Tổng đài ảo tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ

Sự xuất hiện của tổng đài ảo tạo ra “cơn sốt” và làm tổng đài truyền thống có phần yếu thế và mờ nhạt. Thực tế, không ít doanh nghiệp đã nâng cấp tổng đài ảo Call center và nhận lại nhiều giá trị trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý hệ thống. 

Tổng đài ảo là gì? 

Nếu tổng đài truyền thống chạy trên nền tảng cáp đồng, cần kéo đường dây line từ các tủ điện/cột điện tới văn phòng thì tổng đài ảo hoàn toàn ngược lại. Doanh nghiệp không cần kéo đường dây cồng kềnh vì tổng đài ảo được vận hành bởi mạng internet.

Không giống tổng đài truyền thống, mỗi đường dây chỉ kết nối với một máy chủ vừa hạn chế cuộc gọi chi phí đầu từ lại đắt, khả năng xử lý tất cả các cuộc gọi thấp. Hệ thống Call center ảo có khả năng kết nối và làm việc với tất cả các thiết bị như VOIP Phone, SIP Phone hoặc có thể thiết lập app giả lập trên laptop, máy tính bàn, điện thoại Smartphone… chỉ cần có mạng internet, số tổng đài sẽ hoạt động được. 

Vì sao nhiều doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo?

Sử dụng tổng đài số là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, tạo hình ảnh thương hiệu. Với sự phát triển của công nghệ 4.0 và internet, dịch vụ tổng đài có những bước đột phá không ngừng, nâng cấp tính năng, gia tăng hiệu quả. Sự xuất hiện của tổng đài ảo chính là một minh chứng và được điều doanh nghiệp sử dụng. 

Tổng đài ảo được vận hành trên điện toán đám mây

Thực tế, dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích trong hoạt động kinh doanh như: 

• Nâng cao chất lượng chăm sóc và quản lý hệ thống khách hàng

Dịch vụ tổng đài ảo với nhiều tính năng mới giúp thúc đẩy phát triển tiên tiến của lĩnh vực voice (thoại) và customer service (chăm sóc khách hàng). Tổng đài ảo tích hợp CRM, nâng cao chất lượng quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng, gia tăng hiệu quả chốt sales qua các cuộc gọi. Đặc biệt, với tính năng hiển thị thông tin khách hàng – ghi âm – nghe lại cuộc thoại, giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động dịch vụ khách hàng từ 2 phía: Khách hàng và nhân viên tư vấn. 

• Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng

Tổng đài ảo có ưu điểm nổi bật với khả năng cùng một lúc tiếp nhận nhiều cuộc gọi vào cùng một đầu số.Điều này đồng nghĩa, mọi cuộc gọi của khách hàng bạn đều có thể tiếp nhận giúp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. 

Bạn cũng có thể cùng một lúc thực hiện cuộc gọi ra và nhận cuộc gọi với cùng một đầu số, chỉ cần thiết bị sử dụng được kết nối với số máy tổng đài. Tính năng cho phép tích hợp đầu số với smartphone sẽ giúp các tư vấn viện linh động nhận cuộc gọi của khách hàng mọi lúc, mọi nơi. 

• Tiết kiệm chi phí lắp đặt và vận hành

Đăng ký tổng đài ảo là một trong những giải pháp giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán “tiết kiệm ngân sách” hiệu quả tới 80%. Tổng đài ảo tối ưu hơn dịch vụ truyền thống bởi được vận hành bằng nền tảng điện toán đám mây sử dụng mạng internet. Do vậy doanh nghiệp sẽ bỏ được qua bước kéo đường dây điện thoại và chi phí đầu tư tổng đài cứng. 

Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống dây điện kết nối với máy cứng

Nếu tổng đài truyền thống muốn nhận 10 cuộc điện thoại của 10 khách hàng cùng một lúc thì cần phải lắp đặt 10 đường dây, chi phí chi trả cho 10 thuê bao và thiết bị máy cứng cho nhà cung cấp. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần một đầu số thuê bao kết nối nhiều thiết bị khác nhau như máy tính hoặc smartphone chỉ càn có kết nối đường truyền mạng là sử dụng được phần mềm. 

• Tiết kiệm nhân sự và thời gian vận hành

Nhiều doanh nghiệp quyết định sử dụng tổng đài ảo bởi ưu điểm có sẵn CRM để quản lý khách hàng. Nhờ đó, mọi cuộc gọi, thông tin khách hàng gọi tới sẽ được lưu trữ, quản lý trên hệ thống từ đó phần bổ tới các tư vấn viên xử lý nhanh cuộc gọi, chốt sales thành công. 

Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hệ thống tổng đài ảo còn tiếp kiệm nhân sự vận hành. Với tính năng tự động, chỉ cần số lượng ít tư vấn viên vẫn có thể thực hiện tốt công việc tiếp nhận cuộc gọi và gọi ra cho hàng ngàn khách hàng trong khoảng thời gian ngắn. 

Một số tính năng nổi bật khác của dịch vụ tổng đài ảo như khả năng mở máy nhánh không giới hạn về số lượng và vị trí địa lý, thiết lập cuộc gọi tự động, nhạc chờ doanh nghiệp,….

Subiz Call Center Cloud – Giải pháp tổng đài ảo thế hệ mới cho các doanh nghiệp

Subiz là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, tăng tương tác và hỗ trợ quản lý khách hàng đa kênh. Để mang tới giải pháp kết nối khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao dịch chất lượng dịch vụ, Subiz đã tích hợp thêm tính năng Call Center Cloud thế hệ mới. 

Những tính năng nổi bật của Subiz Call Center Cloud

• Tính linh hoạt: Subiz Call Center Cloud không chỉ có khả năng kết nối với nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, Ipad,… mà còn có thể kết nối với nhiều đầu số tổng đài 1800xxx/1900xxx hoặc 024xxx, 09xxx tuỳ theo nhu cầu và đặc điểm dịch vụ kinh doanh. 
• Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đến – gọi đi: Số lượng cuộc gọi tới và gọi ra không giới hạn, lên tới 1000 cuộc gọi/giây và linh hoạt chuyển tới các tư vấn viên theo rule phân phối.
• Tính năng CRM được thiết lập: Cho phép Agent quan sát thông tin và lịch sử khách hàng nếu có ở trên màn hình. Đồng thời, ghi âm với số lượng lớn, có thể tăng thêm lưu lượng tùy ý giúp kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc gọi của các tư vấn viên. 

Subiz Call Center Cloud góp phần không nhỏ giúp các doanh nghiệp nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, tạo thế cạnh tranh trên thị trường. Để được trải nghiệm tính năng Call Center Cloud thế hệ mới của Subiz, Quý khách hàng có thể để lại thông tin trên hộp chat Subiz hoặc liên hệ với tư vấn viên theo Hotline 02473.021.368 để yêu cầu dùng thử.