Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống mạch kết nối giúp các đầu số cuối liên hệ với nhau trên cùng một đường thuê bao do nhà mạng cung cấp. Mỗi tổng đài sẽ có một số đại diện cho doanh nghiệp với các dạng đầu số điện thoại như 1900xx/1800xx/098xxx,… Hiện nay, tổng đài điện thoại ngày càng được phổ biến nhằm mục đích kết nối liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, kết nối khách hàng và doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tương tác khách hàng.

Tổng đài điện thoại dành cho đối tượng nào? Vì sao nên sử dụng?

Tổng đài điện thoại phù hợp với đối tượng là các công ty, doanh nghiệp, khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ,… có quy mô lớn cần liên lạc nội bộ. Đặc biệt là những doanh nghiệp có hoạt động chăm sóc khách hàng, cần chuyển cuộc gọi đến các tư vấn viên và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song).

Tổng đài điện thoại được nhiều doanh nghiệp sử dụng liên kết nội bộ và khách hàng

Vì sao nên sử dụng tổng đài điện thoại?

Lợi ích trước tiên của tổng đài điện thoại là tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý. Việc đầu trang bị cho mỗi nhân viên một số điện thoại cố định không chỉ tốn nhiều chi phí (thuê bao, cước gọi), mà còn gây khó khăn trong việc quản lý các đầu số khi nhân viên vắng mặt, nghỉ việc,…

Thêm một yếu tố nữa, đa dạng số điện thoại cá nhân khiến khách hàng, đối tác lúc túng và nghi ngờ về việc liên hệ có đúng người mình cần gặp hay không. Còn khi thông qua hệ thống số tổng đài cố định sẽ xây dựng độ tin tưởng khi khách hàng, đối tác gọi tới.

Đặc biệt so với điện thoại cá nhân, tính năng và lợi ích của tổng đài điện thoại nổi trội hơn bởi khả năng tiếp nhận mọi cuộc gọi của khách hàng. Bạn nghĩ sao khi gọi tới văn phòng, công ty,… nhưng không ai nhận điện thoại. Tổng đài điện thoại có thể giải quyết nhanh gọn vấn đề nhờ khả năng chấp nhận mọi cuộc gọi trên một đầu số.

Một số lợi ích khác của việc sử dụng tổng đài như:

• Không bị mất cước phí khi liên hệ nội bộ.
• Chặn các cuộc gọi không mong muốn, không cần thiết như di động liên tỉnh, quốc tế,…
• Số tổng đài giúp hoạt động chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả cao.
• Chuyển cuộc gọi tới bộ phận phụ trách mà không cần phải rời vị trí. 
• Thiết lập hội thoại tự động như “Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…”

Tổng hợp các tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp hiện nay

Tổng đài điện thoại có nhiều loại, mỗi loại đều có những đặc điểm ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào từng nhu cầu, đặc điểm kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn dạng tổng đài phù hợp. 

Tổng đài điện thoại analog

Analog là hệ thống tổng đài truyền thống, hoạt động qua đường line được kết nối từ bưu điện. Điều này có nghĩa, khi bạn đăng ký sử dụng tổng đài Analog sẽ được nhà mạng kéo dây line từ bưu điện đến thiết bị điện thoại được đặt ở vị trí bạn mong muốn (công ty, nhà hàng,….)

Tổng đài Analong được vận hành bằng đường line

Ưu điểm nổi bật của tổng đài Analog chi phí đầu tư thấp, dễ sử dụng. Phương thức hoạt động độc lập không bị phụ thuộc vào mạng internet hay điện. Người sử dụng linh hoạt có thể chuyển cuộc gọi cho người khác mà không cần phải di chuyển khỏi bàn làm việc. 

