Tổng đài là một trong những kênh bán hàng và chăm sóc khách hàng được ra đời sớm nhất. Đến nay, dịch vụ tổng đài vẫn được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng bởi tính hiệu quả của nó. Nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, các dịch vụ tổng đài ngày càng được nâng cấp theo thời gian. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã hoặc đang chuẩn bị chuyển sang dịch vụ tổng đài ảo.. Đây là dịch vụ tổng đài thế hệ mới có nhiều chức năng thông minh, giúp nâng cao hiệu quả làm việc trong khi tiết kiệm khá nhiều và thời gian chi phí lắp đặt.

Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều tính năng và giá thành khác nhau. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi phân vân không biết nên chọn nhà cung cấp nào. 6 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo dưới đây có thể sẽ hữu ích với bạn.

6 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo doanh nghiệp cần quan tâm

Chọn nhà cung cấp tổng đài ảo có hệ thống bảo mật thông tin

Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Cloud, mọi thông tin được lưu trữ, truyền tải và xử lý ở đó. Hệ thống tổng đài ảo lưu trữ nhiều thông tin về công ty như quy mô, quy trình hoạt động, dữ liệu khách hàng, báo cáo thống kê… Đây đều là những tài sản quan trọng của các doanh nghiệp mà nếu để lộ ra ngoài, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro như mất uy tín, giảm hoặc mất lợi thế cạnh tranh, gián đoạn hoạt động,…

Chọn nhà cung cấp tổng đài ảo có hệ thống bảo mật thông tin

Do đó, bảo mật thông tin là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm khi lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo. Bạn nên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, có hệ thống bảo mật vững chắc và cam kết bảo mật thông tin rõ ràng và minh bạch.

Hệ thống tổng đài ảo đảm bảo tính ổn định

Tiêu chí quan trọng thứ hai bạn cần quan tâm là tính ổn định của hệ thống tổng đài ảo vì mọi gián đoạn trong quá trình sử dụng tổng đài ảo có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp như đánh mất khách hàng tiềm năng, giảm trải nghiệm khách hàng, giảm hiệu suất làm việc,… 

Lựa chọn hệ thống tổng đài ảo đảm bảo tính ổn định

Tính ổn định cần được đảm bảo ở cả bên phía doanh nghiệp bạn và bên phía nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo.

Như bạn đã biết, tổng đài ảo hoạt động trên Cloud, đồng nghĩa với việc thông qua nền tảng internet. Do đó, nếu đường truyền internet bị rối loạn hoặc trong trường hợp mất điện tạm thời, hệ thống sẽ rối loạn hoặc ngừng hoạt động, làm gián đoạn quá trình tư vấn và chăm sóc khách hàng. Mặc dù hiện nay tỷ lệ gián đoạn internet đã được giảm xuống rất thấp, bạn vẫn nên chuẩn bị dự phòng một vài máy điện thoại bàn truyền thống để khắc phục tạm thời trong những trường hợp hi hữu đó.

Về phía nhà cung cấp dịch vụ, tính ổn định của hệ thống tổng đài ảo sẽ phụ thuộc nhiều vào kỹ thuật xây dựng tổng đài của họ. Trong tình huống không may tổng đài có lỗi gì, nhà cung cấp cần có đội ngũ có thể hỗ trợ và sửa lỗi sớm nhất có thể.

Để có thể kiểm nghiệm yếu tố này chân thực nhất, bạn nên chọn các nhà cung cấp cho phép dùng thử miễn phí một thời gian trước khi ký hợp đồng chính thức.

Lựa chọn tổng đài ảo có các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Tổng đài ảo là một hệ thống vô cùng thông minh với đa dạng các tính năng tùy vào các nhà cung cấp khác nhau. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có cách thức, quy trình hoạt động khác nhau nên việc chọn ra nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo phù hợp là vô cùng cần thiết. 

