Hầu hết các doanh nghiệp đều có sẵn hệ thống quản lý của riêng mình, nhưng thông thường đều riêng lẻ, điều đó gây cản trở và không thể giúp ích nhiều cho sự phát triển trong tương lai. Khi doanh nghiệp bắt đầu có nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh thì khi đó, hệ thống cũ sẽ không thể đáp ứng được. Vì thế mà trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về ERP là gì, ứng dụng và các cách có thể giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh và hiệu quả hơn.

ERP là gì? 

ERP (từ viết tắt của Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp, hay phần mềm hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp, được sử dụng để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, ERP cho phép doanh nghiệp có thể thu thập và tổng hợp nguồn dữ liệu lớn vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống này bao gồm các module quản lý như: 

• Service (dịch vụ)
• Finance (tài chính)
• R&D (nghiên cứu và phát triển)
• Asset management (quản trị tài sản)
• Sales (bán hàng)
• Supply chain (chuỗi cung ứng)
• Manufacturing (sản xuất)
• Sourcing and procurement (thu mua)
• Human Resource (nhân sự) 

ERP là gì?

Chính những module quản lý khác nhau đã được tích hợp trong hệ thống chung sẽ giúp bạn đơn giản hoá quy trình kinh doanh đồng thời tăng cường tính minh bạch, đảm bảo độ chính xác, thuận tiện và đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn. 

Lịch sử phát triển của phần mềm ERP

Nguồn gốc của ERP xuất hiện vào năm 1964, khi Toolmaker Black và Decker tìm ra giải pháp Lập kế hoạch về nhu cầu vật liệu (MRP – Material Requirements Planning) kết hợp với mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity). Cùng năm đó, một hệ thống tính toán các thành phần và vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm được thiết kế bởi kỹ sư Joseph Orlicky của IBM.

Sau đó, những năm 1970 – 1980, khi công nghệ máy tính phát triển mạnh mẽ và khái niệm về xử lý hoạt động kinh doanh cũng dần được nhắc đến nhiều hơn. Một trong những công ty khởi nghiệp phần mềm thành công như hiện nay là SAP đã bắt đầu nghiên cứu và phát triển hệ thống máy tính lớn để quản lý các quy trình kinh doanh trên một cơ sở dữ liệu duy nhất được tích hợp từ các module khác nhau của doanh nghiệp, chẳng hạn như nhân sự và kế toán.

Lịch sử phát triển của ERP

Năm 1983, Kế hoạch nguồn nhân lực sản xuất (MRP II) của chuyên gia quản lý Oliver Wight được mở rộng và phát triển, hỗ trợ cho việc lập kế hoạch năng lực và kiểm soát khu vực sản xuất. 

Đến những năm tiếp theo 1990 – 2000, các nhà nghiên cứu tại tập đoàn Gartner nhận thấy rằng cần thiết phải có tên riêng cho loại phần mềm này, do đó mà thuật ngữ ERP bắt đầu được hình thành. Các hệ thống ERP được mở rộng và phát triển các chức năng như tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA), tự động hoá tiếp thị và thương mại điện tử từ đây.

Tiếp tục phát triển, những năm 2000 – 2005, các giải pháp ERP về phần mềm đám mây xuất hiện thay thế cho các mô hình truyền thống máy khách – máy chủ tại chỗ. Đến ngày nay, Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) và Mọi thứ dưới dạng dịch vụ (XaaS) cung cấp các mô hình phân phối mới cho ERP. Các giải pháp di động, công nghệ thông minh, bảo mật và tích hợp với IoT (Internet of Things) đã trở thành giải pháp, ứng dụng toàn diện cho mọi ngành công nghiệp.

Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP bao gồm nhiều module khác nhau, mỗi module sẽ giải quyết một yêu cầu kinh doanh cụ thể. Do đó, ứng dụng của phần mềm ERP rất đa dạng và không giới hạn trong một lĩnh vực. Dưới đây là các lĩnh vực có thể ứng dụng phần mềm ERP:

Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

Finance (tài chính)

Trong tài chính, ERP cung cấp công cụ quản lý tài chính, tối ưu hoá quy trình kế toán trong dự báo ngân sách và chi phí doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ERP quản lý nợ và công nợ, quản lý thuế, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra, hệ thống ERP còn quản lý sổ cái chung, tự động hoá các tác vụ tài chính quan trọng, theo dõi các khoản phải trả (AP) và các khoản phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính hoàn chỉnh và tuân thủ các tiêu chuẩn trong việc ghi nhận doanh thu. Do đó mà ERP có khả năng quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng tài chính, từ việc quản lý chi phí đặt hàng đến việc mua hàng và bán hàng.

Service (dịch vụ)

Trong dịch vụ, hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp nâng cao khả năng dịch vụ cá nhân hoá, hỗ trợ kỹ thuật viên phản hồi và giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng. Từ đó, cải thiện mức độ hài lòng và tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng.

R&D (nghiên cứu và phát triển)

Trong lĩnh vực R&D, phần mềm ERP cung cấp công cụ thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý thông tin sản phẩm và kỹ thuật liên quan đến R&D, bao gồm việc quản lý các bản vẽ kỹ thuật, tài liệu sản phẩm, thông tin về nguyên liệu và quy trình sản xuất. Khi đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời cũng tăng cường sự minh bạch, quyền truy cập số liệu liên quan đến sản phẩm mới cho các phòng ban của doanh nghiệp.

