Phân chia công việc cho nhân viên đảm bảo quy trình vận hành của công ty diễn ra trơn tru, đúng tiến độ và mang lại kết quả mong muốn. Thêm vào đó, phân chia công việc cho nhân viên một cách công bằng, hợp lý cũng khai thác được năng lực của nhân viên, đồng thời tăng năng suất và sự hài lòng của họ. Tuy nhiên, đây thường là một nhiệm vụ đầy thách thức đối với các nhà quản lý hay trưởng nhóm. Một số cách để phân chia công việc sau đây có thể sẽ hữu ích, giúp bạn phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả, và mang lại hiệu suất làm việc nhóm cao.

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả

Vai trò của việc phân công công việc 

Phân công công việc giữ một vai trò quan trọng đối với cả người được bàn giao công việc và người giao việc, cụ thể:

• Định hướng rõ nhiệm vụ, mục tiêu để nhân viên tập trung hoàn thành công việc.
• Phân bổ nhiệm vụ hợp lý để phát huy kỹ năng và chuyên môn của nhân viên, nhằm đạt được kết quả công việc tốt nhất
• Phân bổ nhiệm vụ hợp lý giữa các nhân viên để teamwork hiệu quả 
• Đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành công việc hiệu quả
• Tạo động lực và thu hút nhân viên

Vai trò của việc phân công công việc

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả

Sau đây là một số bí quyết giúp bạn phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả và tăng năng suất làm việc của nhân viên,

Đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên là đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng. Việc làm này giúp cho người được phân công công việc hiểu được mục đích của công việc và tập trung vào các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. Nếu mục tiêu công việc không được đưa ra rõ ràng, nhân viên có thể làm việc không hiệu quả và không đúng hướng. Do đó, nhà quản lý nên dành thời gian trao đổi rõ ràng với từng nhân viên về dự án, giải thích cho họ hiểu công việc của mình như thế nào. 

Cần đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng khi phân chia công việc

Ví dụ, khi bạn phân công một nhân viên để xây dựng một trang web cho công ty, bạn cần đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng như: Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, cần đưa ra những mục tiêu rõ ràng và cụ thể như phong cách thiết kế, tông màu chủ đạo, tốc độ tải trang, tính bảo mật, và các tiện ích web quan trọng. Nếu không đưa ra những mục tiêu này một cách chính xác, sẽ dễ dẫn đến việc làm sai và mất nhiều thời gian và công sức để sửa lại.

Hiểu rõ vai trò và tìm hiểu thế mạnh của từng nhân viên

Trước khi phân chia công việc giữa các nhân viên, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên là một bước quan trọng. Điều này giúp quản lý phân bổ nhiệm vụ phù hợp với từng nhân viên, đồng thời xem xét các kỹ năng và thế mạnh của họ.

Ví dụ, trong một dự án phát triển phần mềm, quản lý cần phân chia công việc cho các nhân viên theo vai trò của họ như: nhân viên lập trình, nhân viên thiết kế giao diện người dùng, nhân viên kiểm thử chất lượng,… Nếu quản lý không hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, có thể dẫn đến sự thất bại của dự án do việc phân bổ công việc không phù hợp.

Vì vậy, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm công việc của từng nhân viên giúp quản lý phân bổ công việc một cách hiệu quả, đảm bảo mỗi nhân viên được phân công công việc phù hợp với kỹ năng và năng lực của họ.

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Không phải tất cả các nhiệm vụ đều quan trọng hoặc khẩn cấp như nhau. Do đó, việc ưu tiên các nhiệm vụ trong phân chia công việc là rất quan trọng để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đúng chất lượng. Theo một nghiên cứu của công ty công nghệ Wrike, thì đến 47% nhân viên cảm thấy áp lực trong công việc bởi vì có quá nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trong thời gian ngắn. Để giảm bớt áp lực này, quản lý nên đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, rồi chia nhỏ các đợt giao việc, hoặc giao deadline cho từng nhiệm vụ để nhân viên tự sắp xếp công việc của họ.

Ngoài ra, ưu tiên các nhiệm vụ còn giúp bạn phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý, giảm thiểu tình trạng quá tải cho các nhân viên và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ.

Xem xét sở thích của nhân viên

Khi phân công công việc cho nhân viên, sở thích của họ là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Nếu nhân viên được phân công làm công việc mà họ thực sự thích, họ sẽ cảm thấy hứng thú và động lực để hoàn thành công việc tốt hơn. Ngược lại, nếu nhân viên phải làm công việc mà họ không hứng thú hoặc không có thế mạnh, họ có thể cảm thấy bị ép buộc và không có động lực để làm việc hiệu quả, hay làm qua loa cho xong việc.

Bằng cách phân công công việc phù hợp với sở thích và thế mạnh của nhân viên, công ty có thể tận dụng tối đa tài năng của nhân viên và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.

Chia nhóm và đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Việc chia nhóm và đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc là một trong những cách hiệu quả để phân chia công việc trong một dự án. Khi chia nhóm, các thành viên trong nhóm sẽ được bàn giao các nhiệm vụ cụ thể và mỗi nhiệm vụ sẽ có mối liên kết với nhau để đạt được mục tiêu chung của dự án.

