Tổng đài ảo tích hợp nhiều tính năng hiện đại

Sở dĩ hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi tổng đài ảo Cloud thay vì tổng đài truyền thống bởi tối ưu chi phí lắp đặt, dễ dàng sử dụng. Đặc biệt so với tổng đài truyền thống, tổng đài Cloud có tính ứng dụng cao hơn bởi có nhiều tính năng hiện đại. Tốc độ hoạt động nhanh, linh hoạt, bảo mật cao lại dễ dàng sử dụng đã giúp hoạt động dịch vụ tổng đài của doanh nghiệp mang lại nhiều hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. 

Tổng đài Cloud là gì? 

Tổng đài Cloud là giải pháp tổng đài ảo thực hiện các cuộc gọi ra – vào dựa trên hệ thống mạng internet. Tổng đài ảo đang dần phổ biến và áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp nhằm mục đích gia tăng tiếp cận khách hàng, tối giản chi phí lắp đặt. 

Để sử dụng tổng đài ảo, doanhg nhiệp không cần kết nối đường dây line từ tủ điện/cột điện tới văn phòng như tổng đài truyền thông. Thay vào đó, bạn chỉ cần có kết nối mạng internt với thiết bị là có thể thực hiện các cuộc gọi. Tính năng tổng đài ảo đa dạng và ngày càng nâng cấp hơn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cuộc cọi từ máy tính, laptop, điện thoại di động hình thành hệ thống hoạt động chặt chẽ và khoa học. 

Tính năng tổng đài cloud nổi bật gia tăng trải nghiệm khách hàng

Tổng đài Cloud có nhiều tính năng hiện đại. Trong đó nổi bật nhất phải kể tới 5 chức năng sau: 

• Tính năng IVR (Automated Attendants) 

IVR là tính năng phản hồi giọng nói tự động điều hướng hội thoại khi có khách hàng gọi tới. Ví dụ như “Chào mừng quý khách đã gọi tới tổng đài, bấm phím 1 để gặp tư vấn viên, bấm phím 2 để gặp bộ phận kinh doanh,….”. Sau đó tùy vào lựa chọn phím bấm của khách hàng, hội thoại sẽ được chuyển tới bộ phận trách chịu trách nhiệm. 

Tính năng phản hồi giọng nói tự động

Tính năng IVR của tổng đài ảo Cloud này doanh nghiệp phân phối công việc rõ ràng và kết nối khách hàng với bộ phận phụ trách nhanh. Điều này không chỉ xây dựng tính chủ động và chuyên nghiệp mà còn làm gia tăng trải nghiệm tốt của khách hàng. 

• Tính năng tổng đài Caller ID (hiển thị số gọi)

Với chức năng Caller ID, các nhân viên tư vấn sẽ chủ động nhận diện khách hàng khi có cuộc thoại gọi tới. Mọi thông tin khách hàng cũ hay mới, nếu là khách hàng cũ sẽ hiển thị rõ tên, vị trí địa lý, tag nhãn phân loại,… điều này có giá trị lớn giúp các tư vấn viên xây dựng kịch phản phù hợp, thu hút khách hàng. 

• Tích hợp chức năng CRM

Tính năng tổng đài ảo tích hợp CRM giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động dịch vụ khách hàng. Điểm nổi bật của tính năng này là có thể cập nhật – lưu trữ – hiển thị thông tin khách hàng gọi tới. Điều này giúp các tư vấn viên dễ dàng nhận diện và xây dựng kịch bản phù hợp với từng đối tượng khách hàng. 

Tính năng CRM còn giúp ghi âm cuộc thoại. Quá đó, người quản lý hệ thống có thể nghe lại hội thoại khách hàng đánh giá chất lượng làm việc của các tư vấn viên. Ngoài ra, tính năng CRM trong tổng đài ảo còn giúp thống kê chi tiết các thông số như: Số lượng cuộc gọi theo ngày/tuần/tháng; Báo số lượng cuộc gọi theo mục đích gọi (gọi ra – gọi vào); Danh sách khách hàng gọi nhỡ, các cuộc gọi đã lên lịch; Thời gian cuộc gọi, nội dung hội thoại,…

• Kết nối với nhiều thiết bị

Điểm nổi bật của tổng đài Cloud đánh bật tổng đài truyền thống là tính năng kết nối với nhiều thiết bị. Điều này giúp doanh nghiệp đa dạng thiết bị sử dụng để liên hệ với khách hàng. Trước đây, doanh nghiệp muốn kết nối với khách hàng cần phải

Tổng đài ảo có thể kết nối với nhiều thiết bị điện thoại

Thậm chí có thể kết hợp phần mềm kết nối với nhiều thiết bị khách như máy tính, Ipad, smartphone,… sử dụng như điện thoại tổng đài. Nhờ đó, tư vấn viên sẽ linh hoạt tiếp nhận cuộc thoại, tối thiểu cuộc gọi nhỡ. 

• Mở rộng máy nhánh không giới hạn

Tổng đài Cloud có ưu điểm là mở rộng máy nhanh không giới hạn. Hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp cần mở rộng quy mô và thêm nhiều nhân sự vận hành do đó cần tăng thêm số lượng máy nhánh. Nếu với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp cần mất một khoản phí lớn thì tổng đài ảo Cloud hoàn toàn ngược lại. 

Với tổng đài ảo Cloud, doanh nghiệp cần mở rộng máy nhánh chỉ cần trang bị thêm máy nhánh. Sau đó, kết nối máy vào hệ thống tổng đài, chi phí thấp mà vẫn đảm bảo chất lượng hội thoại. 

So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo được vận hành bằng nền tảng điện toán đám mây tích hợp nhiều công nghệ hiện đại. Nhờ đó, dịch vụ tổng đài ảo ngày càng phát triển và trở thành công cụ đắc lực để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên hiện nay có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều mức phí khác nhau. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ gói dịch vụ phù hợp để tránh tình trạng lãng phí khoặc không phù hợp với quý mô làm ảnh hưởng tới hiệu suất công việc.