Tất cả những vấn đề này sẽ được giải quyết bởi tính năng menu thoại tự động trong tổng đài Subiz. Đây là tính năng giúp tạo lời thoại tự động, hướng dẫn khách bấm phím để định tuyến cuộc gọi đến đúng phòng ban và agent chịu trách nhiệm. Thứ tự agent nhận cuộc gọi do doanh nghiệp tự thiết lập trong phần “Đổ chuông agent”.
Tổng đài Subiz điều phối cuộc gọi đến chính xác phòng ban hay agent chịu trách nhiệm
Menu thoại tự động là gì?
Khi khách hàng gọi tới, menu thoại tự động sẽ phát một thông điệp chào mừng rồi hướng dẫn khách bấm phím để điều phối cuộc gọi.
Ví dụ: “Chào mừng bạn đã đến với Subiz. Để tìm hiểu về các gói dịch vụ của Subiz, vui lòng bấm phím 1. Để giải đáp thắc mắc khi sử dụng Subiz, vui lòng bấm phím 2. Để gặp tư vấn viên, vui lòng bấm phím 3”.
Menu thoại tự động sử dụng công nghệ IVR, giúp điều phối chính xác cuộc gọi đến phòng ban và agent chịu trách nhiệm.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng menu thoại tự động để thay nhạc chờ, đồng thời điều phối cuộc gọi.
Cấu tạo menu thoại tự động trong tổng đài Subiz
Phần Menu thoại tự động của tổng đài Subiz được thiết kế gồm 3 phần chính.
Menu thoại tự động trong tổng đài Subiz
Tất cả các phần đều có khả năng tạo lời thoại tự động. Tuy nhiên, nhiệm vụ chính của các phần là:
- Lời chào: là phần để thiết kế các lời chào tự động, chào mừng khách, hướng dẫn khách bấm phím và phát thông điệp nếu khách bấm sai phím.
- Danh mục: đây là phần cài đặt điều hướng, bạn sẽ chọn phím và điểm đến của cuộc gọi như phòng ban, agent cụ thể, phát thông điệp rồi cúp máy… Ví dụ, khách bấm phím 1, cuộc gọi được chuyển đến phòng kinh doanh, khách bấm phím 2, cuộc gọi được chuyển đến phòng chăm sóc khách hàng…
- Khách không chọn danh mục: Đây là phần thực hiện hành động khi khách không chọn danh mục nào (không bấm phím hoặc bấm sai nhiều lần). Khi đó, bạn có thể tùy chọn phát thông điệp rồi cúp máy, chuyển đến một phong ban hay một agent cụ thể…
Các cách tạo lời thoại tự động cho tổng đài Subiz
Sau khi bật chế độ “Menu thoại tự động”, bạn chọn “Thêm file audio” rồi thực hiện một trong hai cách sau để tạo lời thoại tự động:
- Tải lên file âm thanh: bạn có thể download các bản nhạc chuông sẵn có trên internet về máy tính, hoặc tự thu âm nhạc chuông theo ý muốn rồi tải lên tổng đài Subiz.
- Tạo file audio từ văn bản: Trong phần “Máy đọc”, bạn hãy nhập nội dung nhạc chuông trong ô “Nội dung”. Tổng đài Subiz được tích hợp công nghệ AI sẽ tự động chuyển văn bản thành giọng nói. Bạn cũng có thể chọn giọng đọc nam/nữ và chọn nhạc nền theo ý muốn.
Tổng đài Subiz chuyển văn bản thành file audio
Các bước tạo menu thoại tự động
Bạn có thể dễ dàng tạo menu thoại tự động:
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Subiz của bạn tại app.subiz.com.vn
- Bước 2: Vào Cài Đặt > Tổng đài > chọn “Cài đặt” trong phần “Đầu số”> bật chế độ “Menu thoại tự động”.
- Bước 3: Tại phần “1.Lời chào”, chọn “Thêm file audio” rồi tải lên file âm thanh phù hợp, hoặc nhập nội dung nhạc chuông để Subiz tự động chuyển thành giọng nói cho phần lời chào, và phần “thông điệp khi người dùng bấm sai phím”.
- Bước 4: Tại phần “2. Danh mục”, cài đặt điều hướng cuộc gọi bằng cách nhập số và chọn chế độ điều hướng mong muốn như chuyển tới phòng ban, chuyển tới các agent cụ thể, phát thông điệp rồi cúp máy…
- Bước 5: Chọn “Lưu cài đặt” để hoàn thành thiết lập menu thoại tự động.
Đổ chuông agent
Đổ chuông agent trông tổng đài Subiz tương tự với tính năng rule phân phối trong phần chat của Subiz. Thiết lập phần này giúp doanh nghiệp sắp xếp thứ tự agent nhận cuộc gọi, agent giám sát cuộc gọi…
Thiết lập “Đổ chuống agent” trong tổng đài Subiz
Đổ chuông agent gồm 4 phần chính:
- Agent tiếp nhận cuộc gọi: đây là phần sắp xếp thứ tự agent được đổ chuông khi khách hàng gọi tới
- Giám sát viên: chọn agent được xem toàn bộ cuộc gọi tới và đi từ đầu số này
- Ưu tiên agent nói chuyện với khách trước đó: Khi bật chế độ này, khách gọi đến sẽ đổ chuông cho agent trả lời (hoặc gọi) cuộc gọi cuối của khách hàng đó.
- Thứ tự đổ chuông: bạn có thể chọn thứ tự độ chuông “lần lượt”, “ngẫu nhiên” hay “agent rảnh nhất”.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các agent nhận cuộc gọi nhỡ. Đây là những cuộc gọi ngoài giờ hành chính, hoặc dập máy khi chưa bấm menu thoại.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn thiết lập điều phối cuộc gọi trong tổng đài Subiz. Nếu có thắc mắc về sử dụng tổng đài Subiz, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 02473.021.368 hoặc email chăm sóc khách hàng [email protected].
