Trong một nghiên cứu của Deloitte, 94% số người được hỏi đồng ý rằng chuyển đổi kỹ thuật số là ưu tiên chiến lược hàng đầu cho doanh nghiệp, tổ chức của họ. Xử lý tài liệu truyền thống tốn rất nhiều công sức và thời gian. Vì vậy, số hóa tài liệu trở thành công nghệ có giá trị to lớn đối với các doanh nghiệp nhờ hiệu quả và tốc độ xử lý mà nó mang lại. 

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số bằng các công cụ và kỹ thuật khác nhau mà hệ thống máy tính có thể sử dụng. Số hóa tài liệu cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo rằng các quy trình diễn ra suôn sẻ. Tài liệu số hóa dễ bảo trì, lưu trữ, truy xuất và xử lý. Chúng giúp doanh nghiệp giảm chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết để quản lý hồ sơ vật lý. Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất trên lộ trình trở thành doanh nghiệp số. 

Số hóa tài liệu là gì?

Các tài liệu doanh nghiệp nên số hóa 

Tài liệu kinh doanh bằng giấy rất dễ bị mất và hư hỏng do các tác động ngoại cảnh như: ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ, ….

Có nhiều loại tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp nên số hóa

Vì vậy, có nhiều loại tài liệu kinh doanh mà doanh nghiệp cần số hóa để đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn trong quá trình lưu trữ, xử lý. Các tài liệu được số hóa phổ biến nhất bao gồm: giấy tờ kinh doanh, thông tin khách hàng và cộng tác nhân sự, nội bộ …

Tài liệu của bộ phận hành chính

An toàn và bảo mật tài liệu là ưu tiên hàng đầu của bộ phận hành chính, bộ phận thường xuyên phải xử lý lượng thông tin khổng lồ. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp đảm bảo rằng bộ phận luôn có mọi thông tin họ cần để dễ dàng xử lý, truy xuất. Một số tài liệu cần số hóa như sau:

• Thông tin bảng lương
• Hợp đồng lao động nhân viên
• Thông tin bảo hiểm: bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động
• Các thông tin tuyển dụng
• Quy định và chính sách cho nhân viên
• Hợp đồng tài chính, kinh doanh

Tài liệu liên quan đến khách hàng

Các tài liệu liên quan đến khách hàng được số hóa sẽ cung cấp cho bạn nguồn dữ liệu tổng hợp để dễ dàng phân tích, phục vụ cải thiện dịch vụ khách hàng. Bằng cách số hóa thông tin và lưu giữ thông tin trên các nền tảng không gian ảo, doanh nghiệp của bạn có thể phản ứng nhanh hơn so với đối thủ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Các tài liệu khách hàng cần số hóa bao gồm:

• Hóa đơn và giao dịch
• Hợp đồng khách hàng
• Ý kiến, đề xuất của khách hàng
• Đánh giá của khách hàng
• Thông tin khách hàng 

Tài liệu pháp lý

Tài liệu pháp lý rất quan trọng. Hầu hết mọi người cần truy cập nhanh chóng khi phát sinh một số tình huống cấp bách. Vì vậy, doanh nghiệp nên số hóa các tài liệu pháp lý quan trọng để có thể truy cập được mọi lúc, mọi nơi trong các tình huống cấp bách:

• Báo cáo thuế, tài chính doanh nghiệp
• Kiểm kê tài sản doanh nghiệp
• Chứng từ hợp pháp về các hoạt động kinh doanh
• Thông tin và sao kê tài khoản ngân hàng

Số hóa tài liệu nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thời gian lao động thủ công. Việc cắt bớt giấy cũng giảm chi phí văn phòng, tiêu tốn ít không gian lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. 

