Sau khi cài đặt tổng đài Subiz thành công, bước tiếp theo là thiết lập cấu hình đầu số tổng đài. Đây là bước thiết lập các điều kiện để tổng đài hoạt động theo mong muốn và quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Trong đó, các đầu mục cần được thiết lập đầu tiên là các loại lời thoại tự động.
Các loại lời thoại tự động trong tổng đài Subiz
Các loại lời thoại tự động trong tổng đài Subiz
Doanh nghiệp có thể tự tạo các loại lời thoại tự động cho tổng đài Subiz, bao gồm lời thoại chờ, lời thoại báo bận, thông báo cho cuộc gọi ngoài giờ hành chính và menu thoại tự động.
Lời thoại chờ
Lời thoại chờ được phát ngay sau khi khách gọi đến để chào mừng khách liên hệ tới doanh nghiệp. Ví dụ “Chào mừng quý khách đã đến với phòng chăm sóc khách hàng của Subiz”.
Lời thoại báo bận
Lời thoại báo bận được phát khi không có agent nào nhấc máy hoặc tất cả các điện thoại đều đang tham gia cuộc gọi khác. Ví dụ: “Hiện tại tất cả tư vấn viên của Subiz đều đang bận. Chúng tôi sẽ gọi lại quý khách trong ít phút nữa. Cảm ơn quý khách đã gọi đến Subiz”.
Cuộc gọi ngoài giờ hành chính
Cuộc gọi ngoài giờ hành chính sẽ phát thông điệp rồi cúp máy nếu khách gọi ngoài giờ hành chính. Ví dụ: “Chào mừng quý khách đã gọi đến Subiz. Chúng tôi rất xin lỗi vì không thể nhận cuộc gọi của quý khách ngay lập tức, do hiện tại đang ngoài giờ hành chính. Giờ làm việc của Subiz là từ 8h15’ đến 17h30’. Chúng tôi sẽ gọi lại quý khách trong thời gian sớm nhất. Xin cảm ơn.”
Giờ hành chính do doanh nghiệp tự thiết lập trong mục giờ làm việc. Tại mục này, bạn có thể thêm các ngày nghỉ lễ như 2/9, tết nguyên đán… Sau đó, bạn nên tạo thông báo cuộc gọi ngoài giờ hành chính riêng cho những ngày nghỉ lễ này. Ví dụ: “Cảm ơn quý khách đã gọi đến Subiz. Chúng tôi đang trong kỳ nghỉ lễ 2/9 diễn ra từ ngày 1/9 đến hết ngày 4/9. Chúng tôi sẽ gọi lại cho quý khách vào ngày 5/9 sau khi kết thúc nghỉ lễ. Chúc quý khách có một kỳ nghỉ vui vẻ”.
Cài đặt các lời thoại tự động trong tổng đài Subiz
Menu thoại tự động
Menu thoại tự động sẽ phát một thông điệp chào mừng rồi hướng dẫn khách bấm phím để điều hướng cuộc gọi.
Ví dụ: “Chào mừng bạn đã đến với Subiz. Để tìm hiểu về các gói dịch vụ của Subiz, vui lòng bấm phím 1. Để giải đáp thắc mắc khi sử dụng Subiz, vui lòng bấm phím 2. Để gặp tư vấn viên, vui lòng bấm phím 3”.
Menu thoại tự động sử dụng công nghệ IVR, giúp điều phối chính xác cuộc gọi đến phòng ban và agent chịu trách nhiệm.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng menu thoại tự động để thay nhạc chờ, đồng thời điều phối cuộc gọi.
Các cách tạo lời thoại tự động cho tổng đài Subiz
Có 2 cách để doanh nghiệp tạo các lời thoại tự động:
Tải lên file âm thanh: doanh nghiệp có thể download các file audio sẵn có trên internet về máy tính, hoặc tự thu âm file audio theo ý muốn rồi tải lên tổng đài Subiz.
Tạo file audio từ văn bản: Trong phần “Máy đọc”, bạn hãy nhập nội dung lời thoại trong ô “Nội dung”. Tổng đài Subiz được tích hợp công nghệ AI sẽ tự động chuyển văn bản thành giọng nói. Bạn cũng có thể chọn giọng đọc nam/nữ và chọn nhạc nền theo ý muốn.
Tổng đài Subiz chuyển văn bản thành file audio
Các bước tạo lời thoại tự động
Hãy thực hiện các bước sau để cài đặt lời thoại tự động cho tổng đài Subiz:
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Subiz của bạn tại app.subiz.com.vn
- Bước 2: Vào Cài Đặt > Tổng đài > chọn “Cài đặt” trong phần “Đầu số”
- Bước 3: Tại các mục “Lời thoại chờ”, “Lời thoại báo bận”, “Cuộc gọi ngoài giờ hành chính”, chọn “Thêm file audio” rồi tải lên file âm thanh phù hợp, hoặc nhập nội dung lời thoại để Subiz tự động chuyển thành giọng nói.
- Bước 4: Chọn “Lưu cài đặt” để hoàn thành thiết lập lời thoại.
Đối với riêng menu thoại tự động, các bước thiết lập sẽ có thêm cài đặt điều hướng, cụ thể:
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Subiz của bạn tại app.subiz.com.vn
- Bước 2: Vào Cài Đặt > Tổng đài > chọn “Cài đặt” trong phần “Đầu số”> bật chế độ “Menu thoại tự động”.
- Bước 3: Tại phần “1.Lời chào”, chọn “Thêm file audio” rồi tải lên file âm thanh phù hợp, hoặc nhập nội dung lời thoại để Subiz tự động chuyển thành giọng nói cho phần lời chào, và phần “thông điệp khi người dùng bấm sai phím”.
- Bước 4: Tại phần “2. Danh mục”, cài đặt điều hướng cuộc gọi bằng cách nhập số và chọn chế độ điều hướng mong muốn như chuyển tới phòng ban, chuyển tới các agent cụ thể, phát thông điệp rồi cúp máy…
- Bước 5: Chọn “Lưu cài đặt” để hoàn thành thiết lập menu thoại tự động.
Tổng đài Subiz: Menu thoại tự động giúp điều phối cuộc gọi
Với tổng đài Subiz, doanh nghiệp có thể tự tạo các lời thoại tự động theo mong muốn, đồng thời tự thiết lập điều phối cuộc gọi theo quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Nếu có thắc mắc về sử dụng tổng đài Subiz, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 02473.021.368 hoặc email chăm sóc khách hàng support@subiz.com.
