Đầu số tổng đài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Mỗi số điện thoại tổng đài khi gọi đi sẽ hiển thị mã vùng của tổ chức, doanh nghiệp. Đây chính là yếu tố quan trọng để xây dựng độ uy tín của doanh nghiệp, tạo lòng tin cho khách hàng. Bởi vậy, ngày nay hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng đầu số tổng đài làm phương thức kết nối với khách hàng và doanh nghiệp. 

Đầu số tổng đài là gì? 

Đầu số tổng đài, Hotline tổng đài được hiểu là đường dây nóng, kênh liên lạc hội thoại kết nối nhanh của doanh nghiệp với khách hàng và ngược lại. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu số tổng đài vì ưu điểm kết nối hoàn toàn thông qua mạng internet vừa đảm bảo đường truyền ổn định lại tiết kiệm cho phí hoạt động. 

Đầu số tổng đài hoạt động đơn giản, chỉ cần cắm trực tiếp line Internet vào điện thoại IP là có thể nghe – gọi tới bất cứ đâu trên lãnh thổ Việt Nam. Đặc biệt khi công ty dời chuyển văn phòng chỉ cần di chuyển điện thoại và vẫn có thể giữa nguyên được đầu số điện thoại trên hệ thống. 

Ưu điểm nổi bật khác của đầu số tổng đài là có khả năng thiết lập mạng nội bộ lớn với nhiều chi nhánh, không giới hạn cuộc gọi. Thêm đó, đầu số tổng đài đa dạng, doanh nghiệp có thể lựa chọn đầu số dạng tổng đài theo nhu cầu của mình. 

Đăng ký đầu số tổng đài giúp tăng nhận viện doanh nghiệp, công ty

Hiện nay đa số doanh nghiệp lựa chọn sử đụng đầu số tổng đài còn bởi những ưu điểm như:

• Dễ tạo ấn tượng với đối tác và độ tin tưởng với khách hàng vì số tổng đài đại diện cho doanh nghiệp.
• Tăng tỷ lệ chốt đơn lên tới 99%, nhân viên sử dụng số tổng đài sẽ tăng khả năng thuyết phục khách hàng hơn là dùng số điện thoại cá nhân.
• Dễ dàng quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng từ đó đánh giá chất lượng làm việc, hội thoại.

Tổng hợp các loại đầu số tổng đài cho doanh nghiệp

Đầu số tổng đài được sử dụng nhiều trong hoạt động chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp và tăng độ hài lòng từ khách hàng. Hiện nay đầu số tổng đài có 4 loại là:

• Đầu số tổng đài 1800: 

Ưu điểm là miễn hoàn toàn cước khi khách gọi tới. Tuy nhiên để đăng ký sử dụng đầu số này, doanh nghiệp cần phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để duy trì. Ngoài ra, đầu số 1800 chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào mà không thể gọi ra. 

• Đầu số điện thoại tổng đài 1900: 

Đầu số chăm sóc khách hàng tính cước người gọi (từ 1.000đ/1 phút đến 8.000đ/1 phút) và có chiết khấu cho doanh nghiệp. Đầu số 1900 được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp bởi tính đa dụng và hiệu quả cao. Cũng như đầu số tổng đài 1800, đầu số 1900 cũng không thể thực hiện cuộc gọi ra vào song song mà chỉ có thể tiếp nhận cuộc gọi vào. 

• Đầu số cố định: 

Đầu số tổng đài cố định sử dụng trong khu vực với một địa giới hành chính như tỉnh, thành phố như 024 Hà Nội, 028 TP.HCM. Đầu số cố định hoạt động trên nền tảng IP, doanh nghiệp có thể sử dụng một đầu số duy nhất để thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời, tương tác hai chiều nghe – gọi. 

Đầu số tổng đài cố định hiển thị mã vùng, vị trí địa lý của doanh nghiệp

Chi phí thuê bao đầu số cố định rẻ, đặc biệt doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ máy nhánh, chi nhánh hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên so với đầu số 1800, 1900, đầu số tổng đài có định dài (11 số) nên khá khó nhớ. Ngoài ra doanh nghiệp di chuyển văn phòng cần đồng bộ đầu số cũng gặp khó khăn. 

• Đầu số tổng đài di động: 

Đầu số di động dạng 098xxx/ 087xxx được đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng bởi ưu điểm di động linh hoạt triển khai dễ dàng. Ngoài ra, những doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực bất động sản, ô tô,… thường sử dụng đầu số mục đích tạo tính cá nhân hóa cho người được cấp quyền sử dụng tạo độ tin tưởng và bảo mật khi khách hàng gọi tới. 

