Trong thời đại kỹ thuật số, tổng đài ảo có vai trò quan trong quá trình dịch vụ khách hàng mang lại trải nghiệm mua sắm tuyệt vời. Và việc lắp đặt tổng đài ảo cũng rất quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí. Vì vậy, ở bài viết này, chúng tôi cung cấp cho bạn những thông tin về: Những thiết bị không thể thiếu khi lắp đặt tổng đài ảo và quy trình lắp đặt tổng đài ảo.

Tổng đài ảo là công cụ nghe và gọi nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chăm sóc khách hàng từ lúc chưa mua hàng đến lúc đã mua hàng và sử dụng. 

Bằng việc tích hợp những công nghệ hiện đại như AI, CRM, Voip,.. tổng đài ảo đã giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau đây: 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí xây dựng tổng đài thông thường
• Tổng đài ảo có thể hoạt động 24/24 chỉ cần có internet
• Lắp đặt tổng đài nhanh chóng và dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị 
• Lịch sử cuộc gọi, ghi âm hội thoại sẽ được tự động lưu trữ
• Quản lý và sắp xếp thông tin khách hàng hiệu quả
• Chuyển tiếp cuộc gọi và kết nối thiết bị dễ dàng

Với những lợi ích như trên, lắp đặt tổng đài ảo sẽ là một lựa chọn thông minh. Vậy thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những thiết bị gì khi lắp đặt tổng đài ảo và quy trình lắp đặt tổng đài ảo như thế nào?

Những thiết bị không thể thiếu khi lắp đặt tổng đài ảo

Một vài thiết bị cần thiết khi lắp đặt tổng đài ảo giúp doanh nghiệp cân nhắc các khoản chi phí được tốt hơn, cụ thể: 

Máy chủ

Đây là thiết bị cực kỳ quan trọng và không thể thiếu khi lắp đặt tổng đài ảo. Vì máy chủ chi phối mọi hoạt động trên toàn bộ hệ thống tổng đài ảo kể cả các thiết bị kết nối liên quan. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc lựa chọn cấu hình máy chủ phù hợp để tối ưu được chi phí. Về phía nhà cung cấp tổng đài sẽ có đa dạng hệ thống máy chủ tùy theo ngân sách sẵn có của doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. 

Máy chủ là thiết bị quan trọng khi lắp đặt tổng đài ảo

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm card lưu trữ thông tin nhằm backup lại thông tin trong trường hợp máy chủ xảy ra sự cố.

Thiết bị nghe – gọi

Các thiết bị nghe và gọi có thể kể đến bao gồm: điện thoại thông minh, máy tính, điện thoại bàn,… giúp doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ với khách hàng ở bất cứ đâu miễn sao các thiết bị được kết nối đầy đủ trên internet.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm tai nghe, bộ đàm để giúp cho quá trình làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn cũng như là tín hiệu truyền đi sẽ được tốt hơn. 

Thiết bị nghe – gọi hỗ trợ doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo

Thiết bị truyền tín hiệu internet

Tổng đài ảo là tổng đài được sử dụng hoàn toàn trên internet, vì vậy, thiết bị truyền tín hiệu mạng rất quan trọng đối với việc vận hành tổng đài ảo. Có rất nhiều thiết bị hỗ trợ truyền tín hiệu có thể kể đến như: 

• Repeater
• Hub
• Bridge
• Switch
• Router
• Gateway

Thiết bị kết nối internet hỗ trợ hoạt động ổn định của tổng đài ảo

Quy trình lắp đặt tổng đài ảo

Doanh nghiệp cần nắm rõ về các quy trình lắp đặt tổng đài ảo nhằm theo dõi quá trình lắp đặt tổng đài ảo từ phía nhà cung cấp. Thông thường, quy trình sẽ gồm có 5 bước sau: 

Bước 1: Khảo sát nhu cầu khách hàng

Ở bước này, nhà cung cấp tổng đài sẽ trực tiếp khảo sát và hỏi rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Bên cạnh đó, nhà cung cấp sẽ xem xét những điều kiện thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ đưa ra phương án phù hợp.

Bước 2: Đưa ra phương án và báo giá cụ thể

Sau khi khảo sát, nắm rõ nhu cầu khách hàng, nhà cung cấp sẽ tư vấn và đưa ra các phương án phù hợp với chi phí, điều kiện sẵn có của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đồng ý với phương án và bảng giá cụ thể trên thì cả hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 3: Thực hiện lắp đặt tổng đài ảo

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình mà doanh nghiệp cần lưu ý với các cách làm như sau:

• Lựa chọn các thiết bị lắp đặt phù hợp với thỏa thuận hai bên 
• Tiến hành chuyển đổi đầu số cho doanh nghiệp
• Thiết lập tài khoản mới và quản lý người dùng
• Kết nối thiết bị truyền tín hiệu internet
• Thiết lập giao diện tổng quan và tính năng nghe – gọi 
• Thiết lập thêm các tính năng bổ sung

Bước 4: Kiểm tra và thanh toán

Nhân viên lắp đặt tổng đài ảo kiểm tra lại quá trình lắp đặt tổng đài và hệ thống máy chủ. Sau đó, nhà cung cấp sẽ bàn giao và doanh nghiệp bắt đầu nghiệm thu. 

Nếu quá trình lắp đặt xảy ra lỗi, nhân viên lắp đặt tổng đài sẽ tiến hành sửa chữa đến khi hoàn chỉnh. Và sau khi doanh nghiệp hài lòng sẽ tiến hành bước thanh toán.

Bước 5: Bảo trì và sửa chữa

Ở bước này, nếu doanh nghiệp có bất kỳ khó khăn khi sử dụng như lỗi hệ thống, không cập nhật được tính năng mới,… Doanh nghiệp có thể liên hệ với tổng đài để được hỗ trợ sớm nhất, bảo vệ quyền lợi người sử dụng. 

Ở bài viết trên, doanh nghiệp đã nắm rõ được các thiết bị cần thiết khi lắp đặt tổng đài ảo và quy trình lắp đặt tổng đài ảo. Và nếu có bất cứ thắc mắc gì, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.