Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là công cụ nghe – gọi và tích hợp sử dụng các công nghệ hiện đại như CRM, Voip,… nhằm giúp doanh nghiệp hướng đến trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt nhất, đồng thời tối ưu hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp.
Có thể kể đến những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại sau đây:
- Thực hiện cùng lúc nhiều cuộc gọi
- Dễ dàng điều phối và quản lý thiết bị
- Kết nối nhiều thiết bị, kể cả điện thoại vẫn có thể thực hiện các thao tác nghe – gọi
- Tự động lưu trữ và sắp xếp thông tin khách hàng
- Thiết lập kịch bản lời chào chỉ cần qua các ký tự text
- Báo cáo thống kê chi tiết về lịch sử và ghi âm hội thoại
Tầm quan trọng của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp
Với xã hội phát triển nhanh chóng hiện nay thì nhu cầu khách hàng ngày càng tăng cao và trở nên khắc nghiệt hơn lựa chọn sản phẩm. Do vậy, việc sử dụng tổng đài ảo sẽ giúp bạn rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nhân sự cho các hoạt động dịch vụ khách hàng sắp tới.
Doanh nghiệp nào nên lựa chọn sử dụng tổng đài ảo?
Bất kì doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng tổng đài ảo. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc ở một vài tiêu chí dưới đây khi lựa chọn sử dụng tổng đài ảo. Từ đó, việc sử dụng tổng đài sẽ giúp bạn đạt được những hiệu quả đáng kể.
Nếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Không đủ chi phí xây dựng tổng đài truyền thống thông thường.
- Không đủ nhân sự và chưa thể hiện được tính chuyên nghiệp, chuyên môn trong từng thành viên.
- Chưa có văn phòng tổng đài cố định.
- Chưa có bộ phận IT bảo trì các thiết bị cũng như sự cố khi sử dụng tổng đài thông thường.
Nếu là doanh nghiệp lớn:
- Có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau.
- Muốn cải tiến, nâng cấp hệ thống trở nên chuyên nghiệp hơn.
- Tiết kiệm chi phí, nhân sự để thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thích ứng với thời đại công nghệ số, hoạt động 24/7.
- Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng các thiết bị lưu trữ khi hồ sơ khách hàng quá nhiều và quản lý tệp có hệ thống hơn.
Doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn sử dụng tổng đài ảo
Các tiêu chí khi lựa chọn tổng đài ảo phù hợp
Một vài tiêu chí sau đây doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo phù hợp:
Đảm bảo tính bảo mật cao
Hầu hết, các thông tin liên quan đến khách hàng của bạn đều được lưu trữ và xử lý hoàn toàn trên hệ thống Cloud. Vì vậy, nếu có bất kì sự rò rỉ thông tin nào thì doanh nghiệp bạn sẽ là người chịu nhiều thiệt thòi nhất. Chính điều này đòi hỏi bạn phải cân nhắc khi lựa chọn sử dụng tổng đài ảo phù hợp, bên cạnh việc bảo mật cao với các tiêu chí, điều khoản rõ ràng thì bạn cũng cần xác nhận lại độ uy tín với các đơn vị trong ngành.
Tốc độ hỗ trợ của đội ngũ nhân viên
Tốc độ hỗ trợ của đội ngũ nhân viên cũng có tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể là sự cố mất kết nối, lỗi hệ thống,… thì doanh nghiệp vẫn cần sự phản hồi nhanh chóng đến từ phía nhà cung cấp. Bạn phải chắc chắn một điều rằng nhà cung cấp tổng đài sẽ sẵn sàng hỗ trợ ngay khi gặp sự cố. Đồng thời đảm bảo rằng các bước khắc phục cũng cần được nhanh chóng để không làm gián đoạn các hoạt động của doanh nghiệp.
Đầy đủ các tính năng cần thiết
Ngoài các tính năng cơ bản như nghe – gọi thông thường thì nhà cung cấp tổng đài cũng cần tích hợp các tính năng quản lý và lưu trữ giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, tiện ích hơn. Có thể kể đến một vài tính năng sau: CRM, Voip, Auto Call, Chatbox, Popup thông minh,…
Khả năng nâng cấp, cải tiến hệ thống
Với sự phát triển mạnh mẽ của thời đại công nghệ số, điều này đòi hỏi quá trình hoạt động liên tục và nhanh chóng. Vì vậy, nhà cung cấp tổng đài ảo cũng cần cải tiến và nâng cấp hệ thống của mình bên cạnh việc hỗ trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục đích dịch vụ khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên, phía doanh nghiệp cũng cần lưu ý các thông báo cập nhật từ phía nhà cung cấp để có thể sử dụng trọn bộ tính năng và quyền lợi từ đó.
Chi phí chi trả cho tổng đài phù hợp để duy trì hoạt động lâu dài
Chi phí cũng là một tiêu chí rất quan trọng, vì vậy bạn nên cân nhắc lựa chọn tổng đài ảo phù hợp với tình hình doanh nghiệp để có thể tối ưu được lợi nhuận. Bên cạnh đó bạn cũng cần quan tâm đến các thỏa thuận chi phí phát sinh để tránh gây xung đột, ảnh hưởng đến sự hợp tác lâu dài của hai bên.
Với những tiêu chí như trên, chắc chắn doanh nghiệp cũng đã có những sự lựa chọn phù hợp cho mình. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho bạn góp phần thúc đẩy, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng được tốt nhất.
