Thị trường tổng đài ảo Việt Nam được dự báo sẽ đạt tốc độ CAGR dự kiến ​​là 15% trong vài năm tới. Mỗi tổng đài ảo sẽ được thiết kế những tính năng và điểm nổi bật riêng biệt, tùy vào bên cung cấp dịch vụ. Với kinh nghiệm hơn 10 năm phát triển phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kết nối với khách hàng, Subiz đã phát triển thành công dịch vụ tổng đài ảo Subiz, cung cấp nhiều tính năng như CRM, tự động điều hướng cuộc gọi, lời thoại tự động… Nhờ đó, tổng đài ảo Subiz hỗ trợ doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc, đồng thời thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin, giúp doanh nghiệp cá nhân hóa và trải nghiệm khách hàng.

Các tính năng của tổng đài Subiz

Tổng đài ảo Subiz là gì?

Tổng đài ảo Subiz là một dịch vụ tổng đài ảo do Subiz cung cấp,  được phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây, cho phép vận hành kênh tổng đài, và thực hiện các cuộc gọi thông qua kết nối internet. 

Tổng hợp 9 tính năng nổi bật của tổng đài Subiz

Ngoài tính năng cơ bản của tổng đài ảo là nghe-gọi trên nền tảng internet, tổng đài ảo Subiz còn được thiết kế nhiều tính năng giúp nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng, đáp ứng được hầu hết các quy mô tổng đài. Dưới đây là tổng hợp các tính năng nổi trội của tổng đài Subiz.

Tích hợp đa dạng đầu số

Tổng đài ảo Subiz có thể tích hợp đa dạng các loại đầu số tổng đài, bao gồm: đầu số 1900, 1800, đầu số cố định (024xx, 028xx…), và đầu số di động.

Mỗi loại đầu số phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau, và mức phí chi trả cho mỗi loại đầu số cũng khác nhau. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết: Các loại đầu số VoIP.

Các loại đầu số VoIP: 1900, 1800, đầu số cố định, đầu số di động

Đặc biệt, tổng đài Subiz không giới hạn số lượng đầu số được tích hợp, và không tốn thêm chi phí gì nếu thêm đầu số. Điều này có nghĩa là, chỉ với một tài khoản Subiz, bạn có thể quản lý và vận hành đồng thời nhiều đầu số tổng đài khác nhau. Bạn có thể cài đặt các chế độ riêng cho đầu số tổng đài như phân bổ nhân sự, cài đặt lời thoại chờ khác nhau, thống kê báo cáo riêng cho từng đầu số tổng đài…

Kết nối đa dạng thiết bị

Tương tự các dịch vụ tổng đài cloud khác, tổng đài ảo Subiz có thể kết nối với đa dạng thiết bị, chỉ cần thiết bị đó có khả năng kết nối internet. 

Các thiết bị này được gọi chung là điện thoại VoIP (được chia thành 2 loại chính là điện thoại vật lý và softphone), bao gồm điện thoại bàn VoIP, PC, laptop, máy tính bảng, smartphone…

Trong đó, điện thoại bàn VoIP được khuyến khích đặt tại văn phòng vì có mức độ kết nối ổn định nhất, trong khi các thiết bị di động khác như máy tính bảng, smartphone… phù hợp với các vị trí thường xuyên đi công tác, hay ra ngoài gặp mặt khách hàng…

Đặc biệt, tổng đài Subiz cho phép kết nối lên tới 4000 máy nhánh, tự tin đáp ứng mô hình tổng đài của tất cả các doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn.

Tự thiết kế lời thoại tự động

Các lời thoại tự động Subiz được chia thành 4 loại:

• Lời thoại chờ: được phát ngay sau khi khách gọi đến để chào mừng khách liên hệ tới doanh nghiệp. 
• Lời thoại báo bận: được phát khi không có agent nào nhấc máy hoặc tất cả các điện thoại đều đang tham gia cuộc gọi khác. 
• Cuộc gọi ngoài giờ hành chính: phát thông điệp rồi cúp máy nếu khách gọi ngoài giờ hành chính. 
• Menu thoại tự động: phát file âm thanh hướng dẫn khách bấm phím để điều hướng cuộc gọi. 

