Cải thiện hiệu suất làm việc không chỉ là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa nguồn lực mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá, khẳng định vị thế trong thị trường cạnh tranh. Hiệu suất làm việc cao hơn tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt trước những thay đổi của thị trường, từ đó đem lại lợi thế cạnh tranh bền vững. Tìm hiểu ngay cách đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên  trong bài viết này.

 

Hiệu suất làm việc là gì?

Hiệu suất làm việc đề cập đến mức độ mà hoàn thành nhiệm vụ được giao. Hiệu suất làm việc là một chỉ số đánh giá khả năng sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ của một nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời đảm bảo chất lượng và chi phí phù hợp. 

Hiệu suất làm việc không chỉ phản ánh sự nỗ lực cá nhân mà còn liên quan đến hiệu quả của quy trình làm việc, công nghệ hỗ trợ, và môi trường làm việc. Chỉ số này được xác định thông qua các tiêu chí như năng suất, chất lượng, và tính kịp thời của công việc được thực hiện. 

Cách tính hiệu suất làm việc

Đo lường hiệu suất làm việc có thể dựa trên các chỉ số định lượng như số lượng sản phẩm được sản xuất, tỷ lệ lỗi trong sản phẩm, hoặc thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, các tiêu chí định tính cũng rất quan trọng, bao gồm đánh giá sự hài lòng của khách hàng, mức độ đổi mới và sáng tạo trong công việc, và khả năng hợp tác và làm việc nhóm. Việc kết hợp cả hai hình thức đánh giá này giúp cung cấp một cái nhìn toàn diện hơn về hiệu suất làm việc của cá nhân và tổ chức.

Cách tính hiệu suất làm việc:

Hiệu suất làm việc (%) = (Sản lượng thực tế / Sản lượng mong đợi) × 100

Trong đó:

• Sản lượng thực tế là số lượng công việc hoặc sản phẩm mà một cá nhân hoặc nhóm đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Sản lượng này có thể được đo lường bằng các đơn vị sản phẩm, dự án hoàn thành, doanh thu hoặc các chỉ tiêu công việc khác. 
• Sản lượng mong đợi là số lượng công việc được đặt ra làm mục tiêu.

Tỷ lệ phần trăm số lượng đạt được trên tổng số lượng mục tiêu được dùng làm hiệu suất công việc của một nhân viên.

Các phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Sau đây là 3 phương pháp phổ biến giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc một cách hiệu quả:: 

Đánh giá trên mức độ KPIs đạt được

Xác định KPIs là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc đo lường hiệu quả làm việc. KPIs là những thước đo cụ thể, có thể định lượng được (doanh số bán hàng, số lượng người tiếp cận, số người xem video..), được sử dụng để đánh giá hiệu suất của một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức so với các mục tiêu đã đặt ra.

Giả sử KPI của một nhân viên bán hàng trong công ty bạn là đạt doanh thu 500 triệu đồng trong một tháng. Nếu cuối tháng, nhân viên này chỉ đạt được 350 triệu đồng, thì tỷ lệ hoàn thành KPI của nhân viên là 70%. Ngược lại, nếu nhân viên đạt được 600 triệu đồng, tỷ lệ hoàn thành KPI sẽ là 120%.

Phương pháp xếp hạng dựa trên thang điểm: 

Phương pháp này sử dụng thang điểm để đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Sau khi xác định các tiêu chí đánh giá, cần thiết lập thang điểm cho mỗi tiêu chí. Thang điểm thường dao động từ 1 đến 5, với 1 là thấp nhất và 5 là cao nhất. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Các tiêu chí này cần phải cụ thể, rõ ràng và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Một số ví dụ về tiêu chí đánh giá bao gồm:

• Chất lượng công việc: Khả năng hoàn thành công việc một cách chính xác, hiệu quả và đúng thời hạn.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên.
• Khả năng làm việc nhóm: Khả năng hợp tác hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.
• Tinh thần trách nhiệm: Khả năng hoàn thành trách nhiệm được giao một cách tốt nhất.
• Tính đúng giờ: Khả năng đến làm việc đúng giờ và hoàn thành công việc đúng hạn.

