Thống kê gần đây cho thấy có khoảng 60% doanh nghiệp chuyển đổi đầu số tổng đài truyền thống sang đầu số VoIP để sử dụng dịch vụ tổng đài VoIP. Đây là dịch vụ tổng đài Cloud thế hệ mới mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý vận hành và hiệu quả chăm sóc khách hàng. Hiện nay, thị trường có nhiều loại đầu số VoIP khác nhau, doanh nghiệp cần tìm hiểu để lựa chọn đầu số phù hợp nhu cầu sử dụng.

Đầu số VoIP là gì?

Đầu số VoIP (Voice over Internet Protocol) là số điện thoại cho phép doanh nghiệp thực hiện và nhận các cuộc gọi thông qua nền tảng internet. 

Số điện thoại này được cung cấp bởi các công ty dịch vụ viễn thông khi doanh nghiệp đăng ký dịch vụ tổng đài VoIP – giao thức thoại qua internet

Đầu số VoIP ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thiết lập kênh tổng đài

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đầu số VoIP. Một báo cáo thống kê tại Hoa Kỳ cho thấy ngành kinh doanh dịch vụ VoIP đã tăng vọt từ 6,2 triệu lên 41,6 triệu chỉ trong vòng 8 năm từ 2010-2018.

Đầu số VoIP không bị giới hạn bởi một thiết bị đơn lẻ hay một vị trí địa lý cố định nào. Số điện thoại VoIP có thể tích hợp với bất kỳ thiết bị hỗ trợ internet nào, chẳng hạn như desktop, laptop, máy tính bảng, smartphone và tất nhiên, điện thoại VoIP. 

Nếu số điện thoại thông thường chỉ dành cho một thiết bị duy nhất tại một thời điểm thì một đầu số VoIP có thể hoạt động cùng lúc trên nhiều thiết bị tại nhiều vị trí khác nhau mà không gây gián đoạn hoạt động giữa các thiết bị. 

Làm thế nào để doanh nghiệp sở hữu đầu số VoIP?

Tùy vào tình hình và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể thực hiện các phương thức dưới đây để sở hữu đầu số VoIP:

• Chuyển đổi đầu số có sẵn: Nếu đang sử dụng đầu số tổng đài truyền thống dành cho điện thoại bàn, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp dịch vụ tổng đài và yêu cầu chuyển đầu số có sẵn đó thành đầu số VoIP. Thậm chí, số điện thoại di động cũng có thể chuyển thành đầu số VoIP.
• Đăng ký đầu số mới: Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp đến các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông như Viettel, VNPT, FPT Telecom, CMC Telecom, Intel… để đăng ký đầu số VoIP. Các thủ tục đăng ký có thể khác nhau giữa các nhà mạng nhưng nhìn chung đều khá đơn giản và nhanh chóng.

Các loại đầu số VoIP

Hiện nay, hầu hết các loại đầu số đều có thể chuyển đổi thành đầu số VoIP và có thể chia thành 4 loại. Các loại đầu số VoIP có sự khác nhau về đặc điểm hoạt động và chi phí vận hành. Doanh nghiệp cần tìm hiểu để chọn loại đầu số VoIP phù hợp với nhu cầu sử dụng. 

Các loại đầu số VoIP doanh nghiệp thường lựa chọn

Đầu số 1900

Đầu số 1900 là đầu số chỉ nhận cuộc gọi đến chứ không thể thực hiện cuộc gọi đi và có một số đặc điểm sau:

• Đầu số 1900 tính cước cho khách hàng gọi đến số tổng đài, mức cước dao động từ 1000đ/phút đến 8000đ/phút tùy dạng đầu số doanh nghiệp đăng ký. Phí cước này bắt buộc được thông báo cho khách hàng khi khách hàng gọi tới số tổng đài của doanh nghiệp. 
• Khi sử dụng đầu số 1900, doanh nghiệp được chiết khấu từ 26%-40% tùy gói cước, loại đầu số và nhà mạng doanh nghiệp đăng ký.
• Đầu số 1900 có hai dạng là 8 số và 10 số, trong đó đã bao gồm 1900 ở đầu. Một số số đằng sau biểu hiện quy định về nhà mạng, gói cước nên doanh nghiệp thường khó lựa chọn số đẹp theo ý muốn.
• Đầu số 1900 không phân biệt mã vùng nên dễ quảng bá trong phạm vi cả nước.

Dựa vào những đặc điểm trên, đầu số VoIP 1900 thường được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng trong khâu tư vấn hoặc chăm sóc khách hàng.

Đầu số 1800

Tương tự đầu số 1900, đầu số 1800 chỉ có thể nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng mà không thể gọi ra và có một số đặc điểm sau:

• Đầu số 1800 miễn cước cho khách hàng gọi đến doanh nghiệp. Cước phát sinh sẽ do doanh nghiệp chi trả. 
• Đầu số 1800 không phân biệt mã vùng nên doanh nghiệp có thể triển khai quảng bá trên phạm vi cả nước.
• Sử dụng đầu số 1800, doanh nghiệp sẽ phải trả các khoản phí bao gồm phí đăng ký đầu số và lắp đặt hệ thống tổng đài, cước phí cố định và cước phí phát sinh.

Với các đặc điểm trên, đầu số VoIP 1800 thường được các doanh nghiệp lớn sử dụng trong khâu tư vấn và chăm sóc khách hàng để kích thích khách hàng gọi tới hay nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Đầu số cố định

Đầu số cố định VoIP là đầu số tổng đài được sử dụng khá phổ biến trong vài năm gần đây.

• Đầu số cố định VoIP cho phép tương tác hai chiều. Doanh nghiệp có thể gọi đi và nhận nhiều cuộc gọi đến cùng lúc.
• Đầu số cố định có phân biệt mã vùng như 024 (Hà Nội), 028 (thành phố Hồ Chí Minh)… nên khó tạo ra một đầu số nhất quán đại diện cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuộc các tỉnh thành khác nhau.
• Đầu số dài lên tới 11 số khiến khách hàng khó nhớ.
• Chi phí thuê bao hàng tháng rẻ

Với các đặc điểm trên, đầu số cố định thường phù hợp với doanh nghiệp hoạt động tại một tỉnh thành, hoặc doanh nghiệp có rất ít chi nhánh ở các tỉnh khác nhau.

Đầu số di động

Đầu số di động được hiểu là số điện thoại di động thông thường được ứng dụng công nghệ để chuyển hóa thành đầu số tổng đài. Đầu số di động có một số đặc điểm sau:

• Cho phép nhận cuộc gọi đến và thực hiện gọi đi cùng lúc.
• Không phân biệt mã vùng nên phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh thành,
• Chi phí thuê bao hàng tháng thấp nhưng cước gọi ngoại mạng cao
• Dễ dàng chọn số đẹp hay số dễ nhớ theo mong muốn.
• Tuy nhiên, vì giống số cá nhân nên nhiều khách hàng thường nghĩ là các cuộc gọi từ người lạ, người gọi nhầm…

Do đó, đầu số di động phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác tỉnh đang muốn xây dựng hệ thống tổng đài để tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Sử dụng đầu số VoIP giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và hiệu quả chăm sóc khách hàng qua kênh tổng đài. Tuy nhiên, các loại đầu số VoIP có nhiều đặc điểm khác nhau, doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại đầu số phù hợp với nhu cầu sử dụng.