Tốc độ thay đổi công nghệ chưa bao giờ nhanh hơn bây giờ. Các doanh nghiệp cố gắng để theo kịp tốc độ thay đổi và nhiều doanh nghiệp đang biến mất nếu không chịu thích ứng, thay đổi – đó là lí do tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số. Có những thách thức nảy sinh trong quá trình chuyển đổi và xây dựng kỹ thuật số. Nhưng xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã và đang đem lại nhiều lợi ích và là một cách tiếp cận toàn diện để thay đổi cách suy nghĩ, tổ chức, vận hành, … Đây là lý do tại sao bạn cần tìm hiểu những yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì?

“Chuyển đổi số” – một khái niệm toàn cầu, mô tả quá trình các doanh nghiệp đưa công nghệ vào áp dụng trong các hoạt động vận hành để thúc đẩy sự thay đổi tạo ra những lợi ích kinh doanh. Chuyển đổi số là sự kết nối xuyên suốt, sự thích nghi với các điều kiện mới của các doanh nghiệp trong nền kinh tế kỹ thuật số. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất sẽ thành công nếu các sản phẩm, quy trình công việc và mô hình kinh doanh được xác định rõ và các công nghệ, kỹ thuật thực sự được đưa vào áp dụng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. 

Chuyển đổi số là gì và các yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

9 yếu tố quan trọng thúc đẩy quá trình chuyển đổi t số thành công

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra thành công, cần phải có một số kỹ năng và điều kiện nhất định. Dưới đây là các yếu tố bạn cần chú ý để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Đặt mục tiêu rõ ràng 

Muốn quá trình chuyển đổi số diễn ra toàn diện, doanh nghiệp của bạn cần có các mục tiêu và chiến lược dài hạn. Nếu các mục tiêu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất không rõ ràng hoặc không được truyền đạt đúng cách thì kết quả cuối cùng sẽ là sự sai lệch và thất bại. 

Ngoài ra, bạn cần xây dựng một chiến lược thực hiện dài hạn, dành riêng cho ngành sản phẩm của bạn với tư duy kỹ thuật số. Ý thức rõ ràng về mục đích và cách thức thực hiện sẽ tiếp thêm động lực, gắn kết toàn bộ tổ chức, truyền cảm hứng cho mọi nhân viên cùng nhau làm việc để đạt được các mục tiêu thiết thực

Đào tạo, thúc đẩy nhân viên ứng dụng công nghệ số vào công việc

Để quá trình doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, điều quan trọng là tạo ra sự quan tâm và nuôi dưỡng tư duy đúng đắn trong đội ngũ nhân viên. Để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, bạn cần đặt toàn bộ công ty vào quá trình chuyển đổi. 

Thúc đẩy nhân viên ứng dụng công nghệ số sẽ giúp quá trình chuyển đổi số thành công hơn

Một trong những vấn đề chính cần làm rõ là văn hóa công ty chấp nhận sự thay đổi tốt như thế nào. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn thực hiện chuyển đổi số một cách nghiêm túc, bạn cần xem xét kỹ tổ chức, bắt đầu một quy trình thay đổi mang tính hệ thống và cơ cấu, đồng thời đảm bảo có sự đồng hành của nhân viên: Nhân viên của bạn đã nhận đủ thông tin chưa? Quan trọng nhất – họ đã chuẩn bị cho sự thay đổi sắp tới chưa?

Nếu một doanh nghiệp thiếu văn hóa chuyển đổi hoặc nhân viên không muốn, chưa sẵn sàng thay đổi thì việc đạt được sự ủng hộ đối với quy trình chuyển đổi cũng là một thách thức lớn. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là tạo ra một chiến lược chuyển đổi số toàn diện, tích hợp với mục tiêu thúc đẩy cả công nghệ và con người .

Truyền cảm hứng cho sự thay đổi văn hóa thông qua người dẫn đầu

Người dẫn đầu trong quá trình chuyển đổi số luôn rất quan trọng. Theo khảo sát của GetSmarter, hai thành phần quan trọng nhất để chuyển đổi số thành công là khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và khả năng quản lý hiệu quả của sự thay đổi. Nói chung, những người dẫn đầu cần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được truyền cảm hứng, động lực phù hợp với kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Lãnh đạo định hướng và truyền cảm hứng chuyển đối số đến với nhân viên

Theo khảo sát của GetSmarter, 35% mọi người tin rằng chuyển đổi số là sự thay đổi lấy con người làm trung tâm và 32% cho rằng đó là sự thay đổi do công nghệ thúc đẩy. Vì vậy, thành công chuyển đổi số phụ thuộc vào việc vượt qua các rào cản của con người để thay đổi. Điều này bao gồm việc thúc đẩy nhân viên xem xét lại các phương pháp làm việc mà họ đã áp dụng từ lâu và cho họ thấy rằng công nghệ có thể giúp ích nhiều hơn chứ không phải cản trở công việc của họ. 

