Số hóa dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp. Với sự phát triển vượt bậc của lĩnh vực công nghệ thông tin và khoa học tự động hóa, các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực đều phải sử dụng số hóa tài liệu để tối ưu hóa hồ sơ tài liệu, tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là quy trình số hóa cần lưu ý khi số hóa dữ liệu doanh nghiệp.
Số hóa dữ liệu là gì? Quy trình số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu là gì?
Đây là một hình thức số hóa nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý hoặc vật chất sang dạng kỹ thuật số. Sau đó hệ thống máy tính sẽ ghi nhận và xử lý thông tin. Các dữ liệu này sẽ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tùy vào tính chất từng tài liệu.
Số hoá dữ liệu là một hình thức số hóa nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý hoặc vật chất sang dạng kỹ thuật số
Tất cả các loại dữ liệu phổ biến như văn bản, hình ảnh hoặc kể cả âm thanh,… đều có thể được ghi nhận và hiển thị bằng các thiết bị như máy tính hay điện thoại. Giải pháp này đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ người dùng trong quá trình tìm kiếm hoặc rà soát lại các loại dữ liệu khác nhau một cách linh hoạt hơn.
Các loại tài liệu nên được số hóa:
Số hoá tài liệu không giới hạn các loại tài liệu, nhưng các loại tài liệu sau nên được ưu tiên:
- Thư từ chính thức
- Thỏa thuận hợp đồng
- Chứng từ tài chính
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ y tế
- Bản đồ địa hình
- Hóa đơn, phiếu thu
Ưu điểm của số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu có thể đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, bao gồm:
Lưu trữ dữ liệu tốt hơn
Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp. Dữ liệu số hóa được bảo vệ tốt hơn vì nó miễn nhiễm với môi trường bên ngoài và có thể tránh được các tình trạng như mối mọt, mục nát, cháy và ẩm,… không như các tài liệu được lưu trữ theo cách truyền thống trên giấy.
Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp.
Truy cập dữ liệu linh hoạt bất cứ đâu
Dễ dàng truy cập dữ liệu kỹ thuật số từ bất cứ đâu. Bạn có thể tìm kiếm hàng trăm trang của các bài báo và tài liệu một cách thuận tiện mà không cần phải vào kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp bạn.
Số hoá tài liệu giúp dễ dàng truy cập dữ liệu kỹ thuật số từ bất cứ đâu
Trao đổi dữ liệu linh hoạt hơn
Việc trao đổi dữ liệu giữa người quản lý với các phòng ban, giữa cấp dưới với cấp trên linh hoạt và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Linh hoạt trong việc kiểm tra và báo cáo
Thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo. Nhân viên công tác không phải mang, di chuyển và sắp xếp tài liệu từ chỗ này qua chỗ khác. Việc di chuyển tài liệu quá nhiều có thể dễ dẫn đến thất lạc tài liệu. Số hóa dữ liệu mang tới sự gọn nhẹ và phục vụ tối ưu cho việc truy cập, trình bày và xử lý.
Tìm kiếm thông tin dễ dàng
Khi bạn cần tìm kiếm trong hàng trăm tài liệu để tìm thông tin mình cần, tài liệu giấy sẽ mất thời gian, nhưng tài liệu điện tử sẽ nhanh hơn vì bạn không phải đọc chúng từ đầu đến cuối.
Số hoá tài liệu giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng
Giảm chi phí vận hành
Đầu tư vào máy in, giấy, máy móc, mực in, lưu trữ dữ liệu… Đó là một chi phí lớn hàng tháng. Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số không chỉ thuận tiện mà còn giảm gánh nặng chi phí cho các doanh nghiệp.
Quy trình số hoá tài liệu trong doanh nghiệp
Số hoá tài liệu được ghi nhận là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề “hóc búa” về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu. Dưới đây là 5 bước của quy trình số hoá tài liệu.
Bước 1 : Thu thập dữ liệu lưu trữ
Các loại dữ liệu cũng như tài liệu sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của doanh nghiệp, thì cách thu thập tài liệu cũng sẽ có sự khác nhau.
