Mất kết nối tổng đài do mất điện và internet phải làm sao?
Mục đích xây dựng hệ thống tổng đài ảo VoIP là gia tăng kết nối và tương tác với khách hàng. Sự cố mất điện, ngắt kết nối Internet sẽ khiến tổng đài ngưng hoạt động. Việc xử lý nhanh chóng tình huống này rất quan trọng. Bởi thời gian ngắn kết nối càng lâu đồng nghĩa sẽ bỏ lỡ càng nhiều cuộc gọi của khách hàng, làm giảm tỷ lệ chốt đơn hàng, ảnh hưởng doanh số của doanh nghiệp.
Vai trò của tổng đài VoIP với Doanh nghiệp
Tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài nghe – gọi được ứng dụng công nghệ VoIP được sử dụng nền tảng điện toán đám mây và vận hành bởi mạng internet. So với dịch vụ tổng đài truyền thống (Analog), tổng đài ảo VoIP mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.
Kết nối tổng đài ảo VoIP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lắp đặt hệ thống và các thiết bị. Tổng đài VoIP chỉ có đường truyền internet và có thể kết nối với nhiều thiết bị như IP Phone, smartphone, máy tính hoặc laptop,…. Mọi cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh, chi nhánh hoàn toàn miễn phí. Cước phí gọi quốc tế thấp, đường truyền ổn định.
VoIP Phone vận hành trên nền tảng mạng Internet
Đặc biệt, VoIP cho phép tiếp nhận nhiều cuộc gọi ra – vào cùng một lúc trong cùng một đầu số giúp gia tăng chất lượng tư vấn, làm hài lòng khách hàng. Ngoài ra, VoiP còn có nhiều tính năng hiện đại thúc đẩy dịch vụ tổng đài của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả như:
- Định tuyến cuộc gọi theo rule phân phối.
- Tính năng IVR – tự động trả lời hội thoại, điều hướng cuộc gọi thông minh trong hội thoại tới người có trách nhiệm.
- Lưu trữ – ghi âm hội thoại – báo cáo thống kê hội thoại.
- Tổng đài ảo VoIP tích hợp hầu hết đầu số như 1900, 1800, đầu số cố định, tổng đài di động.
Làm sao để giữa kết nối tổng đài ảo VoIP khi mất điện hoặc internet?
Mất điện, ngắt kết nối mạng internet không hiếm gặp ở các doanh nghiệp. Trong những trường hợp này biện pháp khắc phục để không làm ảnh hưởng tới đường truyền của tổng đài ảo VoIP là:
- Giữ kết nối tổng đài bằng nguồn điện dự phòng
Với trường hợp hệ thống điện thoại tổng đài bị gián đoạn do mất điện, việc quan trọng lúc này là phải kết nối lại với nguồn điện dự phòng. Đó có thể là máy phát điện, UPS, ắc quy,… để khôi phục lại hệ thống. Ngoài ra, bạn cần khôi phục lại điện cho cả đường truyền internet như modem, bộ định tuyến, thiết bị điện thoại VoiP,…
Tuy nhiên nếu sự cố từ chính nhà cung cấp mạng internet, bạn cần liên hệ trực tiếp với họ để khởi động lại hệ thống, giải quyết vấn đề.
- Kết nối với nhà cung cấp mạng internet dự phòng
Để đảm bảo đường internet luôn vận hành lưu thông, không làm gián đoạn liên kết, doanh nghiệp nên có thêm một nhà cung cấp dịch vụ Internet dự phòng. Hệ thống tổng đài ảo VoIP chỉ cần có kết nối với internet và điện là có thể hoàn động được. Do vậy, bên cạnh dự phòng nguồn điện, doanh nghiệp cũng nên dự phòng thêm nhà cung cấp mạng đó có thể là mạng di động dự phòng. Mục đích là Modem LTE hoạt động và bạn có thể bật Modem này trong thời gian ngừng mất kết nối cho tới khi khôi phục được đường truyền Internet.
Dự phòng nhà cung cấp mạng để giữa kết nối tổng đài với khách hàng
- Sử dụng ứng dụng trên điện thoại Smartphone
Chỉ cần điện thoại di động của bạn còn pin có kết nối internet là có thể thực hiện được cuộc gọi với khách hàng dù ở bất cứ đâu. Tuy nhiên để làm được điều này, bạn cần tích hợp ứng dụng tổng đài ảo VoIP trên điện thoại Smartphone của mình. Điều này không chỉ giúp hoạt động dịch vụ tổng đài hoạt động liên thông mà còn giúp các tư vấn viên linh hoạt, tiếp nhận mọi cuộc gọi ra – vào tư vấn khách hàng ngay cả khi không có ở văn phòng.
- Chuyển cuộc gọi thành thư thoại
Khi cài đặt tính năng tổng đài ảo VoIP trên Smartphone, bạn sẽ không cần lo lắng khi khách hàng không thể thực hiện cuộc gọi. Bởi với tính năng thư thoại, người gọi vẫn có thể để lại tin nhắn trong thư thoại. Không giống như điện thoại cố định truyền thống, mọi thư thoại sẽ được xử lý bởi nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Ngoài tính năng để lại tin nhắn trong thư thoại, bạn cũng có thể nhận được thư thoại trong email nếu thiết lập thư thoại đến email.
- Chuyển cuộc gọi đến chi nhánh khác
Trong trường hợp công ty bạn có nhiều chi nhánh hoạt động. Khi kết nối tổng đài của bạn bị gián đoạn, bạn có thể chuyển tất cả các cuộc gọi của khách hàng tới văn phòng khác. Phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp nhận mọi cuộc gọi của khách hàng. Tuy nhiên bạn cần đảm bảo dịch vụ tổng đài VoIP bạn đăng ký từ nhà cung cấp có tính năng để thực hiện thao tác này.
Giữ kết nối tổng đài rất quan trọng để duy trì hoạt động tư vấn, chăm sóc khách hàng. Trong những trường hợp mất kết nối do nguồn điện hoặc internet thì những cách trên đây được xem là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó này dễ dàng, nhanh chóng.
