Email không gửi đi được – Email bị lỗi

Không ít lần bạn gửi Email cho khách hàng và bị lỗi không gửi đi được đó chính là Bounce. Hiểu cách khác Email Bounce tức “email trả lại”- đồng nghĩa với việc người nhận không nhận được thư của bạn gửi đến. Thông thường khi có Email Bounce, bạn sẽ nhận được một báo cáo về tình trạng gửi không thành công từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email. Nếu một email bị trả lại, bạn sẽ thấy thông báo lỗi, lỗi SMTP kèm theo đó là ngày và giờ email bị trả lại, IP và tên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) của bạn.

Email Bounce là Email bị lỗi không gửi đi được

Bạn cho rằng, thư lỗi thì gửi lại? Nếu vậy thì sẽ không thành vấn đề. Nhưng nếu việc bị trả lại Email nhiều lần sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực:

• Lãng phí thời gian, công sức gửi Email.
• Tỷ lệ Email bị trả lại cao khiến máy chủ Email nhận mặc định Email của bạn không đáng tin cậy và tự động chặn. Điều này chắc hẳn bạn sẽ không muốn? 
• Dữ liệu Email bị trả lại làm sai lệch phân tích kết quả của chiến dịch Email Marketing khi chúng can thiệp vào các số liệu khác như tỷ lệ mở, tỷ lệ click và tỷ lệ chuyển đổi.
• Email bị trả lại có nghĩa là cơ hội bán hàng, chuyển đổi và tương tác bị giảm đi

Gửi Email hay gửi Email hàng loạt được nhiều Doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận khách hàng. Nhưng Email Bounce dù không mong muốn thì nó vẫn xảy ra trong nhiều trường hợp. 

Đây chính là lý do cần nắm rõ về Bounce email cũng như theo dõi, quản lý hiệu quả.

Subiz xử lý Email Bounce như thế nào? 

Subiz hỗ trợ khai báo địa chỉ Email trả về tại: app.subiz.com.vn > Cài đặt> Danh sách chặn > Bounce Email. Như hình ảnh dưới đây bạn sẽ nhận được danh sách những Email Bounce. Trong đó có địa chỉ Email, phân loại, thời gian. 

Subiz liệt kê các địa chỉ Email không gửi đi đượcc

Khi Subiz không thể gửi một email tới máy chủ email của người nhận, nó được gọi là email bị bounce. Máy-chủ-email-nhận sẽ trả về một lý do chung chung, Subiz sẽ dựa vào đó để quyết định nên làm gì với địa chỉ email nhận. Subiz phân bounce ra làm 2 loại: hard bounce và soft bounce.

Loại bỏ địa chỉ Email Hard bounce (Hỏng cứng)

Địa chỉ email bị nghẽn lâu dài (thậm chí vĩnh viễn), một số nguyên do khiến địa chỉ Email bị hard bounce:

• Địa chỉ không không hợp lệ, không tồn tại
• Máy-chủ-nhận chặn gửi mail tới địa chỉ này
• Email không tồn tại ngay từ ban đầu, địa chỉ email bị chặn…

Với trường hợp Hard bounce cần loại bỏ địa chỉ Email này ra khỏi danh sách nhóm khách hàng tiềm năng. Đồng nghĩa, Subiz sẽ ngay lập tức không cho gửi email tới những địa chỉ này nữa để đảm bảo uy tín của bạn. Trừ khi agent vào gỡ hard bounce đi.

Giảm lượng Email gửi tới Soft bounce (hỏng mềm)

Email bị nghẽn tạm thời, sẽ tự động bị hard bounce hoặc trở về bình thường, một số nguyên nhân:

• Hòm thư nhận bị đầy
• Hòm thư nhận không được cấu hình đúng
• Hòm thư nhận bị khóa
• Máy chủ nhận offline (bị chết hoặc mất mạng)
• Máy chủ nhận bị nghẽn do tấn công
• Email gửi đi có dung lượng quá lớn
• Không phân giải được domain
• Nội dung email giống SPAM, chứa virus, không phù hợp chính sách (của nhà mạng hoặc server nhận)
• Email không đạt yêu cầu xác thực DMARC từ server nhận

Trong trường hợp này. Subiz sẽ giảm lượng email gửi tới địa chỉ email bị soft bounce (1 lần/ngày) để đảm bảo an toàn. Bởi nếu thường xuyên gửi vào soft bounce, địa chỉ sẽ bị hard bounce. Sau 12 ngày (kể từ email bounce cuối cùng) địa chỉ sẽ tự động được xóa khỏi danh sách soft bounce (để trở về một địa chỉ sạch)

Một số lưu ý: Subiz không thể đoán được rằng liệu địa chỉ email có bị bounce hay không. Trước khi email tới được máy-chủ-nhận, nó phải đi qua các nút trung chuyển của nhà mạng. Những nhà mạng này có thể chặn email theo định nghĩa, tiêu chuẩn đánh riêng của họ

Bounce là thuộc tính của một địa chỉ email (to:abc@gmail.com), tuy nhiên để đánh giá địa chỉ có bounce hay không thì cần phải dựa vào cả nội dung email nữa.

Để giảm tỷ lệ Email Bounce các bạn lưu ý không mua danh sách email. Trước khi lập danh sách gửi nên xác minh danh sách email hiện tại của bạn vẫn muốn nhận email và chạy kiểm tra thư rác trên email của bạn. 

Xem thêm: Gửi Email nhiều người cùng một lúc – giảm thiểu tác vụ thủ công, tránh sai sót tại Subiz