Mỗi năm, các doanh nghiệp sẽ có những kỳ nghỉ lễ như tết dương, tết âm, 30/4 – 1/5, 2/9…, hay đơn giản là các chuyến du lịch nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể ghé thăm cửa hàng online của bạn để mua sắm trong các dịp này. Do đó, trước khi nghỉ lễ, bạn hãy thiết lập lại Subiz để hỗ trợ khách hàng tự động, hay giữ chân khách hàng ngay cả khi không có nhân sự làm việc.
Một số việc cần làm để giữ chân khách hàng liên lạc trong các kỳ nghỉ lễ:
- Thông báo lịch kỳ nghỉ lễ
- Tự động tư vấn khách hàng
- Tự động thu thập thông tin khách hàng và đặt lịch hẹn
- Tự động điều phối công việc
Thiết lập Subiz hỗ trợ khách hàng tự động trong các kỳ nghỉ lễ
Thông báo về kỳ nghỉ lễ
Hãy tạo thông báo nghỉ lễ trên các kênh tương tác khách hàng của bạn như các nền tảng mạng xã hội, email, và sử dụng Subiz để thiết lập popup website và lời thoại tự động phù hợp.
Popup thông báo nghỉ lễ
Doanh nghiệp có thể tạo popup thông báo nghỉ lễ trên website. Trường hợp không có thông báo rõ ràng, khi khách hàng liên lạc mà không nhận được phản hồi, họ có thể rời bỏ doanh nghiệp vì nhiều lý do như: trải nghiệm khách hàng không tốt, nghĩ rằng website ngừng hoạt động… và ngay sau đó họ sẽ tìm đến đối thủ cạnh tranh của bạn.
Ảnh minh họa popup thông báo nghỉ lễ
Ngoài thời gian nghỉ lễ, popup thông báo có thể truyền tải thêm các thông điệp như:
- Chúc mừng khách hàng: “Kính chúc quý khách hàng có một kỳ nghỉ lễ vui vẻ bên những người thân yêu”.
- Thông báo về sự thay đổi do kỳ nghỉ lễ, ví dụ: “Các đơn hàng đặt trong thời gian nghỉ lễ từ 30/12/2023 – 01/01/2024 sẽ được đi đơn vào ngày 02/01/2024. Do đó, thời gian giao hàng sẽ chậm hơn dự kiến 3-4 ngày. Rất mong quý khách thông cảm”.
- Kích cầu mua sắm ngay cả trong dịp nghỉ lễ, ví dụ: “Mọi đơn hàng được đặt trong kỳ nghỉ lễ từ 30/12/2023 – 01/01/2024 đều được tặng voucher giảm giá 10%”.
Lời thoại tự động thông báo nghỉ lễ
Khi tất cả nhân sự nghỉ lễ, một số doanh nghiệp chọn cách tắt hệ thống tổng đài, hoặc cứ để khách hàng gọi đến nhưng không có ai nhấc máy. Điều này có thể gây khó chịu cho khách hàng, hoặc họ có thể nghĩ doanh nghiệp đã dừng hoạt động, và tìm kiếm một doanh nghiệp khác thay thế.
Thay vì chọn cách “im lìm” khi khách gọi đến, bạn hãy phát lời thoại tự động, thông báo thời gian nghỉ lễ, và hẹn liên lạc lại khách hàng sau kỳ nghỉ. Rõ ràng, cách này vừa giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, vừa giữ chân khách hàng tiềm năng, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp ngại thiết lập lại các các chế độ kênh tổng đài, hay lời thoại tự động, do mất thời gian thu âm, hay lo lắng phải thiết lập lại sau kỳ nghỉ lễ, và gặp các sai sót trong lúc thiết lập, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh sau kỳ nghỉ. Sự quan ngại này càng lớn hơn đối với các doanh nghiệp vận hành cùng lúc nhiều đầu số tổng đài.
Tổng đài Subiz, chế độ tự động trả lời cuộc gọi ngoài giờ hành chính
Lúc này, chế độ cuộc gọi ngoài giờ hành chính của tổng đài Subiz là giải pháp loại bỏ hoàn toàn những “quan ngại” trên. Với tính năng này, bạn chỉ cần tải lên lời thoại sử dụng trong kỳ nghỉ lễ, rồi thiết lập thời gian nghỉ lễ, thì lời thoại đó sẽ tự động phát ngay khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp, rồi tự cúp máy. Sau kỳ nghỉ lễ, chế độ này sẽ tự động tắt, và các thiết lập trước kỳ nghỉ tự động trở lại hoạt động, mà không cần bất cứ thao tác nào.
