Tổng đài ảo gia tăng tương tác khách hàng
Tổng đài IP là hệ thống tổng đài điện thoại triển khai trên nền tảng internet và sử dụng mạng Lan không cần sử dụng đường dây riêng. Còn tổng đài VoIP là dịch vụ tổng đài điện thoại được phát triển nền tảng IP để thực hiện các cuộc gọi đến bất kỳ đầu số nào. Lắp đặt tổng đài VoIP giúp chuyển đổi tín hiệu thoại sang một dạng kỹ thuật số mới được truyền tải qua mạng LAN/WAN hoặc internet.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo?
Tổng đài ảo là giải pháp nghe – gọi trực tuyến bằng công nghệ hiện đại điện toán đám mây. Mọi thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống đám mây. Quản trị viên dễ dàng quản lý từ xa mọi dữ liệu chỉ cần có mạng internet. Đặc biệt tổng đài ảo IP, VoIP có thể kết nối đa thiết bị ngoài thiết bị máy cứng như máy tính, điện thoại di động,….
Nhờ công nghệ hiện đại, tổng đài ảo có nhiều tính năng vượt trội hơn so với tổng đài truyền thống như:
- Mở rộng máy nhánh không giới hạn: Doanh nghiệp cần phát triển mạng lưới dịch vụ tổng đài có thể trang bị thêm các máy nghe – gọi mà không tốn chi phí dịch vụ.
- Trả lời tự động (IVR): Thiết lập lời chào, định tuyến cuộc gọi tự động. Ví dụ “nhấn phím 1 để gặp tư vấn viên, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…”
- Điều hướng cuộc gọi theo Rule: Khách hàng gọi tới, cuộc gọi sẽ đổ chuông theo rule phân phối như ngẫu nhiên, người sale gần nhất, người có ít cuộc gọi nhất,….
- Lưu trữ – hiển thị thông tin: Tính năng này giúp các tư vấn viên dễ dàng nhận diện khi khách hàng gọi tới bằng cách nhìn nhanh lên màn hình để biết ai gọi tới, tag nhãn, số điện thoại,….
- Kết nối nhiều đầu số: Doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số cố định 1900, 1800 hoặc đầu số di động như 02xxx, 09xx.
Tổng đài ảo có ưu điểm tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống cho doanh nghiệp
Với nhiều tính năng hiện đại, thông minh, tổng đài ảo trở thành giải pháp giúp các doanh nghiệp không chỉ xây dựng hình ảnh tính chuyên nghiệp mà còn thúc đẩy hoạt động chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, thúc đẩy tương tác và tăng trải nghiệm tốt với khách hàng. Đây chính là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng tổng đài ảo thay cho tổng đài truyền thống.
Các bước thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Thiết lập tổng đài ảo là bước quan trọng trước tiên để doanh nghiệp có thể vận hành dịch vụ. Hiện nay thay vì tự xây dựng hệ thống, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ cung cấp từ bên thứ 3 để tối ưu chi phí lắp đặt. Tuy nhiên dù thuê dịch vụ và trả phí theo cước thì doanh nghiệp cũng cần thực hiện các bước thiết lập cơ thể để có thể vận hành được hoạt động tổng đài ảo theo nhu cầu.
Thiết lập tổng đài ảo cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Lựa chọn gói cước phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần mật một khoảng thời gian để tìm hiểu về các dịch vụ tổng đài. Sau khi có thông tin chi tiết, doanh nghiệp xác nhận dịch vụ nào phù hợp. Khi lựa chọn gói cước, doanh nghiệp có thể yêu cầu bên cung cấp báo giá và các tính năng đi kèm để có thể so sánh chi tiết từ đó lựa chọn dịch vụ tương thích với quy mô và nhu cầu sử dụng.
Bước 2: Đăng ký đầu số tổng đài
Đầu số tổng đài hay còn gọi là đầu số cố định đa dạng như 02xx, 09xx, 1800xx/1900,… mỗi đầu số sẽ được phân chia theo tỉnh thành. Tùy theo mục đích sử dụng, doanh nghiệp lựa chọn đầu số dạng tổng đài hoặc cá nhân. Thường các doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900 hoặc 1800 nhiều hơn để tăng nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Đăng ký đầu số là bước quan trọng để thiết lập tổng đài ảo
Bước 3: Mua tổng đài IP
Tổng đài IP là trung cấp của giải pháp giúp kết nối đầu số và các thiết bị cuối để hệ thống dịch vụ tổng đài hoàn chỉnh, thực hiện các cuộc gọi ra – vào. Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng đài IP theo số lượng thiết bị cần sử dụng như:
- Máy chủ Server
- Card giao tiếp với bưu điện
Những thiết bị này giống như tổng đài IP phần cứng nhưng doanh nghiệp lại có thể tùy biến theo đặc thù của doanh nghiệp và sự thay đổi của công nghệ.
Bước 4: Mua thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối được dùng để thích hợp số và dịch vụ tổng đài kết nối với những đầu số của khách hàng. Hiện nay có các dạng thiết bị là:
- Điện thoại IP
- Điện thoại wifi
- Điện thoại tiếp tân
- Phần mềm Softphone trên PC
- Phần mềm Softphone đến smartphone
Trên đây là những bước cơ bản để doanh nghiệp thực hiện thiết lập tổng đài ảo. Khi đã thiết lập tổng đài ảo hoàn tất, bạn nên kiểm tra kết nối mạng và thực hiện các cuộc gọi thử để xác nhận hệ thống đã hoạt động, chất lượng âm thanh đã tốt chưa. Dịch vụ tổng đài khi đã vận hành thành công, bạn có thể tính tới việc ứng dụng các tính năng khác của tổng đài để xây vận dụng được hết các ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo.