Phương pháp nhân viên tự đánh giá: 

Thực hiện các cuộc khảo sát thường xuyên để thu thập phản hồi về quy trình làm việc, giao tiếp và tại nơi làm việc cho phép doanh nghiệp thu thập những thông tin hữu ích về nhận thức của từng nhân viên về hiệu quả làm việc và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Đánh giá và lắng nghe từ phía nhân viên góp phần giúp cho doanh nghiệp không ngừng cải thiện, thay đổi và cập nhật những gì phù hợp với cách làm việc của nhân viên. Bằng cách lắng nghe tiếng nói từ nội bộ, doanh nghiệp có thể thu thập những thông tin quý giá về:

• Mức độ hài lòng của nhân viên: Khảo sát có thể giúp doanh nghiệp hiểu được mức độ hài lòng của nhân viên với công việc, môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ, và cơ hội phát triển.
• Năng suất và hiệu quả làm việc: Phản hồi của nhân viên có thể tiết lộ những điểm yếu trong quy trình làm việc, những rào cản ảnh hưởng đến năng suất, và những cơ hội để cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Vấn đề và thách thức: Khảo sát có thể giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề và thách thức mà nhân viên gặp phải trong công việc, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.
• Mức độ gắn kết và tinh thần làm việc: Phản hồi của nhân viên có thể cho thấy mức độ gắn kết của họ với doanh nghiệp, tinh thần làm việc chung, và cảm giác được trân trọng, ghi nhận.
• Đề xuất và ý tưởng: Khảo sát là cơ hội để nhân viên đóng góp ý tưởng và đề xuất cải tiến cho quy trình làm việc, sản phẩm, dịch vụ, và văn hóa doanh nghiệp.

Các cách cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Để có thể cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, công ty có thể thực hiện theo các phương pháp sau bao gồm: chia nhỏ công việc, phương pháp Eisenhower, và phương pháp Kanban.

Chia nhỏ công việc

Thay vì giao phó những dự án lớn, phức tạp, hãy chia nhỏ công việc thành những nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn. Khi chia nhỏ một dự án lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, nhân viên có thể tập trung vào từng bước một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp họ tránh bị phân tâm bởi những chi tiết không quan trọng và hoàn thành công việc một cách chính xác hơn. Đây là phương pháp giúp nhân viên tập trung vào từng bước, tránh cảm giác choáng ngợp và dễ dàng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Ngoài ra, khi chia nhỏ công việc, nhân viên có thể linh hoạt hơn trong việc sắp xếp thời gian và hoàn thành công việc theo cách phù hợp với họ nhất. Việc chia nhỏ công việc giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng. Họ cũng có thể dễ dàng điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Phương pháp Eisenhower 

Phương pháp Eisenhower giúp phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Phương pháp Eisenhower giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng nhất, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

Cách thức áp dụng: 

• Lập danh sách các nhiệm vụ: Viết ra tất cả các nhiệm vụ mà nhân viên cần hoàn thành.
• Phân loại vào nhóm công việc: Phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp

Mức độ khẩn cấp và quan trọng:

• Khẩn cấp và quan trọng: Các nhiệm vụ cần hoàn thành ngay lập tức. Người quản lý nên giao nhiệm vụ cho nhân viên có năng lực phù hợp và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành nhanh chóng. Cần theo dõi tiến độ sát sao và giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh. Ví dụ: phỏng vấn ứng viên cho vị trí mới, giải quyết khiếu nại khẩn cấp của nhân viên.
• Khẩn cấp nhưng kém quan trọng: Các nhiệm vụ này có thể ủy quyền hoặc hoãn lại. Ủy quyền cho nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết cho người được giao nhiệm vụ. Theo dõi tiến độ và đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng. Ví dụ: giải quyết khiếu nại không khẩn cấp của nhân viên, trả lời email yêu cầu khẩn cấp nhưng không quan trọng.
• Ít khẩn cấp nhưng quan trọng: Các nhiệm vụ này cần lên kế hoạch và sắp xếp thời gian hợp lý. Lên kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện nhiệm vụ, bao gồm thời gian hoàn thành từng giai đoạn, nguồn lực cần thiết và người phụ trách. Giao nhiệm vụ cho nhân viên phù hợp và trao quyền cho họ tự chủ trong việc hoàn thành. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Ví dụ: chuẩn bị báo cáo lương thưởng, lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên, nghiên cứu chính sách nhân sự mới.
• Ít khẩn cấp và kém quan trọng: Các nhiệm vụ này có thể giao cho người khác hoặc hoãn lại. Ủy quyền cho nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết cho người được giao nhiệm vụ. Theo dõi tiến độ và đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng, hoặc hoãn lại đến khi có thời gian rảnh. Ví dụ: tham dự hội thảo về quản lý nhân sự, tham gia các hoạt động xã hội không liên quan đến công việc.

Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban là một hệ thống quản lý công việc trực quan giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác và nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp. Phương pháp này được phát triển bởi Taiichi Ohno, kỹ sư trưởng của Toyota, vào những năm 1940 và ngày nay được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong quản lý dự án và quản lý sản xuất.

Cách ứng dụng Kanban để nâng cao hiệu suất:

• Xác định các cột: Xác định các cột chính trong bảng Kanban, thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Ví dụ: “Phải làm”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thiện”.
• Tạo thẻ nhiệm vụ: Tạo thẻ nhiệm vụ cho mỗi công việc cần thực hiện. Trên mỗi thẻ ghi rõ thông tin về nhiệm vụ như tiêu đề, mô tả, người phụ trách, hạn chốt,…
• Giới hạn WIP (Work in Progress): Xác định số lượng thẻ nhiệm vụ tối đa được phép thực hiện trong mỗi cột. Việc giới hạn WIP giúp đảm bảo sự tập trung và tránh tình trạng quá tải công việc.
• Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi tiến độ công việc thông qua bảng Kanban và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp Kanban để quản lý các công việc nhân sự như:

• Tuyển dụng: Tạo các cột “Mở ứng tuyển”, “Đánh giá sơ bộ”, “Phỏng vấn”, “Tuyển dụng thành công”.
• Đào tạo: Tạo các cột “Xác định nhu cầu đào tạo”, “Lập kế hoạch đào tạo”, “Thực hiện đào tạo”, “Đánh giá hiệu quả đào tạo”.
• Đánh giá năng lực: Tạo các cột “Xác định mục tiêu đánh giá”, “Thiết kế bài đánh giá”, “Thực hiện đánh giá”, “Phản hồi và phát triển”.

 

Giờ giấc chủ động, linh hoạt 

Giờ giấc chủ động, linh hoạt là một chế độ làm việc cho phép nhân viên tự do sắp xếp thời gian làm việc của mình, miễn là họ hoàn thành công việc được giao đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu. Chế độ này có thể bao gồm việc làm việc từ xa, làm việc bán thời gian, hoặc kết hợp cả hai.

Chế độ làm việc linh hoạt giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt là những người có gia đình hoặc những người có nhu cầu đặc biệt. Khi nhân viên hài lòng với công việc, họ sẽ có động lực và hiệu quả làm việc cao hơn Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng hình thức làm việc từ xa thực sự có thể dẫn đến năng suất tăng cao. Ví dụ, một nghiên cứu của ConnectSolutions cho thấy 77% nhân viên làm việc từ xa theo định kỳ báo cáo mức độ năng suất cao hơn.Điều này có thể là do các yếu tố như giảm thời gian đi lại, ít bị sao nhãng hơn trong môi trường văn phòng tại nhà và sự linh hoạt được cải thiện cho nhân viên.

Cách tự động báo cáo hiệu suất làm việc nhân viên

Một số cách giúp doanh nghiệp tự động báo cáo hiệu suất làm việc mà không cần ghi nhận thủ công số lượng sản phẩm công việc của nhân viên. 

• Sử dụng phần mềm tự động: Nhiều phần mềm quản lý dự án phổ biến như Asana, Trello, Jira có tính năng tự động báo cáo hiệu suất. Các phần mềm này cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc, gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ và tạo báo cáo tự động về hiệu suất của từng cá nhân hoặc nhóm.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng các bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheets để tạo các mẫu báo cáo hiệu suất và sử dụng các công thức để tự động tính toán các số liệu quan trọng như tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, thời gian hoàn thành trung bình, v.v.
• Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian như Toggl, Harvest hoặc Clockify để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Các ứng dụng này cung cấp báo cáo tự động về thời gian làm việc và các hoạt động liên quan, giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Nếu công việc của nhân viên liên quan đến bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng, bạn có thể sử dụng hệ thống CRM như Subiz, Salesforce, HubSpot CRM để theo dõi hoạt động và hiệu suất làm việc của họ. Hệ thống CRM thường có các tính năng báo cáo tự động để bạn có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên số lượng giao dịch, doanh số bán hàng, và các chỉ số khác.

Hiệu suất làm việc không chỉ là chỉ số, mà là một yếu tố quyết định sự thành công của mỗi cá nhân và tổ chức. Đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc đem lại nhiều lợi ích, từ tăng cường năng suất đến cải thiện môi trường làm việc. Bằng cách tự động hóa báo cáo hiệu suất, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quản lý nhân sự.

 Xem thêm:

Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả

Các chỉ số của Subiz giúp bạn đo lường hiệu quả làm việc

Tự động hóa quy trình – Bí quyết tăng năng suất làm việc