Chuyển đổi số nói chung và các công nghệ kỹ thuật số nói riêng đã tác động mạnh mẽ đến các công ty trên toàn thế giới. Nó đã trở thành một chiến lược kinh doanh mới đối với các công ty muốn tăng hiệu quả hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh. 

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quy trình các công ty tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào các hoạt động của mình. Chuyển đổi số sẽ đơn giản hóa các công việc của nhân viên và cải thiện hiệu suất tổng thể. 

Chuyển đổi số đã và đang thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, tạo ra các loại hình kinh doanh hoàn toàn mới. Trong giai đoạn chuyển đổi số, các công ty cần nhìn lại và kiểm tra mọi thứ họ đã làm, từ hệ thống nội bộ đến tương tác với khách hàng, cả trực tuyến và ngoại tuyến.

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là gì?

Động lực đằng sau chuyển đổi số

Công nghệ di động, trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây và mạng xã hội (các khía cạnh khác trong cuộc cách mạng kỹ thuật số) đã thay đổi hoàn toàn cách khách hàng trao đổi thông tin với các công ty. Vì vậy, loại hình cung ứng và chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cũng đã thay đổi để đáp ứng những kỳ vọng và nhu cầu mới của người tiêu dùng.

Động lực chính của chuyển đổi số là con người (khách hàng, nhân viên công ty, …)

Khách hàng, dù là B2C hay B2B, mong muốn các tổ chức phản hồi nhanh, cung cấp cho họ các sản phẩm đáp ứng nhu cầu và một trải nghiệm được cá nhân hóa. Họ mong muốn tương tác trên các nền tảng kỹ thuật số trực quan, dễ sử dụng vào bất kỳ thời điểm nào từ bất kỳ thiết bị nào.

Trong vận hành công việc, các nhân viên cũng mong đợi điều tương tự từ các tổ chức, doanh nghiệp mà họ làm việc. Họ mong muốn có các ứng dụng cho phép họ làm việc từ mọi thiết bị, mọi lúc và mọi nơi.

Chuyển đổi số tác động đến doanh nghiệp như thế nào?

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích đáng kể như: 

• Nâng cao sự minh bạch, rõ ràng trong hệ thống nội bộ: Việc triển khai và áp dụng quy trình kỹ thuật số trong công cụ quản lý giúp tất cả các bộ phận có thể truy cập, cung cấp và kiểm tra thông tin. Từ đó giảm khả năng xảy ra sai sót trong hệ thống dữ liệu đồng thời giám sát, ngăn chặn những hành vi cố ý làm sai, sửa đổi và thao túng dữ liệu.
• Đồng bộ hóa các quy trình của công ty: Bằng cách tạo ra một kho lưu trữ phần mềm chung, công ty có thể đảm bảo các quy trình, hệ thống hoạt động một cách đồng bộ, nhất quất, tiết kiệm thời gian.

Chuyển đổi số tạo ra nhiều lợi ích, cắt giảm các quy trình không còn hữu ích, cần thiết

• Cải thiện năng suất: Tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại cũng như tích hợp cơ sở dữ liệu trong toàn bộ công ty, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn
• Mở rộng thị trường: Một trong những khía cạnh quan trọng của việc áp dụng các công nghệ chuyển đổi số là thay đổi quy trình bán hàng. Tận dụng công nghệ kỹ thuật số, nó có thể giúp các doanh nghiệp có quy mô khác nhau (từ công ty nhỏ đến tập đoàn lớn) dễ dàng tiếp cận với một thị trường rộng lớn hơn.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua dữ liệu khách hàng: Tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng là một mục tiêu chung, quan trọng đối với mô hình kinh doanh chuyển đổi số. Chuyển đổi số thu thập, tổng hợp các dữ liệu khách hàng ở các bộ phận khác nhau trong công ty và đưa về một nguồn duy nhất. Khi tất cả dữ liệu về khách hàng đều có sẵn và được cập nhật liên tục, các nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ giải quyết yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng, kịp thời và hiệu quả hơn
• Giảm chi phí vận hành giảm: Các công ty không ngừng tìm kiếm các giải pháp để cải thiện hiệu suất và giảm chi phí của các quy trình vận hành. Với mô hình kinh doanh chuyển đổi số, chi phí vận hành giảm xuống bằng cách giảm thời gian thực hiện các quy trình, loại bỏ các công đoạn thủ công, kết hợp tự động hóa trong công việc. Ngoài ra, các công nghệ kỹ thuật số cũng đưa ra các dự đoán rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp. Từ đó, các doanh nghiệp có thể xem xét tình hình kinh doanh, đưa ra phương án dự phòng, đẩy nhanh quá trình ra quyết định để giảm bớt chi phí rủi ro.

