Trong thời đại công nghệ 4.0, việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau,… đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới. Để đáp ứng nhu cầu này, Google Workspace đã ra đời, trở thành một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt hỗ trợ cho hàng triệu doanh nghiệp trên khắp thế giới.

Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ công cụ được cung cấp bởi Google bao gồm các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides… giúp tạo ra không gian làm việc online cho đội nhóm, doanh nghiệp và tổ chức.

Google Workspace là gì?

Google Workspace cung cấp một hệ sinh thái hoàn chỉnh cho việc làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu, lưu trữ dữ liệu và giao tiếp qua email và hội thoại trực tuyến. Điều này giúp tổ chức tăng cường hiệu suất làm việc và sự hợp tác giữa các thành viên trong công ty.

Lợi ích khi sử dụng Google Workspace

Sử dụng Google Workspace mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức, bao gồm:

• Tăng lợi nhuận: Tăng trưởng doanh thu lên đến 12,9 triệu đô la, tỷ lệ ROI trong 3 năm có thể lên đến 331% thông qua quá trình chuyển đổi sang Google Workspace. Các tổ chức được phỏng vấn đã ghi nhận rằng việc chuyển sang Google Workspace đã cho phép sự hợp tác tốt hơn giữa các nhóm, mang lại cho nhân viên quyền truy cập tốt hơn vào dữ liệu để hỗ trợ quyết định, kích thích một sự thay đổi văn hóa về việc chấp nhận sự đổi mới. Ngoài ra, việc trả tiền Google Workspace theo nhu cầu sử dụng giúp giảm chi phí hơn so với việc mua và duy trì phần cứng máy chủ truyền thống. 
• Tính linh hoạt: Với chiến lược “100% web”, cho phép người dùng có khả năng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào và bất kỳ đâu, làm việc mọi lúc mọi nơi. Các ứng dụng cũng có sẵn trên các thiết bị di động.
• Tăng cường hiệu suất làm việc nhóm: Nhân viên đã có thể hợp tác hiệu quả hơn nhờ khả năng chỉnh sửa thời gian thực trong Docs, Slides, Sheets và các công cụ khác, đóng góp phản hồi từ bất kỳ nơi nào trên bất kỳ thiết bị nào. Việc sử dụng Google Workspace đã giúp các tổ chức cải thiện khả năng cộng tác, làm việc nhóm lên đến 30%, giảm số lượng và độ dài của các cuộc họp giúp tiết kiệm trung bình 1,5 giờ làm việc mỗi tuần, tăng hiệu quả và năng suất của nhân viên lên tổng trị giá 22,1 triệu đô la.

Những lợi ích hấp dẫn khi doanh nghiệp sử dụng Google Workspace

• Cải thiện tốc độ tìm kiếm và truy cập thông tin: Với khả năng tìm kiếm nâng cao của nền tảng, Workspace giúp thông tin có thể được truy cập nhanh chóng và dễ dàng hơn 40% . 
• Nâng cao bảo mật và tuân thủ: Google Workspace cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập,… Với các tính năng bảo mật vượt trội được tích hợp trong Workspace, doanh nghiệp ít phụ thuộc hơn vào các giải pháp chống thư rác, chống lừa đảo, mã hóa,… của bên thứ ba. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khoảng 1,8 triệu USD trong ba năm.   

Các số liệu trong phần này được trích từ nghiên cứu “Tổng hợp tác động kinh tế của Google Workspace” của Forrester

Các tính năng của Google Workspace

Các tính năng hữu ích của Google Workspace mà doanh nghiệp nên biết và sử dụng để tăng năng suất hàng ngày:

• Xây dựng, lưu trữ và chia sẻ đa dạng loại tài liệu: Google Workspace cung cấp không chỉ email và văn bản văn phòng mà còn các công cụ như Google Sheets (bảng tính), Google Slides (trình diễn), Google Forms (biểu mẫu) và Google Drawings (vẽ và diagram). Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng, lưu trữ và chia sẻ nhiều loại tài liệu khác nhau một cách dễ dàng.
• Hợp tác trực tuyến: Google Workspace cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và sự linh hoạt trong làm việc nhóm, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường hiệu suất làm việc.
• Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu: Google Workspace tích hợp tốt với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, như Google Calendar, Google Meet, Google Chat, Google Drive,… Điều này giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và tăng cường khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.
• Tìm kiếm thông minh: Google Workspace có tính năng tìm kiếm thông minh giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin trong email, tài liệu và các ứng dụng khác một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Google Workspace có nhiều tính năng hữu ích giúp nâng cao hiệu suất làm việc

• Chế độ bảo mật: Tính năng này cho phép người dùng kiểm soát quyền truy cập và phân phối thông tin trong email và tệp đính kèm. Bằng cách bật chế độ bảo mật, người dùng có thể kiểm soát ai có thể sao chép, tải xuống, chuyển tiếp hoặc in email và tệp đính kèm. 
• Các bản sửa đổi được đặt tên: Tính năng này cho phép người dùng theo dõi các thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu, ai đã thực hiện chúng và khi nào thay đổi đó đã được thực hiện. Bằng cách đặt tên cho các phiên bản đã chọn, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào các phiên bản ưa thích của tài liệu. 
• Chế độ ngoại tuyến: Tính năng này cho phép truy cập và tạo tài liệu mà không cần kết nối Internet. Mọi thông tin tạo hoặc chỉnh sửa sẽ tự động đồng bộ hóa với Google Drive khi kết nối lại với Internet, giúp người dùng duy trì hiệu suất làm việc ngay cả khi không có kết nối mạng.