Chia nhóm và đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Tuy nhiên, việc chia nhóm không đơn thuần chỉ là phân chia nhiệm vụ mà còn đòi hỏi sự quản lý, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên trong quá trình làm việc. Điều này giúp đảm bảo mối liên kết và tương tác giữa các thành viên trong nhóm, đồng thời giúp tăng tính hiệu quả của công việc bằng cách giúp những người có nhiệm vụ khó khăn có thể nhờ sự trợ giúp từ các thành viên khác trong nhóm.

Ví dụ, trong một dự án xây dựng nhà, chia nhóm công việc thành các nhóm nhỏ như kiểm tra thiết kế, cung cấp vật liệu, lắp đặt và hoàn thiện có thể giúp tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình thi công. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công của dự án, cần phải đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời gian và đạt chất lượng tốt nhất.

Cân bằng khối lượng công việc

Cân bằng khối lượng công việc là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng tốt nhất, người quản lý cần phải phân bổ công việc đồng đều giữa các nhân viên.

Cân bằng khối lượng công việc là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân sự

Nếu một nhân viên bị giao quá nhiều công việc, họ có thể không đủ thời gian hoặc năng lực để hoàn thành tất cả các công việc đó. Điều này có thể dẫn đến sự mệt mỏi, căng thẳng và áp lực tâm lý, khiến cho họ không thể hoàn thành công việc đúng hạn hoặc không đạt chất lượng mong muốn. Cân bằng khối lượng công việc giữa các nhân viên sẽ giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên có đủ thời gian và tài nguyên để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả. Điều này cũng giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi và sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

Cung cấp hướng dẫn và phản hồi rõ ràng

Khi phân chia công việc cho nhân viên, cần đảm bảo rằng họ hiểu rõ các yêu cầu và mong đợi của công việc, kỳ vọng và mục tiêu. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được kết quả mong muốn.

Ngoài ra, phản hồi thường xuyên là rất quan trọng để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của họ. Những lời phản hồi nên được cung cấp một cách cụ thể, đầy đủ và xây dựng, với lời khuyên và hướng dẫn cụ thể để giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và hoàn thành công việc tốt hơn. Nếu phản hồi được cung cấp đầy đủ và đúng thời điểm, nhân viên sẽ có thể thấy rõ tiến bộ của mình và cảm thấy động viên để tiếp tục làm việc chăm chỉ và nỗ lực hơn nữa.

Điều phối công việc linh hoạt

Điều phối công việc linh hoạt là khả năng thích nghi và thay đổi phương án khi gặp phải vấn đề bất ngờ trong quá trình tiến hành công việc. Khi có một vấn đề xảy ra, cần phải đánh giá rõ ràng để hiểu nguyên nhân gốc rễ và tìm cách giải quyết vấn đề. Điều này bao gồm việc xem xét nguồn nhân lực để đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để giải quyết vấn đề. 

Điều phối linh hoạt cũng rất quan trọng trong việc thích nghi với các thay đổi không mong đợi hoặc thiếu hụt nguồn lực. Khi điều chỉnh nhân lực, bạn cần chú ý đến việc tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc và phân bổ lại nhiệm vụ một cách hợp lý để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Subiz hỗ trợ bạn phân chia công việc tự động, hiệu quả

Mỗi ngành nghề, bộ phận, nhiệm vụ sẽ có cách phân chia công việc khác nhau. Trong một số trường hợp, Subiz có thể trở thành cánh tay đắc lực giúp các nhà quản lý phân chia công việc hiệu quả, thông qua 2 tính năng: rule phân phối và nhắc việc.

Tính năng rule phân phối

Rule phân phối Subiz giúp tự động phân chia tương tác khách hàng cho  phân chia hội thoại/ cuộc gọi của khách hàng cho agent tư vấn phụ trách.

Cơ chế hoạt động của rule phân phối gồm 2 phần chính:

• Phân luồng khách hàng: nhận diện tin nhắn/ cuộc gọi của khách hàng theo các điều kiện như kênh tương tác, vị trí địa lý, thời gian gửi.
• Phân chia cho tư vấn viên phụ trách: Sau khi phân luồng khách hàng sẽ tự động chuyển cho tư vấn viên phụ trách theo cài đặt.

Tính năng nhắc việc (Subiz Task)

Tính năng nhắc việc của Subiz giúp nhà quản lý dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên. Subiz task có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân, teamwork, hay quản lý nhân viên, cụ thể:

• Cá nhân tự lên lịch trình làm việc và theo dõi tiến độ công việc của mình.
• Quản lý việc giao công việc cho các cá nhân hoặc nhóm nhân viên, cho phép cả nhóm theo dõi tiến trình công việc.
• Tự động tạo và phân bổ công việc cho nhân viên để giải quyết các vấn đề của khách hàng, đồng thời theo dõi tiến độ, gửi nhắc nhở và đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được giải quyết đầy đủ và kịp thời.

Trong quá trình sử dụng Subiz, mọi thắc mắc xin quý khách hàng liên hệ:

• Hotline: 02473.021.368
• Email: Support@subiz.com
• Chat trên trang:  Subiz.com.vn

Đội ngũ Subiz luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.