Các định dạng tài liệu kỹ thuật số 

Sau khi hoàn tất quá trình số hóa tài liệu, bạn sẽ có được tài liệu được chuyển đổi thành nhiều định dạng khác nhau. Các định dạng khác nhau phù hợp với từng loại các tài liệu khác nhau để bạn dễ đang lựa chọn định dạng lưu trữ. Dưới đây là một vài định dạng được sử dụng rộng rãi cho các tài liệu số hóa cho mục đích lưu trữ:

• Tệp hình ảnh kỹ thuật số (JPEG, TIFF…)
• Định dạng tài liệu kỹ thuật số (PDF, Word, Excel, PowerPoint, …)
• Định dạng tài liệu online (Google Docs, Google Sheet, …)
• …

Phương pháp số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu có thể giúp doanh nghiệp trích xuất dữ liệu từ các biểu mẫu và chèn các thành phần như chữ ký điện tử, hình ảnh, … Phương pháp chung của số hóa tài liệu là quét dữ liệu và chuyển đổi chúng thành các định dạng nhất định. Hiện nay có 4 phương pháp số hóa tài liệu phổ biến nhất là: OCR, OMR, ICR, IWR

Optical Character Recognition (OCR)

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một trong những loại số hóa quét dữ liệu hoặc văn bản dưới dạng hình ảnh và chuyển nó thành dạng văn bản máy tính có thể hiểu và chỉnh sửa được. Quy trình cơ bản của OCR bao gồm việc kiểm tra văn bản của tài liệu và dịch các ký tự thành mã có thể được sử dụng để xử lý dữ liệu. 

OCR là phương pháp số hóa tài liệu phổ biến, thông dụng nhất hiện nay

Các hệ thống OCR được tạo thành từ sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm. Phần cứng, chẳng hạn như máy quét quang học hoặc bảng mạch chuyên dụng, được sử dụng để sao chép hoặc đọc văn bản trong khi phần mềm thường xử lý quá trình nâng cao. Phần mềm cũng có thể tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để triển khai các phương pháp nhận dạng ký tự thông minh (ICR) tiên tiến hơn, như nhận dạng ngôn ngữ hoặc kiểu chữ viết tay.

Quá trình OCR được sử dụng phổ biến nhất để biến các tài liệu lịch sử hoặc pháp lý bản cứng thành PDF. Sau khi được đặt trong bản mềm này, người dùng có thể chỉnh sửa, định dạng và tìm kiếm tài liệu như thể nó được tạo bằng một trình xử lý văn bản. Tuy nhiên, loại số hóa này ít phổ biến vì những hạn chế của nó trong việc hiểu và quét các văn bản và tài liệu viết tay.

Hiện tại, công nghệ OCR có những ưu điểm nổi bật như: 

• Có sẵn hơn 200 ngôn ngữ có thể nhận dạng
• Có các ngôn ngữ châu Âu (bảng chữ cái Latinh, Cyrillic, Armenia, Hy Lạp)
• Có các ngôn ngữ khác: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ả Rập, Farsi, Thái Lan, Việt Nam, Do Thái, Miến Điện 
• Nhận dạng phông chữ và tài liệu OCR-A, OCR-B, MICR (E13B) và CMC7 được in bằng máy in hoặc đánh máy

Intelligent Character Recognition (ICR)

Nhận dạng ký tự thông minh (ICR) là một hệ thống cho phép máy tính nhận dạng các ký tự viết tay và chuyển đổi thành văn bản mà máy tính có thể đọc được. Đây là phiên bản nâng cao của công nghệ OCR, trong đó các thuật toán Máy học và AI diễn giải dữ liệu một cách thông minh thông qua việc nhận dạng các kiểu và phông chữ viết tay khác nhau.

Phương pháp số hóa tài liệu ICR cho phép nhận dạng và chuyển đổi từng ký tự thành văn bản

ICR khá mạnh nhưng lại là công nghệ kém chính xác nhất vì có quá nhiều biến số khi đọc chữ viết tay. Ngay cả con người cũng gặp khó khăn khi đọc chữ viết tay của người khác. Trong quá trình xử lý biểu mẫu, ICR phù hợp để đọc nhận xét từ người trả lời hoặc để đọc tên, địa chỉ hoặc dữ liệu nhân khẩu học tương tự khác được viết tay trên biểu mẫu. Công cụ ICR có thể hoạt động đồng thời với OCR để tự động thu thập dữ liệu từ các biểu mẫu và giảm bớt quá trình gõ phím để nhập dữ liệu. 