Đừng băn khoăn việc thu âm tốn nhiều thời gian, vì bạn chỉ cần nhập văn bản, Subiz sẽ hỗ trợ chuyển văn bản đó thành file âm thanh. Bạn cũng có thể tùy chọn giọng đọc nam, nữ hay các tông giọng khác nhau.
Hướng dẫn cài đặt trả lời cuộc gọi tự động ›
Tự động tư vấn khách hàng
Đừng quên rằng, khi sử dụng Subiz, bạn còn có các nhân sự đặc biệt hoạt động 24/24, chính là Subiz chatbot. Hãy cài đặt lại kịch bản chatbot tư vấn sản phẩm/ dịch vụ trên tất cả các kênh website, fanpage, Instagram, Zalo, để ngay cả khi nhân sự nghỉ, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn diễn ra bình thường.
Khi khách hàng truy cập website, bot sẽ tự động chào đón khách hàng, và phản hồi các tin nhắn của khách theo kịch bản đã lên sẵn.
Chatbot Subiz tự động hỗ trợ khách hàng
Ngoài tư vấn khách hàng, Subiz chatbot cũng có thể tự động xin thông tin khách, cập nhật hồ sơ khách hàng, đặt lịch hẹn với khách, gắn tag phân loại hội thoại, gắn nhãn phân loại khách hàng.
Ngoài ra, toàn bộ lịch sử tương tác của Subot đều được lưu lại. Do đó, sau kỳ nghỉ lễ, agent có thể trở lại làm việc bình thường ngay lập tức, mà không cần kiểm tra, thiết lập lại hệ thống, hay mất công phân loại các hội thoại diễn ra trong kỳ nghỉ.
Hướng dẫn cài đặt chatbot ›
Tự động thu thập thông tin khách hàng
Khi khách hàng liên lạc trong kỳ nghỉ lễ, điều quan trọng để không bỏ lỡ khách hàng là cần thu thập được thông tin khách hàng, để liên hệ tư vấn, chăm sóc sau kỳ nghỉ lễ.
Sử dụng Subiz, doanh nghiệp có thể tự động thu thập thông tin khách hàng các công cụ popup, hay chatbot (bảng hỏi thông tin sẽ hiện ở cửa sổ chat website).
Để xin thông tin khách hàng một cách khéo léo, bạn có thể kết hợp cùng các thông điệp marketing như tặng voucher giảm giá, tặng quà, chơi minigame… để tạo động lực giúp khách hàng để lại thông tin.
Hướng dẫn thu thập thông tin khách hàng tự động ›
Tự động điều phối công việc
Khi khách hàng nhắn tin đến, Subiz chatbot sẽ tự động phân loại hội loại, phân loại khách hàng rồi giao việc cho agent phụ trách. Sau đó, Subiz sẽ tự động nhắc việc người phụ trách vào ngày đi làm, theo thời gian đã cài đặt.
Khi được giao việc tự động, người phụ trách sẽ nhận được thông báo về công việc ở góc trái bên dưới màn hình, đồng thời công việc đó sẽ được chuyển vào mục “Của tôi” trong mục nhắc việc.
Subiz Task: nhắc việc tự động ngay cả ngoài giờ làm việc và ngày nghỉ
Tính năng Subiz Task tự động điều phối công việc ngay cả trong ngày nghỉ. Sau kỳ nghỉ, agent có thể triển khai xử lý các nhiệm vụ luôn mà không cần kiểm tra hay sắp xếp lại công việc, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất làm việc của agent.
Hướng dẫn cài đặt giao việc tự động ›
Hi vọng các tính năng hỗ trợ khách hàng tự động kể trên sẽ hữu ích với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có thắc mắc trong quá trình thiết lập các tính năng, hãy liên hệ ngay đội ngũ Subiz thông qua:
- Email: support@subiz.com
- Hotline: 02473.021.368
- Website: https://subiz.com.vn