Asset management (quản trị tài sản)

Trong quản trị tài sản, phần mềm ERP giúp cho máy móc, thiết bị được hoạt động với hiệu suất cao nhất, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động. Ngoài ra, module này có thể theo dõi tình trạng và vị trí tài sản, bao gồm số lượng, tính toán khả năng hao mòn, bảo trì và thay thế. Do vậy, bạn có thể xác định nhu cầu tài sản tăng thêm trong tương lai dựa theo mức sử dụng hiện tại cũng như hoạt động dự trữ kinh phí trong các kì nâng cấp thiết bị, máy móc sử dụng mới.

Sales (bán hàng)

Trong bán hàng, ERP được sử dụng trong hỗ trợ quản lý bán hàng thông qua các tính năng như quản lý đơn hàng, theo dõi, xác nhận và quản lý lịch trình giao hàng, xác nhận thanh toán. Ngoài ra, ERP còn quản lý hiệu suất bán hàng như lưu trữ và cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc và đưa ra kết quả phân tích dữ liệu khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả bán hàng, theo dõi lợi nhuận và hỗ trợ trong chiến lược giá, chiến lược bán hàng, chiến lược tiếp thị,.. 

Supply chain (chuỗi cung ứng)

Trong chuỗi cung ứng, phần mềm ERP theo dõi việc chuyển động của hàng hoá, giám sát quy trình, tiến độ đặt hàng và giao hàng cũng như đảm bảo số lượng hàng tồn kho luôn ở mức độ an toàn. Ngoài ra, ERP còn lập kế hoạch sản xuất, phân phối hàng hoá đến các chi nhánh của doanh nghiệp đồng thời giám sát hoạt động kho bãi, vận chuyển, hậu cần,..

Với tính năng quản lý này, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận khác trong doanh nghiệp, họ có thể nắm bắt được tình trạng của các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm tỷ lệ rủi ro quy trình sẽ tạm ngừng hoạt động. 

Manufacturing (sản xuất)

Trong sản xuất, đây được xem là lĩnh vực thực hiện chính của phần mềm ERP. Nó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu, đơn giản hoá quy trình, đảm bảo cung cấp sản lượng phù hợp nhưng vẫn đạt năng suất và tối ưu được chi phí, thời gian sản xuất. 

Ngoài ra, ERP quản lý nguyên liệu đầu vào và chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của máy móc, thiết bị. Từ đó, sản phẩm đầu ra ở mức độ đạt chuẩn và lượng hàng tồn kho luôn ở mức an toàn, gia tăng tỷ lệ sẵn có của sản phẩm.

Sourcing and procurement (thu mua)

Trong lĩnh vực thu mua, phần mềm ERP cung cấp cho doanh nghiệp công cụ hỗ trợ quản lý quá trình mua hàng, từ việc xác định nhu cầu mua hàng, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đến việc báo giá, đặt hàng, xem xét hợp đồng và tiến hành thanh toán. Do đó, khi sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể nâng cao tính chính xác, dự báo và tối ưu hoá quy trình, đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn trong hợp đồng, giảm thiểu việc mua số lượng hàng hoá quá nhiều hoặc quá ít.

Ngoài ra, ERP tích hợp tính tăng quản lý quan hệ với nhà cung cấp, vì thế mà doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ lâu dài với họ, nâng cao hiệu quả và tính ổn định trong hoạt động mua hàng.

Phần mềm ERP ứng dụng trong quản trị tài sản

Human Resource (nhân sự)

Trong quản lý nhân sự, ERP đảm nhiệm vai trò quản lý toàn bộ thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, lương và phúc lợi, lịch sử công tác,…

Ngoài ra, phần mềm ERP có thể đánh giá hiệu suất làm việc, quản lý thăng tiến và chuyển việc, đào tạo và phát triển nhân viên, hợp lý hoá các tác vụ về bảng lương, tuyển dụng,… Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện dữ liệu nhân sự, đồng thời khai thác và phân chia công việc hợp lý, phát huy được thế mạnh của nhân viên trong doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp của bạn sẽ cần phần mềm ERP?

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình? Có quá nhiều phần mềm để lựa chọn, bạn phân vân và cân nhắc không biết nên sử dụng hệ thống nào? Sau đây là một số dấu hiệu cho thấy, bạn sẽ phù hợp để sử dụng phần mềm ERP này.

• Hoạt động kinh doanh hiện tại không hiệu quả và không cho phép bạn mở rộng phát triển. Về cơ bản, các phần mềm quản lý sẽ giới hạn mở rộng thị trường và phát triển trên quy mô toàn cầu.  
• Bạn đang xử lý các thông tin trên các hệ thống khác nhau hoặc cơ sở dữ liệu riêng biệt, không đồng bộ. 
• Các bộ phận khó truy cập thông tin và dữ liệu đã lỗi thời. Điều này gây khó khăn, giảm hiệu quả làm việc thậm chí kéo dài quy trình ảnh hưởng đến hoạt động của cả doanh nghiệp. 
• Vẫn còn tồn tại quy trình thủ công như kế toán giấy, báo cáo tài chính, kiểm tra số lượng hàng tồn,…
• Hệ thống cũ không hỗ trợ cập nhật công nghệ mới như IoT, AI,…
• …..

Do vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải một trong các vấn đề trên, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng phần mềm ERP. Trong tương lai, ERP có thể phát triển mạnh mẽ và rộng rãi hơn nữa, việc thống nhất các quy trình kinh doanh đang dần trở nên phổ biến. Theo nghiên cứu gần đây của Gartner cho biết, khoảng 40% các doanh nghiệp dịch vụ sẽ thống nhất các quy trình cốt lõi như nhân sự, tài chính, chuyển đơn hàng thành tiền mặt, mua sắm và vận hành trong một hệ thống duy nhất vào năm 2026. Khi các nhà cung cấp phần mềm mở rộng dịch vụ của họ và nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị của ERP, đây cũng là lúc phần mềm được quan tâm và ứng dụng nhiều nhất.