Trong thời đại công nghệ 4.0, các doanh nghiệp đã và đang đưa chuyển đổi số vào hoạt động điều hành của mình để quản lý hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong số đó, số hóa tài liệu (dữ liệu số) phục vụ lưu trữ tài liệu là quy trình đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Dữ liệu số hóa là gì?

Dữ liệu số hóa là dữ liệu thu được sau quá trình số hóa tài liệu – chuyển đổi tài liệu dạng cứng được lưu trữ trên giấy tờ, đĩa CD … sang dạng kỹ thuật số. Ví dụ: quét tài liệu giấy và chuyển đổi chúng thành tệp kỹ thuật số (ví dụ: PDF). Dữ liệu số tận dụng công nghệ và kỹ thuật để cải thiện quy trình lưu trữ tài liệu hiện có.

Dữ liệu số là gì?

Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?

Dữ liệu số có thể được lưu trữ và sử dụng trên máy tính, điện thoại hoặc nền tảng kỹ thuật số. Số hóa tài liệu là một cách an toàn để lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình chuyển đổi số toàn diện nhanh hơn. Ngoài ra, dữ liệu số hóa cũng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp

Đặc điểm chính của quy trình dữ liệu số là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Dữ liệu số càng sớm, tiết kiệm chi phí càng lớn.

Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cắt giảm được nhiều nguồn chi phí

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được các nguồn chi phí như:

• Chi phí xử lý tài liệu: Số hóa tài liệu càng sớm thì chi phí xử lý dữ liệu càng thấp. Dữ liệu sau khi được chuyển đổi thành các dạng kỹ thuật số được sử dụng dễ dàng hơn, giúp cắt giảm chi phí lưu trữ và xử lý dữ liệu.
• Chi phí bảo toàn và quản lý dữ liệu: Khi mọi tài liệu chuyển sang dạng kỹ thuật số, bạn có thể yên tâm rằng nó không thể bị hư hại, tổn thất bởi nhiệt độ, nước và các yếu tố bên ngoài khác. Bất cứ khi nào bạn muốn xem tài liệu, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập vào bộ nhớ lưu trữ và nhấp để mở nó. 
• Chi phí vận hành doanh nghiệp: Việc số hóa tài liệu làm giảm nhu cầu về đồ dùng văn phòng, chẳng hạn như giấy và mực máy in, … Đồng thời dễ dàng quản lý công việc xử lý tài liệu của nhân viên ngay trên thiết bị di động.
• Chi phí thuê mặt bằng, nhân công: Lưu trữ tài liệu truyền thống phải tốn một khoảng không gian lớn để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sổ sách, … còn dữ liệu số được lưu trữ trên không gian mạng ảo. Vì vậy, dữ liệu số có thể giúp doanh nghiệp giải phóng không gian lưu trữ tài liệu vật lý, tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng lưu trữ và không tốn chi phí thuê nhân viên kho bãi. 

Thân thiện với môi trường

Một trong những lợi ích chính của số hóa là nó làm cho nơi làm việc của bạn bớt lộn xộn hơn và dễ quản lý hơn. Thay vì lưu trữ hàng đống giấy tờ, số hóa tài liệu được lưu trữ trên các phần mềm, ứng dụng đám mây. Điều này giúp giảm thiểu tối đa giấy và các vật liệu khác, góp phần làm giảm rác thải trong tự nhiên, giảm tác động môi trường của doanh nghiệp.

Tài liệu được sắp xếp hợp lý

Số hóa tài liệu cho phép lưu trữ tài liệu trên các hệ thống có tổ chức hơn. Tài liệu được số hóa được sắp xếp hợp lý, có thể tích hợp nhiều tài liệu trên cùng một tệp như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, … Ngoài ra, các tài liệu khi lưu trữ cũng được đặt tên, chia thư mục, định dạng … theo mục đích để dễ dàng tìm kiếm, quản lý. 

