam kết, đam mê và là một nguồn lực rất hữu ích. Tuy nhiên, điều đầu tiền mà họ có thể sẽ là một TLC (Tool Command Language — công cụ phiên dịch giúp mọi người hiểu họ), vì họ đã ở trong vùng hoang dã dữ liệu bị cô lập của riêng mình quá lâu, nhưng họ có thể là nguồn lực mạnh mẽ nhất trong tương lai.
Tác giả: Huỳnh Hữu Tài ( 7 yếu tố cản trở quá trình chuyển đổi số )
