Hồ sơ khách hàng
Hồ sơ khách hàng trên Subiz
Hồ sơ khách hàng là nơi lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin cá nhân, lịch sử tương tác và hành vi của khách hàng từ tất cả các kênh tích hợp trên Subiz. Làm việc trên Subiz, bạn có thể quản lý thông tin khách tại:
- Cột Khách bên phải màn hình dashboard
Thêm trường thông tin
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu lưu thông tin khách hàng khác nhau, tuỳ theo đặc thù ngành, mục đích theo dõi thông tin từng phòng bạn. Chính vì vậy, Subiz cho phép doanh nghiệp tự tạo thêm các trường thông tin riêng ngoài những trường thông tin mặc định.
Trường thông tin mặc định
Các trường thông tin mặc định trên Subiz bao gồm: Email, số điện thoại, Giai đoạn khách hàng. Chúng cũng sẽ luôn được hiển thị đầu tiên.
Ngoài ra, những trường thông tin sau sẽ được hiển thị mặc định trên cột Khách - giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự.
Thêm trường thông tin khách hàng
- Tìm chức năng Trường thông tin
- Chọn Tạo mới
- Nhập tiêu đề thông tin và định dạng thông tin tương ứng
Hiển thị thêm thông tin khách hàng
- Mở khách hàng bất kỳ, xem cột hồ sơ khách hàng ở bên phải màn hình
- Chọn nút Hiển thị thêm
- Tìm thông tin khách hàng cần hiển thị
- Tích chọn nút Hiển thị > Lưu thay đổi
Hiển thị thông tin áp dụng custom riêng cho mỗi tài khoản của nhân sự làm việc trên Subiz. Chỉ cần lựa chọn hiển thị trên 1 hồ sơ khách, hệ thống sẽ tự động áp dụng cho tất cả khách hàng khác.
Thêm khách hàng vào Subiz
Thêm khách lẻ
- Tới trang Khách
- Nhấp chọn nút Thêm khách ở góc trên bên phải màn hình
- Điền các thông tin của khách, nhấn Thêm để lưu.
Tải file danh sách khách hàng
:::note:nếu file danh sách khách hàng có thêm các cột thông tin chưa có sẵn trên subiz, bạn cần tạo thêm trường thông tin tương ứng trước. khi tải file lên sẽ có bước ghép cột để đồng bộ thông tin.
:::
- Nhấp nút Khác ở góc phải màn hình
- Chọn Tải lên khách từ file
- Ghép cột trên file excel với trường thông tin tương ứng trên Subiz
Quản lý hồ sơ khách hàng
Tại trang quản lý hồ sơ khách hàng trên Subiz, quản lý có thể phân loại, chia khách hàng vào những thư mục theo mục đích riêng. Bạn cũng có thể lọc hồ sơ khách hàng theo các tiêu chí, trường thông tin, nhân sự phụ trách.
Giao nhân sự phụ trách khách hàng
- Giao nhân sự phụ trách thủ công tại cột hồ sơ Khách với trường thông tin Phụ trách
- Giao nhân sự phụ trách tự động theo cài đặt Khách hàng tiềm năng
Phân phối lại nhân sự phụ trách
Khi có nhu cầu thay đổi cài đặt nhân sự phụ trách với tập khách hàng có sẵn hoặc có nhân sự nghỉ việc, hãy thao tác theo các bước sau:
- Tới trang quản lý hồ sơ Khách
- Lọc hồ sơ khách hàng theo agent phụ trách
- Tick chọn toàn bộ và nhấn Phân phối ở góc trên bên phải màn hình
- Chọn agent phụ trách mới & bấm Xác nhận để chuyển thông tin.
Xuất file thông tin khách hàng
- Lọc hồ sơ khách hàng cùng các trường thông tin mong muốn
- Tích chọn toàn bộ & nhấn nút Khác ở góc phải màn hình
- Chọn Tải xuống toàn bộ khách
File tải về sẽ là định dạng .csv, hãy tải lên Google Drive, mở bằng Google Trang tính (Google Sheets) hoặc sử dụng excel để import file là được.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm sao để biết khách hàng này từng nhắn tin từ những kênh nào?
Hoàn toàn có thể nhận biết khách hàng với các tính năng lọc theo "Kênh tương tác" hoặc trường thông tin Nguồn hội thoại”.
2. Tôi có thể tự thêm thông tin số điện thoại của khách vào hồ sơ không?
Có, bạn có thể nhấn vào tên khách hàng, sau đó cập nhật số điện thoại, email hoặc địa chỉ … thủ công tại cột thông tin khách.
3. Thẻ nhãn phân loại trong hồ sơ dùng để làm gì?
Nhãn phân loại giúp nhận biết khách hàng (ví dụ: "Khách VIP", "Đã mua hàng") để bạn dễ dàng lọc danh sách và gửi chiến dịch Marketing sau này. Tham khảo chi tiết tại đây.
4. Tại sao có những hồ sơ khách hàng bị trùng lặp và xử lý thế nào?
Khi khách nhắn từ nhiều kênh khác nhau, Subiz có thể tạo nhiều hồ sơ; bạn hãy dùng tính năng "Gộp khách hàng" để hợp nhất dữ liệu về một mối.
5. Làm thế nào để phân chia khách hàng cho nhân viên chăm sóc?
Bạn có thể sử dụng tính năng "Người phụ trách" ngay trong hồ sơ để chỉ định nhân viên cụ thể chịu trách nhiệm quản lý khách hàng đó.
6. Thông tin trong hồ sơ khách hàng có được bảo mật không?
Có, Subiz phân quyền nhân viên chặt chẽ; chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng.
7. Tôi có thể xuất (export) danh sách hồ sơ khách hàng ra file không?
Có, Subiz hỗ trợ xuất dữ liệu khách hàng kèm theo các thông tin chi tiết và thẻ tag để bạn phục vụ báo cáo hoặc quản lý nội bộ.
8. Làm sao để tìm nhanh một khách hàng khi chỉ nhớ số điện thoại?
Bạn chỉ cần nhập số điện thoại vào thanh tìm kiếm toàn cục trên Subiz, hệ thống sẽ truy xuất ngay hồ sơ tương ứng.
9. Hồ sơ khách hàng có lưu lại các ghi chú nội bộ không?
Có, mục "Ghi chú" cho phép nhân viên lưu lại các lưu ý riêng về sở thích hoặc yêu cầu đặc biệt của khách mà khách hàng không nhìn thấy.
10. Nếu khách hàng tự để lại thông tin trên form, dữ liệu có tự được thêm vào hồ sơ không?
Có, mọi thông tin khách hàng chủ động cung cấp qua form trên cửa sổ chat hoặc popup sẽ tự động được hệ thống trích xuất và cập nhật trực tiếp vào trang Hồ sơ khách hàng mà không cần nhập tay.