ICR hữu ích cho các doanh nghiệp cần xử lý nhiều loại biểu mẫu, thư từ và giấy tờ hàng ngày, chẳng hạn như công ty tài chính, luật hoặc chăm sóc sức khỏe . Đối với những công ty như vậy, phương pháp số hóa tài liệu ICR là một công cụ thuận tiện và đơn giản để quản lý hồ sơ người tiêu dùng. ICR là một cách đơn giản để giảm thiểu lỗi đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần số hóa khối lượng lớn tài liệu viết tay, bao gồm thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc, thì ICR là một lựa chọn tuyệt vời để thêm vào quy trình số hóa tài liệu. Nó làm giảm nguy cơ lỗi do con người, mang lại độ chính xác khá cao, làm tăng hiệu quả thu thập dữ liệu.

Công nghệ ICR hiện nay có những ưu điểm như:

• Có sẵn cho hơn 120 ngôn ngữ: Ngôn ngữ châu Âu và ngoài châu Âu
• 22 phong cách viết tay theo khu vực
• Có thể nhận dạng thông tin viết bằng tay bằng các ngôn ngữ khác nhau (ICR đa ngôn ngữ).

Optical Mark Recognition (OMR)

Nhận dạng dấu quang học (OMR) là công nghệ nhận dạng phổ biến và có độ chính xác cao, được sử dụng để số hóa dữ liệu từ các loại câu hỏi “điền vào ô trống” trong các bài kiểm tra, khảo sát, lá phiếu, đánh giá, đánh giá và nhiều loại biểu mẫu khác. OMR cho phép chọn câu trả lời cho một câu hỏi bằng cách tô kín hình tròn được liên kết với các đáp án tương ứng. 

Phương pháp OMR có độ chính xác cao, được sử dụng để số hóa dữ liệu khảo sát, kiểm tra, …

Ngoài các câu hỏi trắc nghiệm, OMR có thể được sử dụng để thu thập tên, số ID và dữ liệu không phải trắc nghiệm khác. Số hóa dữ liệu bằng OMR chính xác hơn nhiều so với việc cố gắng nhận dạng chữ viết tay của người trả lời bằng công nghệ ICR.

Công nghệ OMR đã có từ lâu nhưng hiện tại vẫn đang được nghiên cứu để tiếp tục phát triển. Hệ thống OMR truyền thống yêu cầu máy quét và biểu mẫu được in sẵn. Bằng cách quét các biểu mẫu, phần mềm xử lý biểu mẫu tạo ra một hình ảnh điện tử của tài liệu, từ đó thông tin có thể được trích xuất. Thông tin được trích xuất sau đó được giải thích và xác thực trong một quy trình tự động hóa cao. Giai đoạn cuối cùng là chuyển thông tin vào hệ thống kinh doanh của bạn. Mặc dù là một công nghệ nhanh và chính xác, nhưng các hệ thống dựa trên phần cứng này có chi phí khá cao. 

Intelligent Word Recognition (IWR)

Nhận dạng từ thông minh (IWR) là nhận dạng các từ viết tay không giới hạn. IWR sử dụng trí tuệ nhân tạo để nhận dạng toàn bộ từ trong tài liệu chứ không phải từng ký tự. 

Phương pháp IWR nhận dạng các từ viết tay không giới hạn, tối ưu thời gian số hóa tài liệu

Do đó, IWR nhận dạng thông tin viết tay mà thông thường nhân viên nhập dữ liệu sẽ mất vô số giờ để giải mã và nhập liệu. Điều này có nghĩa là các công ty có thể trở nên hiệu quả và năng suất hơn đáng kể và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi của con người. 

Lấy ví dụ bộ phận nhân sự nhận được hàng trăm đơn đăng ký mỗi ngày. Trong số đó, có nhiều đơn đăng ký có thể là đơn viết tay. Với công nghệ IWR, các biểu mẫu có thể được quét và số hóa hoàn toàn, giúp dễ dàng tìm kiếm các đơn riêng lẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.

Có rất nhiều công nghệ và giải pháp số hóa tài liệu để bạn lựa chọn, điều quan trọng là bạn phải chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng. Trong số bốn phương pháp số hóa tài liệu được đề cập, OMR là nhanh nhất và chính xác nhất, tiếp theo là OCR và sau đó là ICR, IWR. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn một công nghệ hoặc kết hợp nhiều công nghệ với nhau để thu thập, số hóa dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng.

Có thể bạn quan tâm:

Dữ liệu số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?

Phân biệt số hóa và chuyển đổi số giống và khác nhau như thế nào?