Thách thức trong quá trình chuyển đổi số

Mặc dù việc chuyển đổi số đang ngày càng phổ biến nhưng phần lớn các công ty đều không thực hiện quá trình chuyển đổi đúng cách. Theo báo cáo của McKinsey: “70% các chương trình chuyển đổi số không đạt được mục tiêu của họ.”

Các thách thức trong quá trình chuyển đổi số có thể khiến nhiều công ty bỏ cuộc sớm

Những thách thức chính có thể ngăn quá trình chuyển đổi số của công ty thành công bao gồm:

• Quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu: Thành công của chuyển đổi số chỉ có thể được đảm bảo nếu các vấn đề liên quan đến bảo mật được tích hợp ngay từ giai đoạn đầu tiên và xuyên suốt trong quá trình chuyển đổi số. Để bảo mật tối ưu, các công ty nên đánh giá độ tin cậy của hệ thống và mạng một cách thường xuyên bằng cách tiến hành kiểm tra thâm nhập, mô phỏng các trường hợp rò rỉ dữ liệu, …
• Hạn chế về ngân sách: Chuyển đổi số yêu cầu triển khai và áp dụng các công cụ công nghệ một cách đồng bộ, liền mạch. Nhiều tổ chức không có đủ ngân sách cho các công nghệ mới hoặc không muốn phân bổ một ngân sách thường xuyên cho kỹ thuật số vì họ cảm thấy các khâu vận hành vẫn chưa cần thay đổi ngay.
• Kỹ năng và chuyên môn nội bộ hạn chế: Chuyển đổi số yêu cầu các công ty phải có nguồn nhân lực chất lượng cao, đủ kiến thức và khả năng để đồng hành cùng công ty trong suốt quá trình chuyển đổi. Tuy nhiên, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, thu hút các nhân viên, kỹ sư có chuyên môn cho quá trình chuyển đổi số.
• Thiếu hiểu biết về quy định về pháp luật: Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định và pháp luật liên quan đến bảo mật dữ liệu để tránh những vấn đề vi phạm liên quan đến quyền riêng tư của khách hàng
• Văn hóa kỹ thuật số chưa đồng đều: Những người đứng đầu trong công ty cần tạo ra văn hóa cởi mở để cải tiến liên tục để tất cả các bộ phận trong công ty đều tham gia vào quá trình chuyển đổi. Mọi người phải sẵn sàng từ bỏ các quy trình lỗi thời và kém hiệu quả, thay thế chúng bằng các giải pháp tốt hơn, cập nhật hơn.

Làm thế nào để thực hiện chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là một nhiệm vụ với nhiều thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, dưới đây là hướng dẫn chi tiết – ba bước chuyển đổi số cơ bản để bạn có thể bắt đầu quá trình chuyển đổi ngay hôm nay 

Bước 1: Đánh giá tình hình kỹ thuật số hiện tại của công ty bạn

Trước khi thực ra quyết định chuyển đổi số, bạn cần nắm rõ tình hình hiện tại ở doanh nghiệp mình. Bạn có thể xác định tình hình thông qua một vài câu hỏi gợi ý sau:

• Mức độ kỹ thuật số của các quy trình hiện tại trong công ty như thế nào?
• Các công nghệ, kỹ thuật bạn đang áp dụng được cập nhật gần nhất vào lúc nào? 
• Các kiến thức về công nghệ, kỹ thuật số của nhân viên bạn ở mức độ nào?
• Khách hàng có phản hồi hay đóng góp gì về quy trình hiện tại không?
• Mục tiêu chính của doanh nghiệp bạn khi chuyển đổi số là gì?