Minh bạch, rõ ràng với các kết quả

Trách nhiệm giải trình nhiệm vụ và sự minh bạch, rõ ràng về kết quả là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình chuyển đổi thành công. Một phần lý do khiến các chuyển đổi thất bại là do thiếu trách nhiệm trong công việc. Hãy minh bạch và rõ ràng về những kết quả nhận được, từ đó rút ra những kinh nghiệm, bài học để đạt được kết quả tốt hơn. 

Nâng cao kỹ năng mềm

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất là thay đổi – bước vào một bối cảnh kỹ thuật số hoàn toàn mới. Đó là lý do tại sao phải tập trung thúc đẩy đổi mới và biết những thay đổi cần thực hiện theo hướng nào và làm thế nào để đạt được kết quả tốt nhất. 

Chuẩn bị kỹ năng mềm là yếu tố cần thiết cho quá trình chuyển đổi số

Điều này đòi hỏi năng lực sáng tạo, can đảm dám áp dụng các cách tiếp cận có tầm nhìn mới và tưởng tượng, nhìn ra những khả năng hoàn toàn mới trước khi chúng được đưa vào thực tế. Nó cũng đòi hỏi năng lực kiên trì khi phải phá vỡ và xác định lại các quy trình công việc cũ, các cấu trúc, cơ sở vật chất lỗi thời. 

Một số các kỹ năng mềm cần thiết cho quá trình chuyển đổi số trong tương lai là:

• Khả năng thích ứng/nhanh nhẹn
• Tư duy phản biện
• Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược
• Khả năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý

Đầu tư vào chuyên môn 

Từ góc nhìn của nhân viên, chuyển đổi số là một nhiệm vụ và vai trò mới, nó đặt ra cho nhân viên những thách thức thực sự. Bởi vì nhân viên là những người trực tiếp sử dụng các công nghệ kỹ thuật số mới hàng ngày. Điều này có nghĩa là các công nghệ, kỹ thuật cần được tích hợp vào quá trình học tập chuyên môn liên tục của nhân viên, vì các công ty cần phải liên tục, thay đổi các kỹ thuật thích ứng với các điều kiện thị trường thay đổi. 

Các chuyên môn nghiệp vụ sẽ thúc đẩy và giúp nhân viên thích ứng chuyển đổi số nhanh hơn

Một số chuyên môn nghiệp vụ cần có trong quá trình chuyển đổi số là:

• Phân tích chiến lược, định hướng nâng cao
• Kinh doanh thông minh
• Quản lý dữ liệu/Quản trị dữ liệu
• Trí tuệ nhân tạo (AI)/Máy học
• An ninh mạng
• AR/MR/VR

Nhân viên nên có thời gian để tiếp thu kiến thức chuyên môn và thích nghi với các kỹ thuật mới. Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo các câu hỏi gợi ý sau để đưa việc học vào quá trình chuyển đổi, cung cấp kiến thức cho nhân viên:

• Doanh nghiệp cần chuyên môn mới nào để áp dụng trong quá trình chuyển đổi?
• Nhân viên đã có sẵn chuyên môn nào?
• Làm thế nào để đào tạo chính xác các nhân viên có năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng kiến thức chuyên môn trong công ty?
• Những ứng dụng, phương pháp, công nghệ, nội dung hoặc nền tảng kỹ thuật số nào sẽ giúp nhân viên đạt được kiến thức chuyên môn một cách tốt nhất?

Chọn đối tác phù hợp 

Quan hệ đối tác có thể mang lại sự cân bằng có lợi cho bạn và giúp bạn vượt lên dẫn trước đối thủ. Một đối tác có kinh nghiệm chuyển đổi số không chỉ hỗ trợ mà còn có thể giúp bạn “lấp đầy” các khoảng trống về kiến thức và năng lực. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp bạn cần phải hiểu thế mạnh và chuyên môn của mình, đồng thời nhận ra các giới hạn để biết khi nào nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài. 