Các loại lời thoại tự động của tổng đài ảo Subiz

Doanh nghiệp có thể tạo các loại lời thoại tự động với 2 cách đơn giản:

• Tải lên file thu âm sẵn
• Nhập nội dung lời thoại. Subiz sẽ chuyển văn bản thành file audio nhờ công nghệ AI. Bạn cũng có thể tùy chọn giọng đọc nam/ nữ và các loại tone giọng cho phù hợp.

Tìm hiểu kỹ hơn vấn đề này trong bài viết: Hướng dẫn cài đặt các lời thoại tự động của tổng đài Subiz.

Tính năng IVR tự động điều hướng cuộc gọi

Tính năng IVR (Interactive Voice Response – trả lời tự động) có chức năng cơ bản là phân luồng khách hàng và tự động điều phối cuộc gọi bằng cách hướng dẫn khách hàng bấm phím điều hướng.

Ví dụ, khi gọi điện đến doanh nghiệp, chắc hẳn bạn đã từng nghe thấy nội dung phát tự động như: “Chào mừng bạn đã đến với Subiz. Để tìm hiểu về các gói dịch vụ của Subiz, vui lòng bấm phím 1. Để giải đáp thắc mắc khi sử dụng Subiz, vui lòng bấm phím 2. Để gặp tư vấn viên, vui lòng bấm phím 3”.

Bạn có thể cài đặt tính năng này trong mục menu thoại tự động của Subiz.

Tính năng ACD tự động phân phối cuộc gọi

ACD (Auto Call Distribution) là tính năng tự động phân phối cuộc gọi đến đúng tổng đài viên theo quy trình đã cài đặt sẵn.

Chức năng này trong Subiz được gọi là rule phân phối Subiz, không chỉ có mặt ở kênh tổng đài, mà được thiết kế cho tất cả các kênh khác của Subiz, bao gồm website, Facebook, Messenger, Instagram, Zalo, và Email.

Tính năng ACD (rule phân phối cuộc gọi) của tổng đài ảo Subiz

Các cách thức phân chia của rule phân phối gọi điện:

• Đổ chuông cùng lúc nhiều agent: Khi có cuộc gọi tới, tất cả các agent sẽ được đổ chuông cùng một lúc. Agent nhấc máy đầu tiên, sẽ tiếp nhận cuộc gọi.
• Đổ chuông một trong các agent: Khi có cuộc gọi tới, chỉ đổ chuông 1 agent trong danh sách agent. Thứ tự đổ chuông tùy chọn: xoay vòng lần lượt (round-robin), ngẫu nhiên, agent trả lời ít cuộc gọi nhất. 
• Đổ chuông lần lượt nhiều agent: Khi có cuộc gọi tới, Subiz chọn một agent để đổ chuông, nếu agent không trả lời trong 5-10s, đổ chuông agent kế tiếp. Thứ tự đổ chuông do bạn thiết lập: theo thứ tự từ trên xuống, xoay vòng lần lượt, ngẫu nhiên, agent trả lời ít cuộc gọi nhất.

Bạn có thể thiết lập rule phân phối riêng cho từng đầu số tổng đài.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tổng đài Subiz ghi âm tất cả các cuộc gọi đến và gọi đi, không giới hạn dung lượng, và thời gian lưu trữ ghi âm lên tới 12 tháng. Subiz không tính phí theo dung lượng ghi âm và thời gian lưu trữ ghi âm.

Đây cũng là một trong những thế mạnh cạnh tranh của Subiz so với các dịch vụ tổng đài ảo khác, đa phần sẽ giới hạn dung lượng và chỉ lưu trữ ghi âm trong vòng 1 tháng.

Việc ghi âm các cuộc gọi giúp quản lý dễ dàng nắm bắt kỹ năng làm việc của nhân viên, để đưa ra phương hướng đào tạo chính xác, đồng thời có căn cứ xác minh để giải quyết các vấn đề giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Tính năng CRM

Tính năng CRM (customer relationship management – quản lý quan hệ khách hàng) hiểu đơn giản là các tính năng giúp gia tăng trải nghiệm, sự hài lòng của khách hàng, hay giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng, để cá nhân hóa trải nghiệm của họ… Tóm lại, các tính năng CRM giúp gắn kết mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. 

Tính năng CRM của tổng đài ảo Subiz giúp tăng gắn kết giữa khách hàng và doanh nghiệp

Hồ sơ khách hàng: Subiz giúp bạn thu thập, tạo dựng, và lưu trữ hồ sơ khách hàng, đồng bộ hồ sơ khách hàng từ các kênh, bao gồm các thông tin như tên, tuổi, địa chỉ, lịch hẹn, ghi chú, lịch sử tương tác…. Khi thực hiện cuộc gọi, hồ sơ khách hàng sẽ hiện ở bên phải màn hình, tư vấn viên dễ dàng nắm bắt thông tin khách hàng để đưa ra tư vấn phù hợp. Thêm vào đó, ngay trong lúc nghe-gọi, tư vấn viên có thể chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tag phân loại cuộc gọi: phân loại yêu cầu của khách hàng để tăng khả năng hỗ trợ khách kịp thời và tránh bỏ sót khách hàng.

Nhãn phân loại khách hàng: Giúp phân loại khách theo các giai đoạn như khách tiềm năng, khách mới, khách quen… 

Tệp khách hàng: Bạn có thể lọc khách hàng theo các tiêu chí như địa chỉ, thời gian mua hàng, nhãn phân loại… để nắm bắt “bản đồ khách hàng” của doanh nghiệp, hoặc phân loại thành các tệp khách hàng khác nhau để thực hiện kế hoạch marketing riêng đối với từng tệp khách hàng.

Lịch sử cuộc gọi: Tổng đài ảo Subiz lưu trữ lịch sử cuộc gọi, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử tương tác khách hàng. Đồng thời, quản lý dễ dàng giám sát tình hình hoạt động, hiệu quả của kênh tổng đài.

Chiến dịch gọi ra: Đây là tính năng đang được phát triển của Subiz, giúp thực hiện các chiến dịch marketing cá nhân hóa đối với từng phân khúc khách hàng.

Tính năng gọi nội bộ miễn phí

Các nhân sự trong doanh nghiệp có thể liên lạc với nhau miễn phí thông qua tổng đài ảo Subiz.

Tự động thống kê, báo cáo hiệu suất tổng đài

Tổng đài ảo Subiz tự động thống kê hiệu suất cuộc gọi và hiệu suất tổng đài viên, cụ thể:

• Hiệu suất cuộc gọi: số cuộc gọi ra, số cuộc gọi đến,  số cuộc gọi nhỡ, tỷ lệ các loại cuộc gọi, thống kê theo tag phân loại cuộc gọi.
• Hiệu suất agent: cuộc gọi đi, cuộc gọi nhận, thời gian xử lý cuộc gọi…

Các chỉ số này có thể được thống kê riêng theo từng đầu số tổng đài, và tùy chọn thời gian thống kê như hôm nay, 1 tuần, 1 tháng…

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài Subiz, bạn có thể sử dụng thêm chức năng tổng đài mà không tốn thêm chi phí gì. Bạn chỉ cần tích hợp đầu số tổng đài vào Subiz là đã có thể sử dụng chức năng này.

Chi phí sử dụng tổng đài ảo Subiz

Ngoài bộ tính năng vượt trội, giá cả cũng là một lợi thế cạnh tranh của tổng đài ảo Subiz so với các dịch vụ khác trên thị trường. Subiz hiện chỉ tính phí dựa trên số lượng agent (chỉ 262.000 đồng/1 agent/ 1 tháng), doanh nghiệp không bị giới hạn về tính năng hay khả năng mở rộng mô hình tổng đài, cụ thể:

• Không giới hạn đầu số tích hợp
• Không giới hạn số máy nhánh
• Không giới hạn dung lượng ghi âm và thời gian lưu trữ ghi âm lên tới 12 tháng.
• Không giới hạn các tính năng kênh tổng đài

Ngoài ra, mức giá này là tổng hợp tất cả các sản phẩm của Subiz. Nghĩa là khi mua gói kênh tổng đài, bạn có thể sử dụng được hết các sản phẩm tính năng của Subiz., bao gồm các kênh website, Facebook, Messenger, Zalo, Instagram, Email.

Nếu bạn có câu hỏi về dịch vụ tổng đài ảo Subiz, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Website: gửi tin nhắn trên website https://subiz.com.vn/vi/ 
• Hotline:  02473.021.368

 Xem thêm:

Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Tổng Đài Cloud Của Subiz

Các loại chi phí vận hành khi sử dụng tổng đài Subiz

Cước nhà mạng khi sử dụng tổng đài Subiz