Mạnh mẽ hơn, tính năng tự động nhắc lịch và thông báo của Subiz giống như một trợ lý cần mẫn trực 24/24 nhắc nhở các đầu mục công việc cần làm, quan trọng. Tránh tính trạng deadline, bỏ quên công việc làm ảnh hưởng tới quá trình làm việc của cả đội nhóm/khách hàng.
Subiz Task – Quản lý đầu mục công việc
Tính năng nhắc việc giúp xây dựng và quản lý lịch trình công việc của agent, đảm bảo tiến độ công việc.
Subiz Task tạo nhắc việc, giám sát tiến độ công viêcj
Cách Subiz Task quản lý, giao việc chủ động
Với người quản lý:
Tổng quan Task công việc trên CRM – theo dõi tất cả các công việc được tạo lập theo ngày/tuần tháng và mức độ hoàn thành.
Bộ lọc thông minh, theo thời gian tạo/ngày hết hạn, người phụ trách, người tạo hỗ trợ người quản lý theo dõi tất cả các công việc của nhân viên, dễ dàng nắm bắt và giám sát công việc một cách dễ dàng.
Với nhân viên:
Danh sách công việc cần làm hiển thị ngay trên màn hình Subiz Task giúp bạn dễ dàng quan sát và hoàn thành theo thứ tự hoặc mức độ ưu tiên.
Những công việc hoàn thành sẽ được tích xanh, công việc nào đang chậm và chậm bao lâu sẽ được làm nổi bật với chữ màu đỏ và thời gian cụ thể. Khi nhận được công việc được giao từ cấp quản lý sẽ có thông báo Task mới cần được hoàn thành.
Nhân viên dễ dàng theo dõi để hoàn thiện công việc, tránh tồn đọng do quên hoặc không kiểm soát được. Điều đó giúp bạn tiết kiệm thời gian suy nghĩ, sắp xếp xem hôm nay cần làm những gì, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc cần thực hiện.
Làm thế nào để tạo Task công việc
- Thiết lập Task công việc theo các bước:
Đăng nhập App.subiz.com.vn > click chuột vào nút tính năng V – Nhắc việc ở góc màn hình bên phải> Tạo mới.
Tạo nhắc việc/giao việc trên Subiz Task
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các điều kiện phù hợp để kích hoạt thông báo từ hệ thống.
Tùy vào nhiệm vụ công việc, sẽ lựa chọn người phụ trách cho chính mình hoặc giao cho người khác.
Thời hạn hoàn thành và điều kiện nhắc hoặc không nhắc. Nếu có nhắc lại thì thời gian thực hiện là bao lâu sẽ tùy chỉnh nhắc nhở 1 khoảng thời gian trước hoặc sau khi công việc bắt đầu.
Cuối cùng ấn Tạo để hoàn thành.
- Khi đã thực hiện xong Task
Sau khi đã hoàn thành công việc, bạn kích chuột và Task nhiệm vụ, ấn Hoàn thành để nhắc nhở công việc đã được thực hiện xong.
Ngoài ra, khi Task thực hiện có liên quan tới một khách hàng cụ thể, có thể sử dụng thêm các tính năng bên cột khách hàng bên phải để hỗ trợ công việc. Có thể thêm Nhãn phân loại, Thêm người phụ trách, tạo đơn hàng, ticket,…
Giao việc tự động trên Subiz Task
Subiz Task có thể tự động giao việc và tạo nhắc việc mỗi khi có tin nhắn/cuộc gọi từ khách hàng tới người phụ trách. Tức bạn có thể cài đặt phân quyền tới một nhân viên cụ thể để xử lý khi có phát sinh tương tác từ khách hàng.
Bot giao việc tự động khi có tin nhắn
Tức mỗi khi khách hàng nhắn tin tới, khi thực hiện hết nhiệm vụ chào/hỏi thông tin khách hoặc khi không xử lý được câu hỏi, bot sẽ chủ động phân phối tới Agent phụ trách. “Tạo nhắc việc” sẽ được thực hiện sau bước này nếu Agent không trả lời hoặc không xử lý vấn đề của khách hàng.
Cách tạo nhắc việc Bot: Cài đặt>Bot>Tạo bot.
Thiết lập bot, tới phân khúc Agent không trả lời, bạn click vào dấu ‘+” > chọn “Tạo nhắc việc”.
Bot tạo nhắc việc tới người phụ trách
Tại đây bạn sẽ thiết lập nhắc việc với
- Tiêu đề công việc
- Chọn agent phụ trách công việc
- Hạn xử lý công việc
- “Agent theo dõi” công việc đó.
Nhắc việc tự động khi có cuộc gọi nhỡ
Các cuộc gọi nhỡ trong và ngoài giờ làm việc thường xuyên xảy ra. Nhắc việc với cuộc gọi nhỡ sẽ giúp các Agent dễ dàng gọi lại, tư vấn, tránh đánh mất khách hàng tiềm năng hoặc tạo trải nghiệm không tốt.
Cũng như Bot nhắc việc, nhắc việc khi có cuộc gọi nhỡ sẽ được giao tới người phụ trách. Hiển thị thông báo nhắc việc tới khi Agent đã hoàn thiện.
Cách tạo nhắc việc cuộc gọi nhỡ: Cài đặt> Rule phân phối > Tạo rule > chọn “Gọi điện”
Trong phần ” Agent xử lý cuộc gọi nhỡ” > chọn agent phụ trách điện lại cho khách hàng gọi nhỡ > chọn thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó.
Tạo nhắc việc cuộc gọi nhỡ
Khi cài đặt nhắc việc, người phụ trách sẽ nhận được thông báo ở góc bên trái màn hình. Đồng thời, phần công việc được giao (cuộc gọi nhỡ, tin nhắn chưa phản hồi) sẽ chuyển vào mục “Của tôi” trong Nhắc việc.
Subiz Task giúp quản lý và xử lý công việc hiệu quả. Quản lý/nhân viên có thể lên danh sách công việc cần làm, đặt lịch thực hiện và thiết lập thông báo nhắc nhở thời thời gian thực. Đồng thời có thể kết hợp thêm các ghi chú, đánh dấu mức độ cho từng nhiệm vụ. Đặc biệt, Task có thể để độc lập cá nhân hoặc nhiều người để hỗ trợ công việc hiệu quả.