Doanh nghiệp nên chọn đầu số nào làm tổng đài? 

Mỗi doanh nghiệp đều có lĩnh vực hoạt động và nhu cầu xây dựng hình ảnh thương hiệu riêng. Việc lựa chọn đầu số nào cũng được chi phối rất nhiều tới tính chất và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có thể đối chiếu từng loại hình theo nhu cầu và lĩnh vực hoạt động để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp.

Xác định nhu cầu, mục đích sử dụng để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ đầu số nào sẽ phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng để quyết định tới tính ứng dụng của đầu số tổng đài từ đó duy trì hệ thống và mang lại hiệu quả tối ưu. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách giới hạn nếu sử dụng tổng đài 1800 miễn cước thì việc phát sinh các chi phí rất khó kiểm soát. Thêm đó cược phí duy trình đầu số 1800 cao cũng là một trong những gánh nặng cho đơn vị có mô hình nhỏ. Chúng tôi khuyên những doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng đầu số 1900 bởi hàng tháng mức chi phí cố định 440.000đ phí thuê bao. Thêm đó doanh nghiệp có thể nhận lại chiết khấu cước từ tổng đài. 

Lựa chọn đầu số tổng đài theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh như bất động sản có đặc thù là không thể ngồi vị trí cố định thì lựa chọn số di động là phù hợp hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dựa vào lượng khách hàng, thói quen người sử dụng,…. để lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp. 

Đầu số tổng đài phù hợp với quy mô hệ thống

Quy mô hoạt động và hệ thống của doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xác định, lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp. Đề làm được điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ được một số vấn đề sau: 

• Cần sử dụng bao nhiêu máy nhanh cho nhân viên từ đó xây dựng được lượng máy nhánh tương ứng. 
• Có nhu cầu ghi âm không, nếu thì thời lượng bao lâu, bao nhiêu cuộc gọi?
• Nhu cầu thiết lập lời chào, định tuyến cuộc gọi tự động không, thời gian như thế nào? 
• Có cần kết nối tổng đài với công nghệ CRM, ERP không?
• Số lượng cuộc gọi bao nhiêu, cần khoảng bao nhiêu cuộc gọi đồng thời một lúc? 
• Nhu cầu chỉ nhận gọi vào hay song song nghe – gọi chăm sóc khách hàng? 
• Nên chọn tổng đài ảo Cloud hay tổng đài vật lý? Hiện nay tổng đài thế hệ mới Clout được sử dụng nhiều bởi ưu điểm bảo mật cao, khả năng lưu trữ lớn, kết nối đa thiết bị,… giúp tiết kiệm chi phí lắp đặt. 

Cân đối chi phí đầu tư lựa chọn đầu số tổng đài

Khi xây dựng hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu rõ ràng về chi phí xây dựng ban đầu và phí duy trì hàng tháng. 

Phí tạo đầu số 1900, 1800 khoảng 1.500.000đ (1 lần duy nhất ), phí thuê bao đầu số từ 400.000đ/ tháng (tùy nhà mạng). Tuy nhiên đầu số tổng đài 1800 miễn phí cho người gọi, đơn vị đăng ký sử dụng 1800 phải trả toàn bộ cước gọi cho tất cả các khách hàng gọi vào. Còn đầu số 1900 khách hàng gọi vào sẽ tính cước phí từ 1000đ/phút => 15.000 phút.

Còn đầu số cố định số thuê bao rẻ khoảng 20.000đ/tháng và miễn phí phí triển khai. Đối với đầu số tổng đài di động phí thuê bao rẻ: 50.000đ/tháng và không mất phí triển khai. Mặc dù ưu điểm của đầu số cố định và tổng đài rẻ, nhưng tính chuyên nghiệp thì không bằng đầu số 1800, 1900. Ngoài ra đầu số cố định chỉ hoạt động ở một vùng miền nhất định. 

Đầu số tổng đài 1900/1800/cố định/ di động được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Mỗi đầu số đều tính ứng dụng và hạn chế khách hàng. Để lựa chọn và sử dụng đầu số tổng đài phủ hợp, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ về hoạt động kinh doanh và mục đích sử dụng của mình. Hy vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp quý khách hàng có cái nhìn tổng quan về đều số tổng đài và đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp.