Đăng ký đầu số là bước quan trọng để thiết lập tổng đài ảo

Mục tiêu của doanh nghiệp là khách hàng. Để thu hút được lượng lớn khách hàng, bên cạnh đảm bảo sản phẩm chất lượng, giá cả phù hợp thì hoạt động dịch vụ chăm sóc khách hàng chính là những yếu tố tạo nên thế cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng số điện thoại tổng đài trở thành công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp tăng lợi thế thu hút khách hàng, gia tăng doanh số. 

Số điện thoại tổng đài là gì? 

Nếu số điện thoại cá nhân thuộc quyền sở hữu của một người thì số điện thoại tổng đài thuộc quyền sở hữu của một công ty/doanh nghiệp. Số điện thoại tổng đài doanh nghiệp thường sử dụng làm đường dây nóng chăm sóc khách hàng nhằm mục đích giải quyết thắc mắc, yêu cầu, phần hổi,… của khách hàng. Ngược lại, qua số tổng đài, doanh nghiệp sẽ truyền tải một số thông tin về chương trình, thông điệp tới khách hàng. 

Để số điện thoại tổng đài hoạt động được, doanh nghiệp cần đăng ký đầu số với nhà mạng. Số điện thoại tổng đài có 4 dạng chính. Tùy vào từng nhu cầu sử dụng, lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lựa chọn số điện thoại tổng đài phù hợp.

Đầu số tổng đài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

• Đầu số tổng đài 1800: Miễn phí cước gọi cho khách hàng. Doanh nghiệp chỉ nhận cuộc gọi tới mà không thể gọi ra. 
• Đầu số điện thoại tổng đài 1900: Cước phí tính cho người gọi và chỉ có thể tiếp nhận cuộc gọi một chiều gọi tới.
• Đầu số cố định: Hiển thị mã vùng, cước phí rẻ, có thể tương tác hai chiều nghe – gọi. 
• Đầu số tổng đài di động: Định dạng số giống số cá nhân nhưng thực chất là số của tổng đài do doanh nghiệp quản lý. Chi phí thuê bao hàng tháng khá thấp, nhưng cước phí ngoại mạng cao.

Các bước đăng ký số điện thoại tổng đài cho doanh nghiệp? 

Dù sử dụng bất kỳ dạng đầu số tổng đài nào thì doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua bước đăng ký đầu số với nhà mạng. Dưới đây là một số bước cơ bản để làm thủ tục mua đầu số tổng đài: 

Bước 1: Đăng ký đầu số điện thoại tổng đài

Trước tiên bạn cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đầu số tổng đài. Tiếp theo chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết để đăng ký đầu số tổng đài như: 

• Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
• Số điện thoại và địa chỉ email để nhà cung cấp dịch vụ có thể thông báo cước phí mỗi tháng. 
• Số thẻ căn cước công dân để xác minh người đăng ký
• Lựa chọn đầu số điện thoại tổng đài mà doanh nghiệp muốn đăng ký như 1900, 1800, tổng đài cố định hoặc tổng đài di động.
• Tài khoản ngân hàng đứng tên công ty/doanh nghiệp để nhận chia cước phí hoặc thanh toán cước phí với nhà cung cấp. 

Bước 2: Chọn thuê dịch vụ tổng đài sử dụng

Sau khi đã lựa chọn được đầu số tổng đài, doanh nghiệp cần liên lạc và chọn thuê dịch vụ tổng đài. Tùy vào mục đích và tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ tổng đài Cloud, Call Center, tổng đài nội bộ IP PBX,… với các gói phù hợp. 

Chú ý, khi đăng ký thuê dịch vụ tổng đài, bạn cũng cần phải cung cấp pháp nhân giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. 

Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối được hiểu là bộ phận được kết nối thực hiện cuộc gọi với đầu dây bên kia. Tùy vào điều kiện và tính chất lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn các thiết bị đầu cuối như:

Thiết bị đầu cuối thực hiện thao tác kết nối với đầu dây bên kia

• Điện thoại IP: Loại có dây hoặc không dây
• Phần cứng: Điện thoại bàn có kết nối Internet, tai nghe máy tính,…
• Phần mềm: Sử dụng App cài trên điện thoại hoặc máy tính biến máy tính và điện thoại Smartphone trở thành thiết bị sử dụng đầu số tổng đài. 

Giá đăng ký đầu số tổng đài cho doanh nghiệp bao nhiêu?

Ở mỗi đầu số điện thoại tổng đài đều có những đặc thù riêng. Do vậy mỗi đầu số đều có mức giá riêng, mức giá đầu số giữa các nhà cung cấp cũng sẽ có sự chênh lệch nhau. Tuy nhiên nhìn chung giá đăng ký và duy trì đầu số điện thoại tổng đài như sau: 

Phí đăng ký đầu số điện thoại tổng đài 1900, 1800 khoảng 1.500.000đ (1 lần duy nhất). Sau đó phí thuê bao duy trì đầu số từ 400.000đ/ tháng (tùy nhà mạng). Tuy nhiên đầu số tổng đài 1800 hoàn toàn miễn phí cước cho người gọi. Cước đó sẽ được doanh nghiệp trả cho nhà cung cấp. Ngược lại đầu số tổng đài 1900, người gọi sẽ phải thanh toán cước phí với mức cước khoảng 1000đ/phút => 15.000 phút. 

Với đầu số tổng đài cố định, có mức phí rẻ hơn là 20.000đ/tháng và miễn phí phí triển khai. Đầu số điện thoại tổng đài di động có phí thuê bao 50.000đ/tháng và không mất phí triển khai. 

Xét về giá khởi tạo và duy trì thì số điện thoại cố định và di động rẻ hơn. Tuy nhiên trải nghiệm dịch vụ sẽ không tốt bằng đầu số 1800, 1900 bởi số dài, khó nhờ và bị hạn chế ở một số vùng miền nhất định. 

Có thể thấy thủ tục đăng ký đầu số điện thoại tổng đài không hề khó và rượm rà. Điều quan trọng nhất khi đăng ký là bạn cần phải đưa ra được giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý từ khi đăng ký tới nhi nhận đầu số cần một khoảng thời gian nhất định từ 1 – 2 tuần. Do vậy, các bạn cần chủ động đăng ký sớm để tránh làm ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.