Đối tác phù hợp sẽ thúc đẩy và cho doanh nghiệp nhiều lời khuyên chuyển đổi số hữu ích

Tuy nhiên, để lựa chọn được các đối tác phù hợp, bạn cần xem xét các đặc điểm hữu hình và vô hình của họ. Bạn có thể tham khảo các câu hỏi dưới đây để đưa ra quyết định lựa chọn đối tác phù hợp:

• Những kỹ năng nào mà doanh nghiệp đã có và những kỹ năng nào còn thiếu sót?
• Việc thiết lập quan hệ đối tác lâu dài có đáng giá không?
• Đối tác có tạo được niềm tin với bạn không? 
• Đối tác có cung cấp các giá trị mà bạn cần không?
• Đối tác có phải là người bạn muốn đồng hành và làm việc hằng ngày không?
• Họ với bạn sẽ hợp tác như thế nào và họ sẽ đóng vai trò như thế nào trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn? 
• Loại hình hợp tác nào phù hợp và đối tác cần cam kết những gì trong quá trình hợp tác?

Hệ thống dữ liệu

Chuyển đổi số không bao giờ dừng lại. Các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công cần phải liên tục đánh giá lại bản thân, theo dõi thị trường và liên tục tự sắp xếp, thay đổi để đáp ứng nhu cầu thị trường. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần hệ thống dữ liệu với cách sắp xếp phù hợp. 

Hệ thống dữ liệu là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số

Dữ liệu cần phải được thu thập, phân tích và lưu trữ đúng cách. Các công ty khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có sự ưu tiên khác nhau khi nói đến dữ liệu. Họ có thể sử dụng thông tin từ quá trình sản xuất để giúp các hoạt động vận hành trơn tru hơn dựa trên cơ sở kỹ thuật số hoặc sử dụng dữ liệu khách hàng để phát triển hoặc cải tiến sản phẩm. Một vài câu hỏi sau có thể giúp bạn tận dụng tối đa hệ thống dữ liệu:

• Loại dữ liệu nào là quan trọng trong các phương án chuyển đổi số doanh nghiệp?
• Loại dữ liệu nào có thể thu thập và những giá trị, kinh nghiệm có thể rút ra được từ dữ liệu đó?
• Làm thế nào để mở rộng hệ thống dữ liệu? Và làm thế nào để tận dụng tốt dữ liệu vào quá trình chuyển đổi, phát triển kỹ thuật số?
• Hệ thống dữ liệu cần thiết lập các quy trình đánh giá như thế nào? 

Chấp nhận rủi ro

Một doanh nghiệp có thể tuyên bố sẵn sàng trải qua quá trình chuyển đổi số khi và chỉ khi họ chấp nhận được các rủi ro có thể xảy ra. Những thay đổi về công nghệ và kỹ thuật không phải lúc nào cũng thành công ngay lập tức, các doanh nghiệp cần thử nghiệm những ý tưởng và mô hình kỹ thuật, công nghệ mới để rút ra kinh nghiệm, bài học mà không lo sợ thất bại.

“Tinh thần” chấp nhận rủi ro này không thể diễn ra trong một sớm một chiều và mà đòi hỏi sự nỗ lực có ý thức. Sự khuyến khích liên tục từ ban lãnh đạo cao nhất để thể hiện sự mong muốn chuyển đổi, không ngại thất bại là rất quan trọng. Cùng với đó, sự đào tạo về tư duy kỹ thuật số, sự củng cố liên tục sẽ giúp nhân viên thấm nhuần văn hóa kỹ thuật số, xây dựng được tinh thần chấp nhận rủi ro, dám thử sức với các kỹ thuật mới, sẵn sàng đối mặt với những động lực thay đổi mới trong kinh doanh.

Một quá trình chuyển đổi số thành công được thành lập dựa trên nhiều yếu tố: xác định mục tiêu rõ ràng, xây dựng chiến lược tích hợp, sự thúc đẩy thay đổi của lãnh đạo, khả năng thích ứng và nâng cao chuyên môn, … Các yếu tố cần phải được hỗ trợ và thúc đẩy, xây dựng bởi tất cả nhân viên. Các quá trình chuyển đổi được điều chỉnh cho phù hợp với từng ngành, từng mục tiêu kinh doanh. Phần thưởng dành cho quá trình chuyển đổi số này là: thị trường kinh doanh mở rộng, tối giản các quy trình, gia tăng năng suất, năng lực nhân viên được nâng cao, … đảm bảo thành công cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai.