Tổng đài ảo là gì?
Trước tiên để trả lời cho câu hỏi có nên thuê tổng đài ảo hay không, chúng ta cần hiểu rõ tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo chính là dịch vụ Nghe – Gọi sử dụng công nghệ tiên tiến trên công nghệ điện toán đám mây. Bạn có thể gọi tổng đài ảo bằng các tên khác như Cloud PBX hoặc Virtual PBX.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo sẽ lưu trữ toàn bộ dữ liệu hệ thống điện thoại của doanh nghiệp trong các máy chủ ngoài trang web. Kết hợp và cài đặt công cụ CRM quản lý khách hàng. Nhằm nâng cao chất lượng cuộc gọi và giảm chi phí thoại. Từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, gia tăng tỷ lệ chốt sale qua điện thoại
Có nên thuê tổng đài ảo hay không?
Việc đưa ra quyết định có thuê tổng đài ảo hay không các doanh nghiệp nên phân tích rõ những lợi ích và các vấn đề có thể gặp phải khi sử dụng dịch vụ này. Đáp ứng xu thế phát triển trong tương lai. Thuê tổng đài ảo ngày càng được ưa chuộng bởi những tính năng ưu việt. Góp phần giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn
- Thuê tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông
Dịch vụ cho thuê tổng đài ảo hiện đang nhận được nhiều phản hồi tích cực từ phía người dùng. Nếu như với tổng đài truyền thống, các doanh nghiệp cần một khoản đầu tư khá lớn ban đầu, kèm theo đó là chi phí bảo trì, chi phí đào tạo liên tục cho nhân viên. Thì với tổng đài ảo, các vấn đề đó đề sẽ được khắc phục và trở thành giải pháp mà các doanh nghiệp đang hướng đến
Tổng đài ảo đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp
Khi thuê tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần bỏ chi phí lớn để xây dựng hệ thống, vấn đề bảo trì cũng sẽ được bên cung cấp dịch vụ thực hiện đều đặn và khi có sự cố thì bên cung cấp cũng sẽ xử lý nhanh chóng.
Ngoài ra việc cài đặt cũng vô cùng nhanh chóng. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị kịch bản của tổng đài theo ý muốn và chiến lược định hướng của công ty. Còn cài đặt và cấu hình sẽ được nhà cung cấp thực hiện một cách nhanh chóng
- Sử dụng linh hoạt
Vì hoạt động qua đường truyền Internet nên nhân viên của bạn có thể hoạt động được ở bất cứ đâu và doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc quản lý, thống kê và ghi âm cuộc gọi.
- Thuê tổng đài ảo sẽ kết nối được số lượng lớn khách hàng một cách chuyên nghiệp
Nếu như với hệ thống tổng đài truyền thống, các vấn đề quá tải hay nghẽn mạng là điều mang lại sự không hài lòng cho khách hàng. Khi họ không được tiếp nhận cuộc gọi, không gặp được tổng đài viên khi cần thiết. Thì với tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng
Tổng đài ảo kết nối số lượng lớn khách hàng cùng một lúc
Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến giúp chất lượng tăng lên mà chi phí cuộc gọi lại giảm xuống. Doanh nghiệp có thể kết nối cùng một lúc đến hàng trăm thâm chí hàng nghìn khách hàng.
- Mở rộng hệ thống một cách linh hoạt khi thuê tổng đài ảo
Nếu với hạ tầng viễn thông truyền thống thì việc doanh nghiệp mở rộng quy mô hệ thống tổng đài sẽ khá rắc rối.
Nhưng với việc thuê tổng đài ảo thì điều đó lại khá linh hoạt và dễ dàng. Bạn chỉ cần thông báo với đơn vị cung cấp dịch vụ và đầu tư thêm thiết bị nghe gọi là đã có thể mở rộng quy mô hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp
- Dễ dàng kết hợp với các phần mềm hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Với số lượng khách hàng lớn, việc quản lý data khách hàng giúp cho quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Việc tích hợp giữa tổng đài ảo với các phần mềm quản lý khách hàng giúp tối ưu hệ thống chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
Thông tin của mỗi khách hàng sẽ đồng nhất giúp các tư vấn viên hoặc tổng đài viên có thể đề ra các phương án tiếp cận và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng
- Đa chức năng
Trong thời đại nhu cầu được chăm sóc và phục vụ của khách hàng ngày càng cao. Việc chỉ gọi điện đơn thuần cho khách hàng đã không còn giữ được tính kết nối thân thiết và bền vững với khách hàng như trước. Thì việc cải tiến đa dạng hóa hình thức liên hệ với khách hàng là điều tất yếu mà mọi doanh nghiệp cần hướng đến
Với tổng đài ảo, ngoài việc nghe gọi cơ bản thì hình thức này còn cung cấp nhiều dịch vụ khác đi kèm như: Video call, Auto Attendant, Voicemail, ghi âm, nghe lại, xóa cuộc gọi, đàm thoại tay ba…. Đảm bảo kết nối đa dạng hóa với khách hàng.
Sử dụng đa chức năng vô cùng linh hoạt
Những dạng doanh nghiệp thích hợp để thuê tổng đài ảo
Với nhiều ưu điểm nổi bật, đặc biệt là tính cơ động cho người dùng nên tổng đài ảo đang được áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn là một trong số dạng doanh nghiệp dưới đây, thì tổng đài ảo có thể sẽ rất phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn
- Doanh nghiệp muốn sử dụng hệ thống tổng đài nhưng không đủ kinh phí cho việc setup hệ thống tổng đài riêng
- Doanh nghiệp chưa có văn phòng cố định
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các vị trí địa lý khác nhau
- Doanh nghiệp muốn cải tiến, nâng cấp hệ thống chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn
Như vậy, với rất nhiều ưu điểm thì việc thuê tổng đài ảo sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích, hơn hẳn so với tổng đài truyền thống. Từ đó, giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự, đồng thời tăng cơ hội tiếp cận và chất lượng chăm sóc khách hàng cũng được củng cố. Góp phần đưa doanh nghiệp phát triển một cách bền vững.