Các ứng dụng tích hợp trong Google Workspace

Google Workspace tích hợp nhiều ứng dụng đa dạng để đáp ứng các nhu cầu làm việc và giao tiếp trong tổ chức, bao gồm:

• Gmail: Dịch vụ email của Google, được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ khác trong Google Workspace. Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ như lọc thư spam, bộ lọc thư thông minh, hộp thư đến ưu tiên, cho phép gửi và nhận email, quản lý lịch trình và thư mục và nhiều tính năng khác.
• Google Docs, Sheets, Forms, Slides: Các ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google, cho phép tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, chuyển đổi giữa các định dạng tệp như .docx và .pdf, bảng tính, biểu mẫu và slide trình bày, cộng tác trực tuyến với đồng nghiệp.
• Google Drive: Dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến của Google, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và làm việc trên các tài liệu, bảng tính, và slide từ bất kỳ đâu.

Các ứng dụng của Google Workspace hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả

• Google Meet: Ứng dụng họp trực tuyến và họp qua video, cho phép tổ chức cuộc họp trực tuyến với nhiều người tham gia, chia sẻ màn hình và tương tác trực tiếp.
• Google Chat: Công cụ Google cho doanh nghiệp giao tiếp nội bộ trong tổ chức, cho phép trò chuyện cá nhân hoặc nhóm, chia sẻ tệp và tích hợp với các ứng dụng khác trong Google Workspace.
• Google Calendar: Lịch trình trực tuyến cho phép lên kế hoạch, quản lý và chia sẻ, nhận thông báo lịch làm việc, sự kiện, cuộc họp với đồng nghiệp và đối tác.

Ngoài ra, Google Workspace còn nhiều ứng dụng khác như Keep, Jamboard, Apps Script… Bạn có thể cập nhật và xem chi tiết các ứng dụng tại trang chủ của Google Workspace.

Các gói Google Workspace và chi phí

Dưới đây là các gói Google Workspace cùng với các tính năng và chi phí tương ứng (theo tìm hiểu vào ngày 19/04/2024). Bạn có thể theo dõi thông tin được cập nhất mới nhất xác tại trang chủ của Google Workspace:

Gói Business Starter

Chi phí: $3 (~75.000 đồng)/người dùng/tháng.

Các tính năng:

• Gmail theo tên miền doanh nghiệp.
• Dung lượng 30GB cho mỗi người dùng.
• Bộ công cụ văn phòng Google Drive.
• Google Meet với thời lượng 24 giờ, 100 người tham dự, không tính năng ghi lại cuộc họp.
• Tích hợp Google Appsheet Core.
• Cung cấp quyền kiểm soát cho quản trị viên.
• Di chuyển dữ liệu dễ dàng.

Gói Business Starter phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hơn 100 người

Gói Business Standard

Chi phí: $7,2 (~185.000 đồng)/người dùng/tháng.

Các tính năng:

• Gmail theo tên miền doanh nghiệp.
• Dung lượng 2TB cho mỗi người dùng.
• Bộ công cụ văn phòng Google Drive.
• Google Meet với thời lượng 24 giờ, 150 người tham dự, có tính năng ghi lại cuộc họp.
• Tích hợp Google Appsheet Core.
• Cung cấp quyền kiểm soát cho quản trị viên..
• Di chuyển, sao chép, chia sẻ dữ liệu dễ dàng

Gói Business Standard có nhiều dung lượng và các tiện ích khác thuận tiện cho doanh nghiệp sử dụng

Gói Business Plus

Chi phí: $18 (~458.000 đồng)/người dùng/tháng.

Các tính năng:

• Gmail theo tên miền doanh nghiệp.
• Dung lượng 5TB cho mỗi người dùng.
• Bộ công cụ văn phòng Google Drive.
• Cuộc họp video với 500 người tham gia, tính năng ghi âm, theo dõi tình hình tham dự.
• Tích hợp Google Appsheet Core.
• Cung cấp quyền kiểm soát nâng cao cho quản trị viên.
• Xử lý dữ liệu dễ dàng.

Gói Business Plus dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn với nhiều nhân viên hơn

Từ việc cung cấp một môi trường làm việc linh hoạt và đa chức năng cho việc hợp tác nhóm, đến việc tối ưu hóa quản lý dữ liệu và tăng cường bảo mật thông tin, Google Workspace đã chứng minh được vai trò quan trọng của mình trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Với sự linh hoạt, tiện ích và khả năng tích hợp vượt trội, Google Workspace tiếp tục là một trong những công cụ Google cho doanh nghiệp được lựa chọn hàng đầu để đồng hành cùng phát triển bền vững.