Bảo mật dữ liệu

Các tệp giấy rất dễ bị mất và rơi vào tay kẻ xấu. Vì vậy, việc trao đổi và bảo mật thông tin sẽ được tối ưu hóa khi dữ liệu được lưu trữ trên ứng dụng đám mây. Doanh nghiệp có thể chia sẻ, cấp quyền chỉnh sửa, truy cập và giao nhiệm vụ cho nhân viên thông qua một vài thao tác trên đơn giản, nhanh gọn. 

Dữ liệu số giúp doanh nghiệp bảo mật các tài liệu quan trọng, tránh rơi vào tay kẻ xấu

Ngoài ra, các công nghệ tiên tiến nhất cho phép mã hóa các thông tin nhạy cảm, xác thực 2 yếu tố để bảo vệ tài liệu khỏi các truy cập trái phép. Các giải pháp công nghệ hiện đại tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu quốc tế như GDPR và CCPA đảm bảo bảo vệ dữ liệu tối ưu. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý người sử dụng, truy cập, xác định các cấp độ truy cập khác nhau dựa trên vị trí, .… loại bỏ nguy cơ tài liệu bị đánh cắp. 

Kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Với tài liệu vật lý (được lưu trữ trên giấy, đĩa CD, …) chất lượng tài liệu lưu trữ giảm dần theo thời gian. Thậm chí, tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng cao do ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ, mất mát, hư hỏng,… do bất cẩn trong quá trình sử dụng.

Số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu để kéo dài tuổi thọ của dữ liệu. Nó bền bỉ theo thời gian, ngay cả khi thiết bị điện tử bị lỗi hoặc hỏng. Thậm chí, doanh nghiệp có thể khôi phục dữ liệu dễ dàng nếu chẳng may thực hiện sai thao tác. Với quá trình số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin lâu dài, dễ dàng khôi phục và thao tác dữ liệu. 

Cải thiện năng suất và thời gian làm việc của nhân viên

Các tài liệu kỹ thuật số cho phép bạn có được nội dung mong muốn một cách dễ dàng với một vài cú nhấp chuột đơn giản, tiết kiệm nhiều thời gian trong việc tìm kiếm.  

Sau khi số hóa tài liệu thành công, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đưa lên hệ thống quản lý chung giúp cho việc quản lý văn bản trở nên đơn giản, thuận tiện và hạn chế số lượng văn bản giấy phải lưu trữ.

Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên nhờ số hóa tài liệu, quản lý tài liệu dễ dàng hơn

Trước đây, việc tìm kiếm tài liệu truyền thống mất nhiều thời gian và dễ bị sai sót. Khi số hóa tài liệu, thời gian tìm kiếm được rút ngắn chỉ còn vài giây. Nhân viên của bạn có thể tìm kiếm nhiều thông tin cùng lúc qua điện thoại hoặc máy tính. 

Tài liệu được số hóa cũng đem đến nhiều tiện ích như: có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file, luôn có sẵn để thực hiện đồng thời nhiều thao tác, … Vì vậy, các nhân viên có thể xử lý dữ liệu số dễ dàng hơn nhiều so với xử lý dữ liệu trên giấy. Họ có thể sử dụng và xử lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn về thời gian và không gian. Điều này giúp nâng cao hiệu quả công việc. Nhân viên của bạn có thể tận dụng tiết kiệm thời gian để học tập, nghiên cứu thị trường và nâng cao kỹ năng để giúp doanh nghiệp phát triển.

Làm thế nào để tránh những sai lầm khi số hóa tài liệu?

Các công ty số hóa tài liệu để giảm chi phí lưu trữ, giảm thời gian truy xuất và cải thiện việc chia sẻ, nhưng không nhận ra giá trị đầy đủ của việc số hóa tài liệu nếu không có sự liên kết phù hợp giữa con người, quy trình và công nghệ. Vì vậy, số hóa tài liệu có thể mang lại nhiều lợi thế nhưng những sai lầm vẫn có thể xảy ra. 

Áp dụng đúng công nghệ

Không chọn được công nghệ phù hợp và cần thiết là một trong những sai lầm lớn. Bạn có thể tìm thấy một số thiết bị quét tài liệu và công cụ số hóa được chia sẻ miễn phí, nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp với bạn. 

Số hóa tài liệu nhanh hơn, chính xác hơn nhờ áp dụng đúng công nghệ

Bạn phải tìm hiểu, tham khảo và nghiên cứu để chắc chắn rằng công nghệ bạn đã chọn là công nghệ phù hợp để tránh những sai lầm như mất mát, hư hỏng dữ liệu. Bạn có thể thuê các chuyên gia, đối tác số hóa tài liệu để tư vấn, hỗ trợ giúp bạn tìm các công nghệ phù hợp.

Tìm kiếm đối tác số hóa tài liệu

Làm việc với các chuyên giá, đối số hóa tài liệu sẽ tiết kiệm chi phí và đi đến kết quả nhanh hơn so với việc bạn tự mua công nghệ hay tự xây dựng đội ngũ nhân sự nội bộ mà không có định hướng rõ ràng. Tuy nhiên, không phải tất cả các đối tác cung cấp dịch vụ số hóa đều giống như nhau. 

Vì vậy, doanh nghiệp bạn nên lựa chọn công ty đối tác có thể cung cấp nhiều tùy chọn dịch vụ cho bạn lựa chọn, sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc của bạn. Một điều quan trọng hơn nữa khi chọn công ty đối tác là họ cần tuân thủ nghiêm chỉnh, chặt chẽ các quy định luật pháp về an toàn và bảo mật dữ liệu

Đào tạo nhân viên

Một trong những yêu cầu quan trọng nhất để số hóa chính xác và không có lỗi là nhân viên của bạn được đào tạo chuyên môn tốt để làm việc với các công cụ và công nghệ số hóa. Nhân viên không được đào tạo chuyên môn và không quen thuộc với công nghệ là nguyên nhân gốc rễ của nhiều sai lầm. 

Đào tạo nhân viên kỹ càng để tránh sai sót trong quá trình số hóa tài liệu

Bạn có thể dành thời gian để xem xét và lấy ý kiến về năng lực và chuyên môn hiện tại của nhân viên. Các yếu tố như: nhân viên cần bổ sung những kiến thức chuyên môn như thế nào, trong thời gian bao lâu, … cần được nghiêm túc lên kế hoạch.

Xác định rõ mục tiêu, nguồn lực

Số hóa tài liệu không có tiêu chuẩn chung. Vì vậy, không có công thức nào là phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Bạn cần phải dành thời gian lập kế hoạch và xác định rõ mục tiêu cho quá trình số hóa tài liệu. 

Không xác định rõ kế hoạch và mục tiêu sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực cần thiết. Việc số hóa các tài liệu không xảy ra trong một đêm, đó là một quá trình dài và bạn phải có kế hoạch cụ thể và dành nhiều thời gian để đạt được mục tiêu này. 

Số hóa tài liệu là điều bắt buộc trong thời đại chuyển đổi số ngày nay. Nó cũng là điều cần thiết đối với các công ty nghiêm túc trong việc đầu tư phát triển bền vững. Số hóa có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, giảm thiểu tác động môi trường, cũng như mang lại nhiều lợi ích bổ sung cho doanh nghiệp. Quá trình số hóa không phức tạp như bạn tưởng và không làm bạn mất nhiều thời gian. Vì vậy, bạn nên chuyển đổi dữ liệu số càng sớm càng tốt. Nếu bạn có bất kỳ khó khăn nào liên quan đến số hóa tài liệu hãy tìm gặp các chuyên gia hoặc các công ty có chuyên môn để được cung cấp giải pháp kịp thời và phù hợp.

Có thể bạn quan tâm:

Phân biệt số hóa và chuyển đổi số giống và khác nhau như thế nào?