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá nhanh nhất khả năng tiếp cận quá trình chuyển đổi số trong dài hạn. Điều quan trọng là doanh nghiệp bạn phải có một cái nhìn tổng quan. Ngay cả khi kỹ thuật số mang lại nhiều cơ hội, nó vẫn tiềm ẩn các rủi ro. Vì vậy bạn cần tìm ra và áp dụng phương pháp chuyển đổi phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Bước 2: Triển khai chiến lược hiệu quả

Khi mức độ và tình trạng kỹ thuật số đã được đánh giá, bạn có thể bắt đầu xây dựng chiến lược chuyển đổi của mình. Trong chiến lược chuyển đổi số, bạn phải xác định được quy trình nào cần tối ưu hóa và quy trình nào cần được ưu tiên xây dựng. 

Bắt đầu xây dựng chiến lược bằng cách tham khảo các câu hỏi sau:

• Quy trình nào đang thiếu kiểm soát?
• Quy trình nào cần cải thiện về hiệu suất?
• Các quy trình có cần truy xuất các chỉ số hiệu suất, chi phí, … không?

Đối với mỗi khía cạnh, hãy chỉ ra quy trình hiện tại và quy trình sau khi chuyển đổi số. Điều này sẽ giúp bạn xác định được mức độ chuyển đổi của các quy trình (chuyển đổi không hoàn toàn, vừa phải hoặc chuyển đổi hoàn toàn). Từ đó, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và thiết lập một danh sách quy trình chuyển đổi

Bước 3: Đảm bảo chuyển đổi thành công nhờ các nguồn lực hỗ trợ

Chìa khóa cho một chiến lược chuyển đổi số thành công chính là sự hỗ trợ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng các nguồn lực cho quá trình chuyển đổi số

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình xác định chiến lược, bạn có thể tìm các chuyên gia về chuyển đổi số. Họ không chỉ là chuyên gia trong lĩnh vực chuyển đổi số mà còn có những hiểu biết sâu sắc về cách thức hoạt động của những công cụ công nghệ phức tạp. Vì vậy, họ sẽ cung cấp cho bạn các công cụ và quy trình kỹ thuật số phù hợp với doanh nghiệp của bạn. 

Bước 4: Tích hợp toàn bộ vào quy trình chuyển đổi

Chuyển đổi số có thể là một hành trình dài. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công và đạt kết quả tốt nhất, hãy để ý đến các điểm sau:

Căn chỉnh các mục tiêu chuyển đổi tương ứng với các mục tiêu kinh doanh của công ty bạn: Xác định các vấn đề trong kinh doanh mà bạn có thể giải quyết bằng kỹ thuật số. Sắp xếp các vấn đề lần lượt theo thứ tự mà bạn mong muốn giải quyết

Công nghệ, kỹ thuật và kinh doanh phải cùng tồn tại: Theo truyền thống, bộ phận công nghệ và kỹ thuật chịu trách nhiệm khắc phục các sự cố và lỗi hệ thống. Tuy nhiên, với chuyển đối số, các bộ phận phải làm việc hài hòa, song hành cùng nhau để giải quyết các vấn đề và đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

Thu hút, đào tạo các nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi: Việc áp dụng chuyển đổi thành công cần có sự tham gia, đồng hành của tất cả các bộ phận trong công ty. Tất cả nhân viên phải nhận thức được những thách thức kỹ thuật số và tham gia vào quá trình số hóa công ty. Điều này giúp doanh nghiệp bạn tránh được các hình thức phản đối, làm chậm quá trình số hóa có thể phát sinh từ nhân viên

Doanh nghiệp của bạn có thể tự chuyển đổi hoặc nhận sự trợ giúp của các chuyên gia kỹ thuật số. Tuy nhiên, để thực hiện chuyển đổi số thành công, điều quan trọng là phải hiểu tình hình công ty và các mục tiêu kinh doanh. Dựa trên tình hình và mục tiêu đó, bạn có thể tối ưu hóa các hoạt động, quy trình, công cụ và công nghệ cũng như tạo các quy trình về chuyển đổi số dành riêng cho công ty của mình.