Thời điểm thu thập thông tin khách hàng không chỉ đơn thuần tạo cơ hội thu thập dữ liệu khách hàng, mà việc lựa chọn thời điểm phù hợp còn ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng, và góp phần xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Vậy doanh nghiệp nên tiến hành thu thập thông tin khách hàng vào những thời điểm nào, và dùng cách thức nào? 

Cách thu thập thông tin khách hàng

Thu thập thông tin khách hàng là quá trình cực kỳ quan trọng để hiểu rõ hơn về khách hàng, nhu cầu của họ và tạo ra một trải nghiệm tốt hơn. Dưới đây là các cách thu thập thông tin khách hàng phổ biến:

Trực tiếp từ khách hàng

Dưới đây là một số cách thức cụ thể để thu thập thông tin trực tiếp từ khách hàng:

Khảo sát khách hàng: Tạo các mẫu thu thập thông tin khách hàng khảo sát trực tuyến hoặc in ấn để thu thập ý kiến, phản hồi, và thông tin từ khách hàng. Sử dụng các nền tảng khảo sát trực tuyến như Google Forms, SurveyMonkey hoặc Typeform để dễ dàng tạo và phân tích kết quả khảo sát.

Gặp gỡ trực tiếp: Tổ chức các buổi họp, tọa đàm, hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp với khách hàng để lắng nghe ý kiến, nhận phản hồi và hiểu rõ hơn về mong muốn của khách hàng.

Các cách thu thập thông tin khách hàng phổ biến

Liên hệ qua điện thoại: Gọi điện trực tiếp đến khách hàng để tương tác và thu thập thông tin. Điều này có thể thực hiện thông qua các cuộc gọi cá nhân hoặc các cuộc gọi khảo sát ngắn để kiểm tra về trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

Từ các nguồn thu thập tự động

Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp bạn có thể tự động thời điểm thu thập thông tin khách hàng:

Theo dõi hành vi trực tuyến:

• Sử dụng các công cụ theo dõi như Google Analytics để phân tích hành vi của khách hàng trên trang web của bạn. Bạn có thể theo dõi các thông tin như trang web họ truy cập, thời gian trôi qua trên trang web, sản phẩm họ xem, và các hành động khác.

Phân tích dữ liệu hệ thống (CRM):

• Sử dụng hệ thống CRM để tự động ghi lại thông tin về mua sắm, liên hệ và tương tác của khách hàng. CRM cho phép bạn theo dõi thông tin như lịch sử mua hàng, yêu cầu hỗ trợ, phản hồi từ khách hàng, và nhiều thông tin khác.
• Tích hợp các dữ liệu từ các nguồn khác nhau (email, live chat, website, hệ thống mua sắm, mạng xã hội,…) vào hệ thống CRM để có cái nhìn toàn diện về khách hàng và tạo ra các chiến lược linh hoạt hơn.

Xem thêm:

Thu thập thông tin khách hàng tự động cùng Subiz

Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng qua Landing Page

Các thời điểm thu thập thông tin khách hàng

Thời điểm thu thập thông tin từ khách hàng rất quan trọng, nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tính hiệu quả của việc thu thập thông tin. Dưới đây là một số thời điểm quan trọng và phù hợp để thời điểm thu thập thông tin khách hàng:

Thời điểm thu thập thông tin khách hàng: Khi mới thiết lập quan hệ

Để thiết lập mối quan hệ với khách hàng, bạn có thể bắt đầu thu thập thông tin ở các thời điểm sau:

Đăng ký tài khoản: Khi khách hàng quyết định đăng ký tài khoản trên trang web hoặc ứng dụng của bạn, bạn có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chi tiết hơn. Bạn có thể yêu cầu thông tin như ngày sinh, sở thích, giới tính, địa chỉ, và các thông tin khác giúp bạn hiểu rõ hơn về mong muốn, mối quan tâm của họ. Thời điểm thu thập thông tin khách hàng này phù hợp khi bạn hoạt động trong các lĩnh vực như thương mại điện tử, hoặc cung cấp các phần mềm dịch vụ, phần mềm SaaS… Việc xây dựng thông tin cá nhân và sở thích của khách hàng có thể giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và tối ưu hóa giao diện dành cho họ.