Lựa chọn tổng đài ảo có các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Chức năng của tổng đài ảo vô cùng đa dạng, nhưng về cơ bản, hệ thống tổng đài ảo có một số chức năng cần phải có như:

• Tích hợp đa dạng thiết bị như điện thoại bàn, máy tính, laptop, smartphone…
• Cho phép nghe-gọi cùng lúc nhiều cuộc điện thoại
• Tích hợp tính năng CRM giúp tự động hiển thị, lưu trữ và thống kê dữ liệu khách hàng
• Ghi âm cuộc gọi
• Tự động báo cáo, thống kê các chỉ số của kênh tổng đài
• Một số tổng đài ảo có thêm các chức năng như: định tuyến cuộc gọi, điều phối cuộc gọi cho điện thoại viên, tạo các lời thoại tự động, trả lời cuộc gọi tự động, quản lý hiệu suất nhân viên…

Hệ thống tổng đài ảo dễ dàng nâng cấp và mở rộng

Khi chọn nhà cung cấp tổng đài ảo, bạn cần cân nhắc xem hệ thống tổng đài có thể thay đổi hay mở rộng linh hoạt theo quy mô phát triển doanh nghiệp của bạn hay không. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn tuyển thêm nhân sự, mở thêm chi nhánh, thêm đầu số tổng đài, tăng số cuộc gọi trung bình đáng kể… thì quy trình nâng cấp hệ thống tổng đài mất bao lâu, có phức tạp hay không, tốn thêm bao nhiêu chi phí…

Hệ thống tổng đài ảo dễ dàng nâng cấp và mở rộng

Bạn nên hỏi rõ yếu tố này để tránh trường hợp khi bạn muốn mở rộng quy mô mà 2 bên không thống nhất được thời gian, tính năng, chi phí, thậm chí dẫn đến dừng hợp tác… sẽ gây ra gián đoạn hoặc ngừng trệ hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Hệ thống tổng đài ảo có chi phí tối ưu

Hãy chọn nhà cung cấp tổng đài ảo giúp bạn tối ưu nhất có thể các chi phí như phí dịch vụ, lắp đặt, nâng cấp… Bạn hãy tính toán để cân đối chi phí dành cho kênh tổng đài và lợi nhuận bạn khai thác được từ kênh tổng đài. 

Để tối ưu chi phí dịch vụ, bạn nên lựa chọn các tính năng tổng đài mà doanh nghiệp cần, chứ không nên lựa chọn một tổng đài với quá nhiều tính năng ưu việt mà bạn chẳng cần dùng tới.

Chất lượng của đội ngũ hỗ trợ

Không có một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo nào có thể cam đoan dịch vụ của họ không bao giờ sự cố bất ngờ nào. Do đó, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ mạnh, sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 để đảm bảo hệ thống tổng đài được vận hành xuyên suốt.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có đội ngũ hỗ trợ chất lượng

Tổng đài Subiz – Sự lựa chọn tổng đài ảo tối ưu cho doanh nghiệp của bạn

Tổng đài ảo Subiz đáp ứng đầy đủ các tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo doanh nghiệp cần quan tâm.

• Subiz là đơn vị cung cấp các giải pháp công nghệ uy tín đã hoạt động trên 10 năm tại thị trường Việt Nam, được tin dùng bởi nhiều đối tác lớn như FPT Education, Hoàng Hà Mobile… Tất cả dữ liệu trên tổng đài Subiz sẽ được mã hóa và bảo mật theo chính sách bảo mật dữ liệu https://subiz.com.vn/vi/privacy-policy.html
• Subiz có đội ngũ công nghệ thông tin và chăm sóc khách hàng sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 để đảm bảo hoạt động tổng đài xuyên suốt và ổn định.
• Tổng đài Subiz được tích hợp nhiều tính năng ưu việt như: tích hợp đa dạng thiết bị, nghe-gọi đồng thời, ghi âm cuộc gọi, tính năng CRM, điều phối cuộc gọi, tạo lời thoại tự động nhờ công nghệ AI, báo cáo thống kê chi tiết về hiệu suất kênh tổng đài và hiệu suất nhân viên…
• Tổng đài Subiz dễ dàng mở rộng quy mô chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính, cho phép tích hợp tối đa tới tận 4000 thiết bị.
• Hiện tại, bạn có thể trải nghiệm tổng đài Subiz miễn phí trong 30 ngày trước khi đưa ra quyết định.
• Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng Subiz, bạn có thể sử dụng tổng đài Subiz mà không tốn thêm bất kỳ chi phí gì.