Chi phí lắp đặt tổng đài Cloud cho doanh nghiệm

Tổng đài Cloud là dịch vụ tổng đài ảo nền tảng IP và được triển khai theo mô hình điện toán đám mây. Để vận hành hệ thống thay vì dây cáp chằng chịt như ở tổng đài truyền thống thì tổng đài Cloud sử dụng hoàn toàn bằng mạng internet. Đặc biệt với tổng đài Cloud, doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc Softphone là có thể sử dụng được. Ngoài ra quá trình lắp đặt cũng nhanh và đơn giản giúp tiết kiệm chi phí hơn so với tổng đài truyền thống. 

Chi phí mua đầu số lắp đặt tổng đài Cloud và duy trì cước tháng

Để tổng đài Cloud đi vào hoạt động thì đầu số chính là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình đầu số phù hợp theo lĩnh vực kinh doanh, mô hình và nhu cầu sử dụng, tài chính doanh nghiệp. Đầu số tổng đài đại diện cho doanh nghiệp, thể hiện tính chuyên nghiệp. 

Đầu số tổng đài này không chỉ dùng trong việc liên hệ với khách hàng, đối tác mà còn được hiển thị trên website, Facebook, Email,… cùng các ấn phẩm truyền thông. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ việc lựa chọn đầu số để lắp đặt tổng đài Cloud mang lại hiệu quả tốt nhất. 

Đăng ký đầu số là bước quan trọng để thiết lập tổng đài ảo

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các đầu số như: 

• Đầu số tổng đài 1900: Thường được dùng trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Với đầu số này, khách hàng phải trả phí khi thực hiện cuộc gọi tới tổng đài. Đầu số 1890 chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào mà không thể gọi ra. 
• Đầu số tổng đài 1800: Số tổng đài miễn phí cước cho khách hàng gọi tới. Tuy nhiên để đăng ký sử dụng đầu số này, doanh nghiệp cần phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để duy trì. Ngoài ra đầu số 1800 chỉ cho phép nhận cuộc gọi tới mà không thể gọi ra. 
• Đầu số cố định: Gồm các đầu số như 024, 028,… Đầu số này có gắn với mã vùng, có thể thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời. Các tư vấn viên vừa có thể chăm sóc khách hàng vừa có thể gọi ra tư vấn và telesales.
• Đầu số di động: Gồm các đầu số dạng 098xxx/ 087xxx giống như số điện thoại cá nhân nhưng bản chất là đầu số tổng đài có thể thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời. 

Hiện nay chi phí tạo đầu số 1900, 1800 có giá khoảng 1.500.000đ (1 lần duy nhất ). Phí duy trì thuê bao tùy vào từng nhà mạng tuy nhiên sẽ giao động khoảng 400.000đ/ tháng (tùy nhà mạng). 

Với đầu số tổng đài 1800 miễn phí cho người gọi, doanh nghiệp sẽ trả hoàn toàn cước phí các cuộc gọi cho nhà mạng. Còn đầu số 1900 khách hàng gọi vào sẽ tính cước phí từ 1.000VNĐ/1 phút đến 8.000VNĐ/1 phút. Đầu số cố định và tổng đài di động chi phí thuê bao rẻ khoảng từ 20.000VNĐ/tháng – 50.000VNĐ/tháng và miễn phí triển khai. 

Chi phí lắp đặt và sử dụng phần mềm tổng đài Cloud

Không giống tổng đài truyền thống, tổng đài ảo Cloud có phần mềm quản lý và sử dụng theo công nghệ điện toán đám mây. Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm tổng đài với nhiều mức giá khác nhau.

Chi phí lắp đặt tổng đài ảo dựa vào Agent sử dụng

Thông thường, phí lắp phần mềm tổng đài ảo sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: 

• Số lượng Agent: Số lượng Agent sử dụng nhiều, quy mô lớn chi phí sử dụng phần mềm cũng sẽ đắt hơn so quy mô nhỏ.
• Tính năng trong hệ thống: Thông thường nhà cung cấp sẽ đưa ra các mức giá cho từng gói dịch vụ khác nhau dựa theo tính năng cơ bản hay nâng cao. Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những gói dịch vụ với tính năng phù hợp đáp ứng cho công việc. 
• Chi phí bổ sung: Trong phần mềm tổng đài thường có quy định cụ thể về dung lượng lưu trữ, thời gian lưu trữ file,… Trong quá trình sử dụng nếu doanh nghiệp cần nâng cấp sẽ phải phát sinh thêm chi phí bổ sung hoặc chuyển đổi dịch vụ nâng cấp.
• Dịch vụ hỗ trợ: Hoạt động dịch vụ tương tác với số lượng lớn khách hàng. Do nghiệp có mong muốn những sự số hệ thống/bảo trì/hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp sớm nhất có thể. Để làm được điều này, doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, xử lý sự cố 24/7 tùy nhiên chi phí dịch vụ tổng đài cũng sẽ cao hơn. 

Chi phí lắp đặt tổng đài phần cứng

Phần cứng tổng đài bao gồm nền tảng hạ tầng, thiết bị đầu cuối. Khi lắp đặt tổng đài Cloud, doanh nghiệp cần đầu tư các chi phí như tai nghe kết nối với máy tính, điện thoại IP. Ngoài ra, có thể cài đặt phần mềm tổng đài cài lên điện thoại smartphone để tiếp nhận cuộc gọi vào – gọi ra tư vấn khách hàng mọi lúc mọi nơi mà không cần ở văn phòng. 

Tổng đài ảo Cloud là bước phát triển mới của ngành dịch vụ tổng đài. Sự xuất hiện của tổng đảo ảo đã giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tiếp cận khách hàng, gia tăng trải nghiệm. Đặc biệt chi phí lắp đặt tổng đài Cloud tối ưu, thiết bị kết nối đa dạng. Trên đây là tổng 3 khoản phí cần thiết khi Doanh nghiệp lắp đặt hệ thống tổng đài ảo Cloud.