Đăng ký tài khoản hoặc mua hàng lần đầu tiên là thời điểm thu thập thông tin khách hàng thích hợp

Tại thời điểm mua hàng đầu tiên: Trong lĩnh vực bán lẻ, thông tin từ việc mua hàng đầu tiên có thể cung cấp nhiều thông tin quý giá để hiểu rõ hơn về khách hàng và tạo ra các chiến lược tương tác phù hợp sau này. Khi khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng đầu tiên, hãy lưu lại thông tin cơ bản như tên, địa chỉ giao hàng, thông tin thanh toán, sản phẩm khách hàng đã mua,…

Thời điểm thu thập thông tin khách hàng: Khi có tương tác tiếp xúc

Việc thu thập thông tin từ khách hàng sau mỗi tương tác tiếp xúc có thể giúp bạn duy trì và cải thiện mối quan hệ với khách hàng:

Sau mỗi giao dịch: Mỗi khi khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng, đặt dịch vụ hoặc sử dụng sản phẩm, hãy cập nhật thông tin về giao dịch này. Điều này bao gồm việc ghi nhận sản phẩm hoặc dịch vụ họ đã mua, số lượng, giá trị giao dịch và bất kỳ thông tin nào khác liên quan. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi mua sắm và tạo cơ hội để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan hơn trong tương lai. 

Sau một thời gian mua hàng: Hãy tận dụng cơ hội để yêu cầu phản hồi từ khách hàng. Gửi một cuộc khảo sát hoặc email để hỏi về trải nghiệm của họ và những điều họ có thể mong muốn cải thiện. Phản hồi từ khách hàng có thể cung cấp thông tin quý báu để bạn điều chỉnh và tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm, đồng thời tạo sự thấu hiểu và tôn trọng giữa bạn và khách hàng.

Khi có tương tác tiếp xúc là thời điểm thu thập thông tin khách hàng hiệu quả, tạo sự gắn bó

Khi tham gia chương trình khuyến mãi: Khi khách hàng tham gia các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc các sự kiện tương tự, đây là cơ hội tốt để bạn thu thập thông tin bổ sung. Bạn có thể hỏi về lý do họ quan tâm đến chương trình, sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan, và thông tin về cảm nhận, suy nghĩ của họ sau chương trình đó.

Thời điểm thu thập thông tin khách hàng: Khi cần cập nhật thông tin

Mọi thay đổi về thông tin liên hệ, địa chỉ giao hàng, thông tin thanh toán, nhu cầu và sở thích của khách hàng đều có ý nghĩa quan trọng. Tại những thời điểm như này, việc thu thập thông tin mới hoặc cập nhật thông tin đã có giúp bạn duy trì sự chính xác và tối ưu hóa tương tác của mình.

Hãy thiết lập một lịch trình định kỳ để gửi email hoặc thông báo nhắc nhở khách hàng cập nhật thông tin của họ. 

Việc cập nhật thông tin khi có thay đổi đảm bảo rằng bạn không mất kết nối với khách hàng và có khả năng tương tác dựa trên thông tin mới nhất. Điều này không chỉ giúp bạn tránh sai sót trong việc gửi sản phẩm, dịch vụ hay thông tin, mà còn cho phép bạn hiểu rõ hơn về phản hồi và hành vi của khách hàng.

Trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng, việc hiểu rõ khách hàng không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là chìa khóa để thành công. Áp dụng các cách thu thập thông tin phổ biến và thời điểm thu thập thông tin khách hàng một cách thông minh và chiến lược, bạn có khả năng tạo ra những sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu thực tế, cũng như tạo ra những chiến dịch tiếp thị đúng mục tiêu.