Các loại dữ liệu cũng như tài liệu sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu của doanh nghiệp.
Cụ thể, nếu mong muốn của doanh nghiệp là chuẩn hóa các dữ liệu liên quan đến danh sách nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ chọn các loại hồ sơ cơ bản về thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,… Hoặc khi số hóa để bảo mật tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2 : Chuẩn bị tài liệu
Các công việc của người phụ trách ở bước này bao gồm:
- Phân loại, lấy ra một số bìa cứng để kẹp tài liệu bên trong, ghim kẹp và cần làm phẳng các trang tài liệu.
- Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách hoặc hư hỏng. Các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng cần được giữ gìn cẩn thận hơn để không mất mát thông tin.
- Tuỳ thuộc vào loại tài liệu hoặc chất liệu khác nhau thì kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau nên doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi bắt đầu.
- Hiện nay, có các loại scan tài liệu như : kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Đối với số hóa dữ liệu theo quyển, thì doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ bookscan.
Người phụ trách cần chuẩn bị tài liệu một cách cẩn thận
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Ở bước thiết lập hệ thống này, người phụ trách cần đặt tên file, đặt định dạng và phân nhóm tài liệu theo tổ chức khoa học và rõ ràng nhất. Sau đó, danh mục tài liệu số hóa sẽ được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo mục tiêu số hóa tài liệu được định trước.
Ở bước thiết lập hệ thống này, người phụ trách cần đặt tên file, đặt định dạng và phân nhóm tài liệu theo tổ chức khoa học và rõ ràng nhất
Đây là thao tác quan trọng, quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa trong quá trình số hóa dữ liệu. Nếu người phụ trách nhầm lẫn ở bước này thì toàn bộ quá trình phía sau sẽ bị gián đoạn và sai lệch thông tin.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu khi đã được số hóa
Ở bước này, người phụ trách cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã số hoá, nếu dữ liệu nào chưa đạt yêu cầu thì thực hiện lại. Tiêu chí kiểm tra các tài liệu được số hoá như sau:
- Tài liệu phải đảm bảo về chất lượng và số lượng.
- Định dạng tài liệu đầu ra thông thường là PDF hoặc tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu
Sau khi hoàn tất số hóa, người phụ trách số hóa dữ liệu phải bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm tài liệu gốc, quy trình này phải được diễn ra theo yêu cầu bảo mật. Người phụ trách cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,… Khi kiểm tra thì phải chú ý cẩn thận, đảm bảo tài liệu số hóa đã đầy đủ, không còn sai sót.
Người phụ trách cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã số hóa
Chi phí số hóa tài liệu
Đầu tư phần mềm số hoá tài liệu hoặc thiết bị số hoá chuyên dụng thì đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ không thấp. Khoản đầu tư này đảm bảo tính ổn định của tài liệu số hóa từ khâu phát triển, bảo tồn, lưu trữ đến khai thác. Hơn nữa, việc đào tạo nguồn nhân lực cũng là một chi phí lớn, khi mà việc biết cách sử dụng hệ thống thông tin đến việc triển khai sử dụng cần độ chính xác cao thì mới có thể đạt được hiệu quả.
Chi phí số hóa tài liệu
Số hóa là gì và nguồn lực cần bỏ ra hay thuê đơn vị số hoá tài liệu là vấn đề mà doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng. Ngày nay, khi nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hoá mọc lên ngày càng nhiều và với các mức giá thuê linh hoạt, thì các doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê hoặc tự thực hiện nếu doanh nghiệp có tiềm lực mạnh về nguồn lực và chuyên môn.
Biết vận dụng khoa học công nghệ là tài sản giúp doanh nghiệp phát triển trong hoạt động kinh doanh và có cơ hội tốt hơn để đạt hiệu quả cao. Nhất là việc đầu tư vào số hóa dữ liệu, số hóa doanh nghiệp hiệu quả từ đó đi đến thành công của chuyển đổi số.
