Cách gửi email để nhận được phản hồi.
Dưới đây là 6 lời khuyên của Adam Grant:
1. Tiêu đề hoàn hảo: khi nói đến việc truyền tải thông điệp thì tiêu đề còn quan trọng hơn nội dung bên trong. Trong “To Sell Is Human”, Dan Pink đã có một cuộc nghiên cứu cho thấy rằng những tiêu đề email hấp dẫn, gây sự tò mò hoặc cung cấp nhiều lợi ích thì sẽ được nhiều người mở email xem hơn. Khi mọi người rảnh rỗi thì họ sẽ có thời gian xem hết những tiêu đề email kể cả những cái bí ẩn gây tò mò, nhưng một khi họ bận rộn thì họ thích xem những tiêu đề nói về lợi ích thực tế hơn. Khi bạn muốn gây sự chú ý của một người quan trọng nào đó, thì bạn nên bỏ các tiêu đề mang tính giải trí và tập trung vào những lợi ích mang lại. Dưới đây là một số tiêu đề hiệu quả nhất của những người lạ đã gửi vào hộp thư của tôi.
- Sự tò mò: “Lời khuyên cứu cánh trong mối quan hệ với đồng nghiệp”, “Tôi không muốn bất cứ điều gì từ bạn”, “Cuốn sách này khiến tôi mất ngủ cả đêm”
- Công dụng: “Áp dụng công nghệ này để tăng doanh thu cho bạn”
- Cả hai: “Bạn có thể quyên góp 4 triệu đô một năm?”
2. Nói với họ lý do bạn chọn họ: Lúc đầu tôi đã rất ngạc nhiên bởi số lượng độc giả viết yêu cầu nhờ giúp đỡ nhưng không giải thích vì sao tôi là người phù hợp để làm việc này. Một người tìm lời khuyên để trở thành triệu phú, một người khác nhờ giúp đỡ cách thắng trong một vụ kiện… Không một yêu cầu nào có thể dễ dàng xử lý. Kết quả từ nghiên cứu xã hội sơ bộ cho thấy khi cảm thấy không có giá trị đóng góp gì đặc biệt để thực hiện công việc thì họ sẽ không muốn chịu trách nhiệm. Một Email hiệu quả phải vượt qua rào cản này bằng cách làm nổi bật sự thu hút và giá trị khác biệt mà họ đóng góp. Đó là một hoặc hai câu những gì bạn biết về công việc của họ và nó đã ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn như thế nào.
3. Cho thấy rằng, bạn có sự chuẩn bị kỹ trước khi gửi email: Nhiêu người gửi đi những email khái quát nhưng cho thấy rằng họ có sự hời hợt hoặc không rõ ràng trong nội dung của họ. Như tác giả Tim Ferriss – một bậc thầy về email đã viết: “thật ngạc nhiên khi nhiều người yêu cầu những chuyên gia có câu trả lời kiểu như Google có thể cung cấp trong vòng 20 giây”. Các nhà tâm lý học Berna Weiner đã phát hiện ra những người có động lực trong cuộc sống và công việc thì thường giúp đỡ những người khác cố gắng để vượt qua bản thân, tìm kiếm động lực sống cho chính mình. Khi bạn tiếp cận với những người bận rộn, Ferriss khuyên “để có được câu trả lời hoặc nhận được sự giúp đỡ thì bạn nên biết rõ mình đang cần gì và muốn gì”.
4. Làm nổi bật sự tương đồng: Tôi cảm thấy có một kết nối mạnh mẽ hơn khi một người hoàn toàn xa lạ nhấn mạnh vào một điểm chung với tôi. Nhà tâm lý học Robert Cialdini đã đưa ra nhận định “tương đồng theo nghĩa đen là thu hút mọi người với nhau”. Càng nói về sự tương đồng thì càng gắn bó với nhau, điều này giúp chúng tôi cảm thấy phù hợp và nổi bật hơn. Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn đi du lịch ở nước ngoài và gặp một người từ quê hương của bạn. Nếu bạn gặp ở nhà, kết nối sẽ không nổi bật như là duy nhất, nhưng ở nước ngoài bạn chỉ là một trong hai người ở đó, vì vậy bạn cảm thấy một cảm giác gần gũi. Khi tôi gửi một email đến Tony Hsieh – CEO của Zappos.com, thì điều đầu tiên tôi đề cập đến chính là việc chúng tôi cùng tham dự các trường đại học như nhau. Sau khi nhận ra rằng trong hàng ngàn người cùng kết nối với anh ấy, tôi đã nhấn vào điểm tương đồng..
5. Yêu cầu cụ thể, ngắn gọn và dễ lọt tai: Theo nhà tâm lý học Robert Sutton đã tóm tắt thông tin trong Good Boss, Bad Boss, thì sự phản hồi email sẽ dễ dàng hơn nếu có sự hướng dẫn rõ ràng để họ phản hồi. Khi Tim Ferris thách thức sinh viên Princeton tiếp cận đến những người nổi tiếng và giám đốc công ty lớn, một trong những câu trả lời nhận được từ Eric Schmidt – CEO của Google khi hỏi anh ấy là trong cuộc sống anh ấy đã hạnh phúc nhất khi nào? Schmidt trả lời: “Ngày mai.” Ferriss cho rằng cách tốt nhất để gửi là “gửi email nói rõ ràng vấn đề, và yêu cầu một câu trả lời đơn giản nhưng câu hỏi trong email phải kích thích tư duy và liên quan đến công việc hay triết lý cuộc sống của họ. Mục đích là để bắt đầu một cuộc đối thoại để họ dành thời gian trả lời email trong tương lai chứ không phải ngay lập tức.
6. Thể hiện lòng biết ơn: Trong một thí nghiệm, Francesca Gino và tôi đã yêu cầu mọi người dành chút thời gian giúp đỡ một sinh viên cải thiện lá thư xin việc. Sau khi gửi thông tin phản hồi, học sinh đã trả lời với một tin nhắn: “tôi chỉ muốn cho bạn biết rằng tôi đã nhận được thư hồi âm của bạn về thư xin việc của tôi,” và yêu cầu sự giúp đỡ trong ba ngày tiếp theo. Kết quả là chỉ có 32% số người đã giúp đỡ. Khi học sinh thêm tám chữ “cảm ơn bạn rất nhiều! Tôi thực sự biết ơn” tỉ lệ giúp tăng gấp đôi lên 66%. Trong một thí nghiệm khác, sau khi mọi người đã giúp một sinh viên, một sinh viên khác yêu cầu họ giúp đỡ. Lời cảm ơn từ việc giúp đỡ đã giúp tăng tỉ lệ giúp đỡ từ 25% lên đến 55%. Câu kết: Thể hiện lòng biết ơn không chỉ để khuyến khích và tiếp thêm sức mạnh cho người đang giúp đỡ bạn, mà còn giúp đỡ nhiều người khác giống bạn.
Xem bài viết gốc bằng tiếng Anh tại đây.
