Sự phát triển của internet và công nghệ đã khiến bán hàng online trở thành hình thức bán hàng phát triển mạnh mẽ nhất trong nhiều năm gần đây. Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp bán hàng online đều triển khai đồng thời trên nhiều nền tảng như website, Facebook, Zalo, Instagram… Thậm chí, nếu bán hàng trên một nền tảng, chẳng hạn như Facebook thì phần lớn doanh nghiệp cũng sẽ duy trì cùng lúc nhiều fanpage bán hàng. Do đó, quản lý bán hàng online đa kênh cũng trở thành một vấn đề mà các doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp.

Giải pháp quản lý bán hàng online

Những khó khăn trong quản lý bán hàng online

Quản lý bán hàng online, cụm từ nghe ngắn gọn nhưng lại bao gồm hàng tá các công việc từ quản lý sản phẩm, chiến lược bán hàng, quản lý kho vận, tư vấn khách hàng, lên đơn, quản lý các kênh bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý doanh thu…

Thêm vào đó, hầu hết các doanh nghiệp bán hàng online sẽ triển khai cùng lúc trên nhiều kênh tương tác khác nhau như website, Facebook, Zalo, Instagram, Email, tổng đài… Hơn nữa, ở cùng một kênh cũng có thể chia ra nhiều kênh nhỏ hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể có nhiều fanpage hay website khác nhau. Điều này làm cho việc quản lý bán hàng càng gặp nhiều khó khăn.

Đa số cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ đều quản lý bán hàng online bằng excel và các nhóm chat trên Zalo hay Messenger… Cách quản lý thủ công này yêu cầu nhiều thời gian, công sức, sự tỉ mỉ để cập nhật dữ liệu thường xuyên và vẫn có hiệu quả đối với các mô hình kinh doanh nhỏ. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh hay khối lượng công việc lớn hơn, hệ thống quản lý bán hàng online thủ công như vậy không thể đáp ứng quy mô doanh nghiệp, dễ gây ra nhiều “lỗ hổng” trong quá trình vận hành.

Quá trình làm việc chồng chéo, “dẫm chân” lên nhau

Trong quản lý bán hàng online đa kênh, bài toán đặt ra là làm sao để chia chat cho nhân viên một cách công bằng và đảm bảo khách hàng được trả lời nhanh nhất.

Nhân viên tư vấn cùng lúc phải trực nhiều kênh chat, riêng việc chuyển kênh mỗi khi có thông báo đã gây tốn thời gian, giảm hiệu suất làm việc, đôi khi còn gây ra nhầm lẫn, hoặc bỏ sót tin nhắn khách hàng. 

Phân chia công việc cho nhân viên – thách thức trong quản lý bán hàng online

Nếu chia chat theo kiểu cứ có thông báo ai trả lời trước thì chịu trách nhiệm đoạn chat đó thì khi có thông báo, một loạt nhân viên sẽ vào cùng một đoạn chat, rồi lại đi ra check hết thông báo này đến thông báo khác mới thực sự có một cuộc chat phải tư vấn khách hàng. Chưa kể, cách chia này cũng dễ gây ra tình trạng tranh cướp chat, nhiều nhân viên cùng lúc gửi tin nhắn cho khách hàng.

Nếu chia chat theo kiểu mỗi kênh do một hoặc một số người chịu trách nhiệm thì lại có thể gây ra tình trạng người thì quá tải, người lại nhàn rỗi vì lượng tương tác ở mỗi kênh là khác nhau. Điều này làm mất sự công bằng khi quản lý nhân viên, trong khi khách hàng cũng có thể phải chờ đợi lâu.

Giảm hiệu suất làm việc do nhiều hành động lặp lại

Trong quá trình tư vấn khách hàng, bạn sẽ phải thường xuyên lặp lại một số thao tác như gửi ảnh sản phẩm, gửi ảnh feedback, tư vấn giá, tư vấn sản phẩm, hỏi nhu cầu của khách…với những câu trả lời giống nhau. Trong khi đó, kho ảnh được lưu trữ trong máy tính, điện thoại nên sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm đúng ảnh và tải lên. Việc lặp lại các đoạn tin nhắn khác nhau cũng gây tốn thời gian và làm giảm năng suất làm việc của nhân viên.

Giảm hiệu suất và nhầm lẫn do phải chuyển màn hình nhiều lần

Khi bán hàng trên nhiều kênh hay trên nhiều fanpage, nhiều website, bạn sẽ cần phải theo dõi và làm việc cùng lúc trên nhiều màn hình. Việc liên tục chuyển màn hình nhiều lần gây tốn thời gian, dễ nhầm lẫn, dễ bỏ lỡ tin nhắn… 

Tập trung mọi kênh tương tác trên cùng một màn hình

Đó là đối với các khách hàng mới. Giả sử khách cũ liên lạc và muốn trao đổi về một vấn đề đã từng thảo luận trước đó, hoặc khách cũ yêu cầu gặp người đã tư vấn họ lần trước cho dễ nói chuyện, bạn lại cần đọc lại tin nhắn, chuyển màn hình sang các file excel để tìm thông tin khách hàng đó, nắm bắt tình hình tiếp tục tư vấn, hoặc chuyển đoạn chat lại cho tư vấn viên khách muốn gặp. Quy trình như vậy thực sự rất rườm rà, tốn thời gian và dễ gây sai sót.

Khó khăn trong quản lý kho vận

Quản lý kho vận là bài toán khó mà tất cả các doanh nghiệp bán hàng đa kênh đều cần tìm giải pháp.

Quản lý kho vận- một thách thức trong quản lý bán hàng online

Quá trình chốt đơn trên các kênh diễn ra liên tục nên việc cập nhật số lượng sản phẩm trong kho cũng cần được thực hiện thường xuyên, và tốt nhất là thực hiện ngay sau khi chốt đơn. Bởi nếu tình hình kho vận không được cập nhật liên tục, rất dễ gây ra tình trạng chốt đơn với khách nhưng thiếu hàng trả khách.

Hơn nữa, việc cập nhật kho một cách thủ công cũng rất tốn thời gian và dễ gây ra sai sót hàng loạt.

Quản lý khó kiểm soát tình hình

Hệ thống quản lý bán hàng online thủ công bằng excel và các nhóm chat khiến quản lý rất khó nắm bắt được tình trạng công việc hiện tại, khó quản lý kho vận, khó theo dõi và quản lý hiệu suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.

Quản lý khó nắm bắt công việc đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách, có phát sinh vấn đề gì không. Thông tin công việc thì phân tán trong hàng chục nhóm chat, muốn kiểm tra tổng quan lại phải chờ nhân viên làm báo cáo, mở cuộc họp hoặc tiến hành kiểm tra trực tiếp, chứ khó theo dõi từ xa được.

Quản lý doanh thu và nhân viên – thách thức trong quản lý bán hàng online

Quản lý cũng gặp khó khăn trong quản lý hiệu suất nhân viên, chia chat thủ công nên không biết được nhân viên nào làm nhiều, nhân viên nào làm ít, hiệu quả ra sao. Muốn biết lại phải chờ báo cáo của nhân viên rồi kiểm tra lại thủ công xem báo cáo đúng tình hình thực tế hay không.

Hơn nữa, việc thống kê doanh thu, báo cáo theo từng kênh cũng yêu cầu nhiều thời gian và dễ sai sót.

Subiz – Giải pháp quản lý bán hàng online hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Chúng ta đang ở trong giai đoạn phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển của nhiều công nghệ hiện đại, có thể giúp chúng ta xử lý các hoạt động trong doanh nghiệp nhanh chóng, tiện lợi, hiện đại và hiệu quả hơn.

Vì vậy, thay vì sử dụng hệ thống quản lý bán hàng online thủ công bằng excel và các nhóm chat, hãy dùng các phần mềm bán hàng để việc quản lý bán hàng trở nên tự động, dễ dàng, chính xác và hiệu quả.

Subiz là một trong các phần mềm quản lý bán hàng online uy tín tại Việt Nam, phù hợp với nhiều quy mô dù doanh nghiệp của bạn là start-up, doanh nghiệp vừa và nhỏ hay doanh nghiệp lớn.

Subiz-phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Sử dụng Subiz, bạn có thể quản lý bán hàng và điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn:

• Subiz giúp bạn chia chat cho nhân viên theo ý muốn cực kỳ dễ dàng và công bằng: Bạn có thể chia chat theo bộ phận, chia chat theo kênh tương tác, chia chat lần lượt, chia chat cho tư vấn viên đang rảnh, chia chat cho người từng phụ trách đoạn chat trước đó… Nhờ đó, công việc được phân điều phối nhịp nhàng, đảm bảo chia việc công bằng và khách hàng có thể nhận được phản hồi sớm nhất.
• Bạn có thể up toàn bộ kho sản phẩm quản lý bằng Excel lên Subiz chỉ với vài thao tác đơn giản. Thêm vào đó, bạn có thể tạo các tin nhắn mẫu, cài đặt chatbot hỗ trợ chat để giảm việc lặp lại các tin nhắn giống nhau. Điều này giúp tạo sự nhất quán trong quá trình tư vấn, đồng thời tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
• Subiz tích hợp đa dạng các kênh tương tác như Website, Facebook, Messenger, Instagram, Zalo OA, Email, tổng đài. Do đó, bạn chỉ cần làm việc trên một màn hình là đã có thể tương tác với khách hàng đến từ tất cả các kênh.
• Khi bạn tạo đơn hàng trên Subiz, hệ thống kho vận sẽ tự động trừ đi sản phẩm đã được bán. Nhờ đó, việc quản lý kho vận khi bán đa kênh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Subiz cũng tự động tạo các báo cáo về kho vận, doanh số, tài chính, hiệu suất nhân viên. Bạn có thể kiểm tra các chỉ số này mọi lúc, mọi nơi mà không cần lập báo cáo thủ công hay mất thời gian kiểm chứng báo cáo.

Ngoài các tính năng liên quan đến quản lý bán hàng, Subiz còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác giúp thu hút khách hàng, theo dõi hiệu suất các chiến dịch marketing, quản lý quan hệ khách hàng…

Đặc biệt, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online Subiz đầy đủ tính năng trong thời gian 30 ngày để xem phần mềm này có hiệu quả không, có phù hợp với mô hình kinh doanh của mình hay không.

Đừng bỏ lỡ: Subiz Chat Là Gì? Ứng Dụng Như Thế Nào Trong Hoạt Động Của Các Doanh Nghiệp