Tuy nhiên, vì sự độc lập trong việc sử dụng đường line, hệ thống tổng đài này cần có đường dây riêng nên nếu khi bận line, có thể bỏ lỡ những cuộc gọi khác. Tính năng của tổng đài Analog bị hạn chế chỉ có thể nghe và gọi cơ bản, không thể ghi âm, không thể kết nối các chi nhánh với nhau,…

Hệ thống tổng đài điện thoại IP 

Tổng đài IP (tổng đài voice ip) sử dụng mạng điện thoại riêng và vận hành bằng internet để thực hiện cuộc gọi thay vì sử dụng mạng điện thoại thông thường giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi. Ngoài ra, hệ thống này còn có thể sử dụng mạng LAN, WAN, nhờ vậy loại bỏ được đường dây điện thoại.

Điểm nổi bật khác của tổng đài IP là có thể ghi âm cuộc gọi, dễ dàng quản lý nhờ cấu hình trên web. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt được hệ thống trả lời tự động IVR và phân phối cuộc gọi theo đúng người phụ trách. Tuy nhiên,  tổng đài IP có nhược điểm giá cược điện thoại cao. 

Tổng đài điện thoại ảo

Hệ thống tổng đài ảo là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong những năm gần đây. Không giống với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo được vận hành bằng mạng internet với nền tảng IP hiện đại. Doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo có thể kết nối với nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại IP, máy tính, smartphone, ipad,…

Tổng đài ảo có ưu điểm tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống cho doanh nghiệp

Ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo là tiết kiệm chi phí tối đa trong việc xây dựng hệ thống tổng đài. Doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo không cần kéo đường dây điện thoại, tích hợp đầy đủ các tính năng của IP bình thường như ghi âm hội thoại, thống kê cuộc gọi, xuất file báo cáo,…. Đặc biệt, tổng đài ảo cho phép thực hiện nhiều nhánh, hoạt động trong cùng một thời điểm, nghe và nhận nhiều cuộc điện thoại khác nhau,…

Mặc dù có nhiều ưu điểm nổi bật, tuy nhiên doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo cũng phải đối diện với hai nhược điểm lớn. Thứ nhất hệ thống tổng đài ảo không được lắp đặt tại công ty nên khó khăn trong việc kiểm soát. Thứ hai, do hệ thống tổng đài bên ngoài công ty do vậy dữ liệu doanh nghiệp có tính bảo mật thấp. 

Tổng đài điện thoại di động

Tổng đài điện thoại di động được hiểu là tổng đài doanh nghiệp sử dụng đầu số di động (09xxx/ 08xxx) để liên lạc thay vì dùng đầu số cố định tổng đài điện thoại bàn (1900xx/1800xx). 

So với tổng đài truyền thống, tổng đài di động sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật hơn cả như không tốn chi phí lắp đặt tổng đài điện thoại, cước duy trì, vận hành. Số di động giúp các tư vấn viên linh động trong việc di chuyển máy từ đó năng cao khả năng bắt máy, tư vấn khách hàng. 

Thông qua kết nối tổng đài điện thoại IP, cho phép các máy nhánh của tổng đài di động tiếp nhận nhiều cuộc gọi theo các cách như nghe trực tiếp trên điện thoại di động, nghe qua phần mềm (application), nghe bằng app trên máy tính (dùng tai nghe Call Center), nghe bằng điện thoại IP,… Ngoài ra, tổng đài di động vẫn có thể tích hợp các ứng dụng trên điện thoại như Viber, Zalo,… 

Tuy nhiên so với số tổng đài cố định, số tổng đài di động mang tính cá nhân không tạo ra sự chuyên nghiệp khi tạo số hotline doanh nghiệp. Thêm đó tổng đài di động gây khó khăn nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và bị giới hạn cuộc gọi do phải sử dụng nhiều sim điện thoại. 

Sử dụng tổng đài điện thoại trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp để tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu. Trên đây là tổng hợp những tổng đài điện thoại hiện nay với ưu và nhược điểm nổi bật. Tùy vào từng nhu cầu và mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình tổng đài phù hợp.